公文处理管理规定.doc

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鲁公大宅武汉公司公文处理管理规定

第一章总则

第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条公司的公文（包括纸质文书和电子文档，下同），是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻公司方针、政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法经营和进行企业公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、无误。

第五条公文处理必须严格遵行和执行公司保密工作制度，确保公司各项商业秘密的安全。

第六条公司各级领导、各店（部门）应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本店（部门）公文处理工作的领导和检查。

第七条总经办是公司公文处理工作的管理部门，主管和负责指导各分店（部门）的公文处理工作。

各店人力资源部负责本单位的公文处理工作。

第八条总经办是总店和各分店公文处理工作的办事与指导机构，具体负责公文的上报下发、审签、会签、转呈、印制、整理（立卷）、归档等管理工作。

第二章公文种类

第九条公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向公司内部宣布重大事项。

（三）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。

（五）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（六）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文格式详见附件一。

第十一条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（部门）排列在前。

（四）总部发文由公司总经办统一编排发文字号，各店针对本店工作或向总部或其它店（单位）发文由该店人力资源部统一编排发文字号。

发文字号包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）各类发文应当在首页注明签发人或会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文发出后，要加盖公司或分公司印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十二条发文字号的规范和统一

1、总部文件发文字号统一简称为：

鲁总字〔年号〕第××号；

2、总部会议纪要发文字号统一简称为：

鲁总纪要字〔年号〕第××号；

3、各分公司（各店）发文字号参照总部发文字号执行，将“鲁总”修改为各店所在地名即可，如武昌店发文可写：

武昌字〔年号〕第××号；

第十三条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文；如确需越级，应抄送越过的上级机关。

第十五条总部及各分公司（各店）除总部总经办外一律不得以部门名义（即以“某部门文件”文头）对外正式行文（即制发政策性和规范性文件）。

第十六条公司各部门之间一般不行文，工作需要时可以抄送，有事当面商洽解决，一律不相互行文。

第十七条公司各部门之间对有关问题协商未达成共识和意见一致的不得私自行文。

如擅自行文，总经办有权责令纠正、通报批评并撤销相关行文，对相关负责人进行严肃的行政处理。

第十八条“请示”应当一事一文，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级单位。

“报告”中不得夹带请示事项。

“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。

第十九条除上级单位负责人直接交办的事项外不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十条受双重领导的单位（部门）向上级单位（部门）行文时，应当写明主送单位（部门）和抄送单位（部门），不得平列报送两个以上单位（部门）。

上级单位（部门）向受双重领导的下级单位（部门）行文，必要时应当抄送其另一上级单位（部门）。

第二十一条行文应当确有必要，注重效用。

凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能统盘解决的，不零星行文；能不转发的就不转发；确需执行的，应结合实际，提出贯彻意见，一般不应照抄照转。

第五章发文办理

第二十二条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。

第二十三条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及公司有关规定。

如提出新的政策、规定、措施等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，须先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字一律使用阿拉伯数字。

第二十四条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十五条核稿

公文送负责人签发前，应当认真核稿，并在核稿栏中明确签署意见、姓名和核稿日期。

1．由主办部门负责人审核后在拟稿上签署意见和姓名等，再递交总经办或人力资源部进行二次审核，审核的重点是：

（1）是否需要行文；

（2）行为格式、关系是否规范正确；

（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

（4）附件材料是否齐全，有否病句、错别字等。

2．公司领导终审并在拟稿上签署意见、姓名及日期。

第二十六条公文经公司领导终审后内容有修改的，承办单位应及时进行更正清样。

将更改好的正式公文再次呈报给总经办或人力资源部进行审核存档。

行文由单位负责人或者主持工作的负责人签发，经签发后的文稿，不得擅自改动。

如须改动，须经签发人同意。

第二十七条重要公文发出后，主办部门应当及时了解和掌握办理进度、贯彻执行等情况，并向分管领导及时反馈结果。

第二十八条公文正式印制前要全面检查公文印制质量，认真进行校对，总经办或人力资源部经确认无误后方可印制。

第二十九条公文的发文和盖章由总经办或人力资源部负责。

印章盖在年、月、日的正上方，上沿不压正文，下沿不压年、月、日。

公文末页无正文需加盖公司印章时，必须标注“此页无正文”字样，严禁在空白纸张上加盖公司印章。

公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

第三十条分发

总经办或人力资源部根据承办单位要求和公文印制数量情况，填写《发文登记表》统一进行编号分发，并将分发表进行存档备查。

秘密文件的分发应当注明秘密等级，传递过程中应当慎重并控制知密范围；利用计算机、传真机等传递秘密公文，必须采用加密装置。

第六章收文办理

第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

收文工作由收文单位（部门）负责做好相关收文登记工作。

主要包括编号、收文日期、来文机关、来文字号、标题、附件、份数、签收，紧急公文、电报应当注明交接时间。

第三十二条收到需要办理的公文，各收文单位（部门）必须按文件要求及时进行办理和落实文件精神，不得无故拖延和延误。

对误时误事的单位和负责人进行严肃处理。

第三十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请总部进行协调或裁定。

第七章公文归档

第三十四条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十六条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第八章公文管理

第三十七条公文由总经办或人力资源部专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十八条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别报总经理或店长批准后，方可销毁。

第四十条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后移交总经办或人力资源部进行保存。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条除公司制度、工作计划外所有归档文件保存期限为二年，二年后造册报公司总经理或店长批准进行销毁。

第九章附则

第五十一条本办法自2015年7月1日起施行，由武汉总部总经办负责解释。

湖北鲁公大宅装饰公司文件

小初，黑体加粗，居中

小三号，仿宋，居中

鲁［总］字［2015］第039号

三号，宋体

加粗

秘密签发人:

二号，宋体，加粗

正文标题

三号，宋体，加粗

台头：

正文正文正文正文正文正文正文正文正文

正文行间距一律为固定值26

小三号，黑体，加粗

一、一级标题

正文正文正文正文正文正文正文正文正文

小三号，宋体，加粗

（一）二级标题

正文正文正文正文正文正文正文正文正文

正文