秘书学第七章pptConvertorWord格式.docx

秘书学第七章pptConvertorWord格式.docx

《秘书学第七章pptConvertorWord格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书学第七章pptConvertorWord格式.docx（33页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

二、秘书专项职能活动规律

1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律

2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律

3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律

第三节对立统一规律

一、事务与政务

二、被动与主动

三、综合性与专业性

四、维持与适应

五、听命与劝谏

六、宣传与保密

七、谋划与执行

八、全面与重点

九、规范性与随机性

十、间接性与直接性

案例-协调工作要到位

一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。

负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。

次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。

事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。

案例分析

第四节秘书工作有关原则

一、一般性原则

1、正面效应原则

2、以领导为核心

3、具体工作流程闭环运作原则

二、专门性原则

1、受权理事双重角色原则

2、综合协调强化整体功能原则

3、有效信息沟通原则

第八章

秘书的职能范畴

（一）办公事务辅助

（二）参谋智能辅助

（三）管理协调辅助

秘书职能：

办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助

秘书职能范畴特性：

具有从属性、管理辅性、近身综合辅助的确定性与领导需要差异的选择性

第一节办公事物辅助

办文、办会、办事

一、办文：

秘书工作极为重要的业务内容

公文：

国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体。

国家行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动中的重要工具。

1、文稿撰拟（公文写作）：

受命与领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。

文稿撰拟的要求：

准确表达组织和领导的意图

准确使用规范文种（包括名称、格式、行文关系、语言及其术语的使用等）

准确使用语言表达：

准确、质朴、庄重、简明

认真反复修改

依据可靠，符合国家方针政策及有关规定

有精益求精的认真负责的态度

2、文书运行：

收文和发文

程序的有序衔接性

主辅协同性

程序运作的规范性

智能辅助的渗透性

3、文书整理：

立卷和归档

文书立卷：

将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料、按其形成过程中的联系组成案卷。

文书的归档：

经过整理的文书按酒案卷必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。

4、文书立卷和归档的作用

形成有机联系的系统

发挥凭证和依据的作用

有原始和记录价值

5、文献材料的保管和利用

二、办会

会议的组织，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。

指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有效进行和取得预期的会议效果提供服务。

秘书办会从会议筹备预案的制作，到会前准备、会间组织、会后工作等各项工作，都要周密安排，环环紧扣，围绕会议主题和目的展开，确保取得良好预期的会议成效。

一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。

事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。

大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。

后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。

会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。

幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。

会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。

但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。

（一）会议概述

1、会议的含义

2、会议的类型

3、会议的作用

（二）、会议要素

1、与会者

2、主持人

3、议题

4、名称

5、时间

6、地点

（三）、对秘书会务工作的基本要求

1、强调与领导者的主辅配合：

议题、文件、会议程序等

2、周密安排，充分准备，有序运作

3、服务周到：

文字、会场、食宿、医疗、车船等

4、重视保密、确保安全

5、拾遗补阙，提供智能服务

6、注重规范性与灵活性的结合。

（四）秘书会务工作的程序和内容

三个程序：

会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和落实

六大原则：

1、办好质量高的工作会议

2、区分缓急轻重，安排好议程

3、会议通知不宜请人转捎口信

4、会场大小要和与会人数相适应

5、会议服务工作保证会议的顺利进行

6、重点做好部门缺席或人员的落实工作

◆会前准备阶段

（1）确定会议议题：

筛选、分类、轻重和先后

（2）组成会议筹备班子：

接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等

（3）安排会议议程、日程和程序：

议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排

（4）提名与会人员

（5）办理会议报批手续

（6）发出会议通知

（7）编排分组

（8）准备会议文件、材料、开幕词、发言稿等

（9）制作会议证牌

（10）会址的选择，会场布置和检查

（11）办妥后勤服务事宜（包括迎接与会者，签到与引到安排等）

（12）商务活动、商务旅行安排

◆会中服务阶段

（1）会议签到

（2）安排大会发言

（3）会议记录和会议录

（4）做好上下联络工作

（5）组织选举

（6）编写会议简报

（7）做好安全保卫工作

（8）其他服务性工作

（9）安排好闭会

◆会后处理工作

（1）会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等；

（2）会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。

（送别与全代表，回收有关文件、材料印发会议纪要，汇编会议文件，搞好新闻报道，加强信息反馈，开总结会等）

发送会议通知

发送形式：

正式通知、非正式通知

发送内容：

有预备议程的、需要回复的、与会者对会址不熟悉的。

会议通知的样式：

便函式、卡片式

部分会议需与会议通知一起寄出会议回执

发放会议通知的注意事项：

明确发送对象；

落实回复环节；

注意情况变化

会议证件

代表证——与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。

列席证——能够到会旁听但无表决权。

工作证——大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。

记者证——负责大会采访、报道的新闻媒体人员。

来宾证——表明是被主办方邀请的嘉宾。

会议文件资料

常见的会议文件资料包括：

会议通知、开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议记录、会议简报、会议纪要、新闻稿、会议议程、会议日程安排等。

会议议程、示例

会议日程、示例

会议议程

（1） 

编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各项内容的习惯性顺序和本企业章程有无对会议议程顺序的明确规定。

（2） 

议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。

（3） 

保密性强的议题，一般放在后面。

会议日程

会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。

会议用品和所需设备

会议用品和设备的类型：

必备用品、特殊用品

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。

会议所需用品和设备的准备方法：

事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。

选择会址

交通便利：

方便上司和与会者前往。

会场的大小与会议规模、主题相符。

良好的设备配置。

（4） 

尽量避开闹市区，保证不受干扰。

（5） 

应考虑有无停车场。

（6）场地租借的成本必须合理。

热情迎接与会者

（1）要有统一的指挥调动系统，把与会代表的名单及抵达时间制成表格，并要掌握与会代表的联络方式。

（2）要备有足够的车辆和接站的人员。

（3）接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报道人员。

会议签到与座位引导

（1）选择恰当的签到形式：

（小型会议签到、大中型会议签到、有些会议不一定签到，则凭会议通知、入场券进入会场）

准备好签到用的登记表、签字文具等。

（3）请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐。

大中型会议，一般制作好各种座次标识用品（如：

主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等）

便函式

会议通知

致：

各部门经理

发自：

总经理秘书王英

主题：

部门经理的圆桌会议通知

2003年2月23日上午9：

00