档案管理软件功能需求说明书文档格式.doc
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MicrosoftWindowsServer2008、MicrosoftWindowsXP
开发工具:
VisualStudio.NET2008、MicrosoftSQLServer2005
开发语言:
CSharp
2.2、系统运行环境
2.2.1、物理运行环境
数据库服务器、客户端计算机、打印机、局域网络
A)数据库服务器:
主要用于存储所有档案管理软件范围内的数据、PDF电子文档、Word电子文档、图片等信息。
B)客户端计算机:
主要用于人机交互,将档案管理软件数据上传至数据库服务器。
C)打印机:
打印各种档案管理软件报表。
D)局域网络:
可使网内的所有客户端计算机同时使用档案管理软件。
2.2.2、系统运行环境
A)数据库服务器
最低硬件要求:
处理器:
建议2GHz或更高
内存:
建议4G或以上
硬盘:
320G或以上
显示器:
19寸显示器
最低软件要求:
MicrosoftWindowsServer2008EnterpriseEdition
MicrosoftSQLServer2005
IIS5.0或更高版本
InternetExplorer6.0SP1
MicrosoftInstaller3.0
Microsoft.NetFramework2.0
B)客户端计算机
建议1G或更高
至少256MB,建议512MB或更多
20G或以上
1024x768分辨率,高彩色(16-位)
Ø
最低软件要求:
建议MicrosoftWindowsXPProfessionalwithSP2
3、功能特征描述
3.1、登录功能
主要作用于判断操作员在登录软件时实现不同的权限,如只能增加档案资料;
只能变更档案资料;
只能查看档案资料等等。
主要功能包括欢迎界面、登录界面。
3.1.1、欢迎界面
欢迎界面的主要功能是连接数据库。
首先判断是否能连上数据库,如果不能则可能是没有配置服务器信息或者服务器信息发生变动,应转到配置服务器信息页面。
验证成功后对数据库进行正式连接,以提高软件访问数据库服务器的速度。
业务规则:
为提高数据的安全性,连接数据库的信息应以加密方式保存在注册表中,同时便于程序启动时读取。
3.1.2、登录界面
登录界面的主要功能是验证操作员的登录信息是否正确。
操作员登录时首先判断操作员输入的信息是否正确,如操作员信息正确则可以正常登录,并记录下操作员登录信息和操作员权限信息,以便于操作员后期操作中的权限控制。
三次不成功则自动退出软件。
3.2、系统管理功能
主要是操作员在软件操作中需要用到的各类参数。
如职员管理、操作员管理、权限管理等。
3.2.1、职员管理
职员管理主要功能是对公司内所有职员的信息进行记录,如所属部门、联系电话等,类似于内部通讯录。
3.2.2、操作员管理
操作员管理主要功能是从职员管理中确认相关操作人员,同时对其赋予不同的操作权限。
3.2.3、密码修改
为确保操作人员不登录他人的帐号进行操作,该功能主要提供当前操作人员更改自己的密码。
3.2.4、系统参数设置
主要功能是对软件中各种不同的参数进行设置,以方便操作人员调用。
3.2.5、系统日志管理
为防止操作人员在系统中随意修改档案数据,软件会自动记录当前操作人员的关键操作,如档案信息的变更,以供系统管理人员进行查看。
3.3、档案著录
主要功能是对公司的各种档案进行归档、整理编目管理。
公司案卷的分类包括:
文件档案、照片档案、电子档案、底图档案、实物档案、人事档案、会计档案。
3.3.1、案卷著录
此功能对应实际工作中的立卷过程。
著录一个案卷,在案卷中存放相关档案。
案卷归档号生成规则:
归档号手动输入,年份和流水号自动生成。
归档号格式:
一级类号.二级类号.三级类号-流水号或一级类号.二级类号.年份-流水号。
为便于工作,年份和流水号可以手动修改。
不能有重复的归档号。
3.3.2、卷内著录
此功能对应实际工作中的归档、整理编目过程。
将单个档案进行归档入卷、整理编目,或入虚拟卷,或补录入卷。
并根据著录档案的信息对案卷信息做出调整。
卷内目录生成规则:
序号为流水号自动生成,在数据库中记录的号为归档号+序号,如果为未归档文件则根据分类设置信息生成一个虚拟案卷号(虚拟档案号=X+归档号)。
3.3.3、档案利用
档案利用的主要功能包括:
档案查询,档案借阅,档案查阅。
为方便档案利用,首先可以查询出需要利用的是哪些档案,这就是档案查询的功能。
此功能可以根据档案的“(案卷)案卷类别,归档号,案卷题名,密级,立卷人,立卷起止日期;
(卷内)文号,题名,责任者”等条件组合查询出“(案卷)当前状态,归档号,案卷题名,密级,立卷人,立卷日期;
(卷内)归档号,文号,题名,责任者,件号,当前状态”。
档案借阅和档案查阅是档案利用中的重要组成部分。
本软件在此处的功能是登记和查询档案利用的信息,打印出利用信息进行签字,借出档案到期后进行提示,并可以通过打印催还单对还未归还的档案进行催还。
3.3.4、档案移交
实际工作中,档案对外移交包括以下形式:
影印移交,只移交影印件,可以查询。
档案移交,全部移交,同销毁,进行标注,此模块外不能查询。
保留影印,移交档案但保留影印件,可以查询。
原件重份,移交的原件还有原件,可以查询。
因此,在软件中要求实现这些方式的移交。
此处的功能是记录移交信息,修改移交后的案卷、卷内信息,并能进行打印签字。
最后,此处功能还包括对档案移交信息的查询。
3.3.5、档案销毁
3.3.6、档案统计
档案统计的功能是按操作员指定的条件进行统计,显示出结果。
并根据实际工作需要生成报表。
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