公司文件资料综合管理制度.doc

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公司文件资料综合管理制度

一、发文规范程序及要求

（一）文件拟制的责任划分

1、董事长办公室：

负责撰写董事长交办的各类文件。

2、综合部文秘科：

负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。

3、各部室综合办：

负责撰写本部室规章制度及相关材料。

（二）文件的核稿责任划分

1、撰稿部门承办人负责文稿文字规范性的表达。

2、部室领导负责文稿主题内容规范性的管理。

3、综合部文秘科负责文件格式的规范性管理。

（三）文件的审批程序

1、公司分管领导负责首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。

2、如文件涉及其他相关部门，其分管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。

3、总经理根据分管副总的审批意见，对文稿进行责任性审批，并明确意见、签署姓名及时间。

4、董事长根据总经理的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。

5、董事长不在公司时，由其授权人进行最终审核。

（四）文件的签发权限

1、公司等级的上行文，由董事长签发，董事长不在时由董事长授权人签发。

2、公司等级的平行文、下行文，由董事长签发，或由董事长授权人签发。

3、公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议最高领导签发。

4、各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。

5、各矿上行文应由矿长签发，矿长不在矿上时由其授权人签发，工作联系函等轻便文种由各矿分管领导签发。

（五）文件的印制程序

1、承办科员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。

2、承办科员首先对文件进行编号，然后按公司规范的公文格式对文稿进行版面编排、形式校对。

3、承办科员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。

4、承办科员凭《发文审批表》到印章管理处用印。

（六）文件的分发及传阅

1、文件的分发程序

承办科员本着先主送单位，后抄送单位的原则分发文件。

发给董事长及其助理的文件由董事长办公室负责签收并转呈。

发给副董事长及总经理的文件由总经理办公室秘书负责签收并转呈。

发给安全生产系统副总的文件由安全指挥中心办公室主任负责签收并转呈。

发给经营和行政副总的文件由综合部文件承办人负责签收并转呈。

发给基建副总的文件由基建部办公室指定科员负责签收并转呈。

发给财务总监的文件由财务部指定的科员负责签收并转呈。

发给各部室的文件原则由各部室领导签收，或由部室领导指定的科员负责签收并转呈。

发给各矿的文件原则应该是原件，由各矿指定人员到公司签收并转呈。

紧急公务情况下，综合部承办科员先用传真形式发放，并用电话确认对方已收达，然后再将正式文件按规定程序传送。

主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。

2、文件的传阅

公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。

地方来文由综合部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。

二、收文规范程序及要求

（一）收文登记。

凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由综合部专职承办科员负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。

（二）领导拟签及阅批

先由管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办科员根据处理意见，填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。

（三）承办落实

承办科员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。

（四）承办科员在文件流转过程中，需耐心提示阅文领导及承办部门在文件传阅卡上签署姓名及日期。

（五）文件归档

文件承办终结之后，承办人员按照公司档案资料管理要求存档立卷。