会务会议工作流程清单.xls

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会会议议会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成会会议议确确认认会议事由确定会议名称和领导确认会议的主题会议时间根据会议时间确定人员报道时间会议地点根据掌握的信息搜取35个场地，提取详细信息同领导进行沟通确定场地会议室预订根据会议形式及人数预订会议室会议负责人确定会议主要负责人1名，副负责人1-2名，根据会议大小，确定会务组人员；主要负责人出现在现场不达90%，调换指派其他负责人与会人员确定与会人员类别会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据会议情况，确定住宿的酒店；根据与会人员的类别确定房间预订的类型，确定后和事业部总监确定安排，谁和谁住等；提前致电酒店人员做好准备流流程程制制定定制定流程制定详细的会议流程，并明确责任人和会务组人员会会议议前前期期准准备备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程（Word/Excel/PPT等）会议通知撰写通知附：

资料（参见上一行）回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录与会人员通讯录和会务组人员通讯录资料对接人准备与收集制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程（Word/Excel/PPT等）储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需的几台电脑，并制定专人保管打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋，并准备笔和本发放签到的时候发放到参会人员手中住宿负责人酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿的房间号，询问酒店是否包括早餐接机接机确定到达时间，地点，人员姓名和电话预订车辆和司机餐饮负责人就餐形式、地点确定公司食堂：

填写客餐申请单并交食堂人员；注明就餐人数，就餐性质外面餐馆：

餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：

填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处物料负责人文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证药品防暑，感冒，肚子痛，划伤等食品会议期间需要的提神饮料，咖啡和可乐；会议期间的水果和小食品会场负责人会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置提前确定条幅内容和制作条幅；桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影负责人摄影联系专家级讲师需要留下清晰的影像资料，需要提起联系外面专业人士；公司的摄像机要保持能够正常使用；自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程预订确定回程人员姓名，部门，回程时间，制定责任人订票礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办协助会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订人员报到人员报到制定报道地点，并确定部门报道负责人，每个集团军一名内勤和一名会务组人员负责资料发放包括会议材料等会会议议会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成会会中中准准备备设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助设备就绪每次会议开始前10分钟设备复查摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况场内负责人检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位设备就绪每次会议开始前10分钟会场重新整理布置茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位；由专人负责领导席和讲师的茶水会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏场外负责人提神饮料的准备准备咖啡水果食品紧急事件专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人午餐就餐地点指引带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。

就餐服务会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分钟轮班就餐。

会会议议后后期期工工作作会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理会会议议会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成