材料管理手册5[1].13Word文档格式.doc
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1、根据公司有关原材料采购标准，收集供应商信息，进行综合评比，选择合格的材料供应商；
2.建立材料供应商信息库及材料样板库，建立稳定可靠的供货渠道；
3、负责对工程项目的材料采购、供应工作，保证质量、效率和满意度；
4.负责向甲方监理提供材料样品并封样，向甲方监理提供材料报验资料以及甲方对材料的认价谈判；
5、负责采购成本控制在限额指标之内；
6、负责材料供应商及材料采购合同的管理；
7、负责公司与材料供应商的结算工作；
8、负责建立、健全各项目使用材料台帐，控制工程材料成本；
9、参与工程投标、材料样板制作及提供材料价格，参与材料有关的不合格品的评审；
10、建立内部客户管理制度，收集和了解其他部门对采购供应工作的要求；
11、制定并完善本部门的规章制度；
12、负责本部门档案资料的收集、整理、传递，保证档案资料的完整、安全、有效；
13、负责本部门员工的技能培训，提高员工素质；
14、为公司其他部门员工进行材料知识培训；
15、按公司程序文件要求开展工作，完成领导布置的其他工作。
第二章岗位职责
1.材料部经理岗位职责
1.1制定与推进采购管理体系，推广完善各项管理制度和工作流程。
1.2监督和领导采购工作的开展，拟订材料采购计划，根据采购计划完成公司的采购任务，合理控制采购成本，力求最佳性价比。
1.3及时解决采购活动中遇到的采购员所不能解决的问题。
1.4主持采购招投标，为工程项目部采购性价比最优的工程材料。
1.5考察管理供应商，建立供应商档案和材料信息库及样板库，形成系统供应链，建立稳定可靠的供货渠道，建立艺术品配饰及相关产品资料库及样板库，建立稳定可靠的供货渠道，对于超出信息库的材料商资料及时加入材料信息库。
1.6部门人员的招聘、培训和考核。
1.7定期总结分析采购任务完成情况，出具采购报告。
1.8.协助材料员进行与甲方对材料的认价谈判工作。
1.9组织大宗材料供应商评审；
供应商考核和定期联络组织。
1.10协助投审部、成本部投标和结算。
1.11为公司员工进行材料知识培训。
1.12部门日常工作管理。
1.13协调本部门与公司其它部门的工作关系。
2.材料部材料员岗位职责
2.1搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息。
2.2执行单项、非主要材料的选样、报价、并实施采购。
2.3协助采购经理处理日常采购业务，完成采购订单制做，确认、协调指定工地的材料进场时间，保证工地正常运行。
2.4做材料入库相关单据，积极配合库房保质保量完成采购材料的入库，建立全程材料台帐。
2.5负责向甲方及监理提供材料报验资料（送货时交给资料员），负责甲方对材料的认价谈判。
2.6实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新材料，向管理层提供采购报告。
2.7为投审部提供材料价格及样板，依据设计要求提供材料样和艺术品配饰及相关产品信息。
2.8完成上级交办的其他工作。
3.材料部经理助理岗位职责
3.1按照公司的要求，规范、考察、评估供应商，定期维护、更新项目供应商，建立、更新资源库；
3.2负责供应商意向性谈判，询价，议价，比价、签订和送审合同、协调处理产品供应过程中的相关问题；
3.3实时掌控市场价格、技术信息、维护、更新材料价格数据库；
3.4协助材料部经理做部门体系管理办法流程的编制；
3.5协助采购招投标预算咨询、公司的投标预算配合和所需产品样品的准备及管理工作；
3.6协助材料部经理进行日常行政管理工作，部门培训，汇编采购统计资料，文档管理等；
3.7完成材料部经理临时交办的一切工作。
第三部分材料部管理制度
北京灵驰海岳装饰工程有限公司
制度编号
CG-CGGL-CGGLLC-1
版本/修改
2009版
制度名称
采购管理制度
所属类型
材料部
第一章总则
1、为了有效控制成本，明确材料采购流程、程序，特制定本制度。
2、公司所有材料都按照本制度规定的流程程序采购，办公用品、办公家具、办公设备参照本制度执行。
3、公司项目所用的材料分主材和辅材，具体分类由材料部列明细报公司审定。
主材和辅材分别按不同的采购程序采购，如果不能明确是主材还是辅材的，按主材采购程序采购。
4、公司的采购原则是：
涉及安全的材料和面材，根据招标文件的要求及满足工程形象要求进行采购，在同等标准中按最低价采购；
其他材料在满足使用要求的情况下一律按最低价采购。
第二章主材采购管理办法
1.目的
为规范公司采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。
特制定本采购管理办法。
2.适用范围
适用于本公司工程主材采购管理。
3.各部门权责
项目部：
提出项目各项材料进场计划，明确采购具体的数量、规格、型号；
材料到货收货。
材料部：
根据采购流程组织评审、签署合同、填写材料采购计划明细表价格；
执行采购，并对文件进行管理。
建立合格供应商库。
成本部：
审核采购计划明细表数量与价格。
4.流程及表单
序号
图示
责任部门
说明
相关记录
1
制定项目材料进场计划
工程部
项目部
工程部及项目部根据工程进度安排编制《材料进场计划》
《材料进场计划》
2
制定主材评审计划
1、材料部依据工程部《项目材料总计划》和《月材料需求计划》制定《主材评审计划》，并发布到相关部门。
2、相关部门对评审范围审核并提出必要的修改要求。
《主材评审计划》
3
评审实施
工程部、
材料部、
成本部、
1、相关部门进行评审的实施；
2、甲方指定的材料供应商不进行评审，由材料部与指定供应商进行价格谈判。
《供应商预审表》《供应商评审记录表》
4
N
审批
总经理
审核与批准
《供应商评审记录表》
5
合同签署
与总经理审批同意的供应商签署合同，具体合同内容不得与评审
《材料采购合同》《定制加工安装合同》
6
文件控制
1、《供应商预审表》与相关合同文件发放与存档；
2、《供应商评审记录》与《供方名录》数据维护。
7
采购执行
材料部根据项目部提出的材料需求计划及与供应商的合同，将材料及时供应到项目现场。
8
材料费支付结算
具体见材料费支付流程及材料款结算流程
《材料费支付申请表》
《结算单》
5.评审实施管理
5.1基本宗旨
评审小组成员代表公司和使用单位的根本利益，必须公平公正，客观全面，不倾向或排斥某一确定的指标，并对个人的评审意见负责。
5.2评审原则
坚持最大限度满足招标文件规定的各项评价标准；
坚持满足招标文件所规定的实质性要求后，同质比价，选择最低价。
5.3.招标管理组织机构及各部门职责
工程部：
提供相关施工图纸，设计图纸（工程分包），材料规格尺寸，质量，数量，技术要求和时间描述；
参与评审。
标底，品牌（甲方指定），规格，工程总数量、参与评审。
组织评审，中标通知。
5.4.作业细则
5.4.1评审准备
收集相关评审所需信息，整理成供应商评审表格；
邀请供应商参加评审，预约供应商；
做出评审计划，通知各部门主管或派代表准时参加。
5.4.2预审
由材料部对各供应商进行预审，预审合格的供应商方可以参加评审。
5.4.3评审办法
在各参与评审厂商开标后，评审小组成员要进行充分评比，要求各抒己见，畅所欲言，充分发表自己的见解。
最后将评审意见以书面形式留档。
每次评审活动结束，要现场做《供应商评审表》，评审小组成员要当场签字，每次评审要建立招标档案一套，以备查考。
5.4.3评审纪律
评审小组成员要遵守评审纪律，要维护公司利益，小组成员不得私下接触评审厂商，不得接受厂商的宴请，不得收受厂商的礼物，不得透露对中标文件的评审、比较以及评标有关情节。
5.4.4评结果通知
评审结果总经理审批后，材料部在2个工作日内通知供应商，并进行合同签署作业。
6.主材经过评审后方可向甲方报样。
附件1：
《供应商评审计划表》；
附件2《供应商预审表》；
附件3《供应商评审记录表》；
第三章辅材采购管理办法
适用于本公司工程材料采购管理。
3.原则
3.1.必要性
工程部根据项目需要申请采购计划明细。
3.2.成本管理
辅材由公司经过评审的几个供应商统一供应，签订长期供应协议。
每次采购时严格执行询价议价，选择最低价供应商。
3.3.一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。
在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。
如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，视实际情况审核决定。
4.各部门权责
提出采购计划并填写材料采购计划明细表数量、规格、型号；
填写材料采购计划明细表价格；
投审部：
复审后报工程总助审批。
5.流程及表单
提出物料申请
工程部提出《采购计划明细表》，同时抄送库管员
《采购计划明细表》
询价、填写计划单价
询价并将新供应商信息填入《供方名录》，填写计划单价
《询价记录》
审核
成本部
根据成本线行进数量审核，如果超成本线，返回工程部修改，如果确实需要，将超出部分向总经理总经理报批。
根据成本线进行价格审核，如果超成本线，返回材料部重新询价，如果确实无法采购到，向总经理总经理报批。
工程总助
审核批准，如果超成本线，需要向总经理报批。
《采购计划明细表》存档分发
是否预付
Y：
接《材料费支付流程》
下单、跟单
执行采购
9
通知到货
1、通知库管员到货；
2、维护《采购记录》；
3、接材料品质控制
《采购记录》
附件4《采购计划明细表》
第四章进货品质控制办法
为保证工程质量，进度和持续高效地质量管控，维护公司利益。
工程材料及分包工程
保证质量，保证供应，及时发现，持续跟进。
主材材料质量描述明确，清晰，辅材填写材料申请单时材料品牌，规格等信息详细，单位尽量统一；
来料检验，不合格品信息的及时反馈。
努力找与工程匹配的质优价廉的材料及封样；
不合格品的处理和供
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