基础档案优质PPT.ppt

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已经使用过的基础档案不能删除；

如果在建立帐套的时候，选择了“存货、客户、供应商进行分类”，则要分别先建立存货、客户、供应商的分类，再建立具体的档案。

如果没有选择分类，则可以直接建立相关档案。

“是否分类”还可以用帐套主管身份登陆系统管理进行修改。

相关的基础档案设置我们会在模块操作中穿插进去，下面仅就部门、职员、客户档案的录入为例子说明基础档案录入的过程。

可以点击桌面上的“用友T3”，进入自己的帐套，在弹出的“期初档案录入”窗口分别对基础档案进行录入，也可以进入“用友T3”，点击“基础设置”菜单进行录入。

假定北京科技公司的部门设置如下：

11个一级部门，4个二级部门首先要先检查系统默认的编码方案是否合适。

以帐套主管（用户名111）登陆系统管理，点击“帐套”菜单下的“修改”，下一步到分类编码方案界面；

或者用帐套主管登陆用友通，点击基础设置基础信息编码方案，看到一级部门二级部门董事会财务部行政部生产部A车间、B车间采购部销售部销售一部；

销售二部商务部人事部实施部服务部市场部这里的部门级次是二级，适合需要。

但第一级的编码用一个字符表示，如果用数字表示，则只能录入0-9共10个部门，而我们一级部门是11个，第11个部门的编码只能用英文字母表示。

为了统一，我们直接把一级编码修改为2位，即把编码方案修改为22形式，这样可以录入00-99共100个一级部门。

增加部门档案操作步骤：

步骤：

用帐套主管111登陆用友通，在弹出的“期初档案录入”界面，选择公共档案中的部门档案；

或者关闭这个界面，进入T3-用友通界面，点击基础设置机构设置部门档案，按照编码方案录入档案，保存。

例如：

1、点击“增加”按钮，录入部门编码01，部门名称“董事会”，负责人可以在录入职员档案后再补录，点击“保存”按钮。

不点击“保存”按钮，再直接点击“增加”，或者点击“恢复”，则放弃当前的操作。

2、点击“增加”按钮，增加06销售部，0601销售一部，0602销售二部，分别“保存”。

注意：

1、增加：

第一个部门可以直接录入，第二个必须在第一个保存后点击“增加”按钮才能增加。

2、必录项：

部门编码和部门名称必须录入。

这里的编码必须唯一，名称不能重复。

3、字符要求：

基础档案中的任一字段禁用以下英文字符：

*_%|?

&

;

?

4、保存：

必须要点击“保存”按钮才能保存。

5、修改：

选中某一部门，可以对其修改，但不能修改编码，即使没有使用过的部门。

6、删除：

对于没有使用过的部门，可以删除。

增加职员档案例子假定北京科技公司的职员如下：

职员编号职员编号职员姓名职员姓名所属部门所属部门001张三销售一部002李四销售二部003王五董事会111张新财务部222李丹财务部检查：

1、职员编码：

这里是三位，软件中“编码方案”中没有对职员编码限制，所以可以根据公司情况录入。

2、111和222属于财务部，如果部门档案中没有录入财务部，所以要在部门档案中补录财务部步骤步骤：

点击基础设置机构设置职员档案例如：

001人员：

直接录入编码001，名称张三，所属部门可以直接录入销售一部（或者0601），也可以点击后面的放大镜，参照录入。

录入完成，回车，增加新的一行，同样的方法录入002人员。

全部人员录入完成，回车，增加新行，才保存。

第一个人员直接录入，第二个必须在第一个录入完成后回车产生的新行中录入。

职员编码、职员名称、所属部门，编码必须唯一。

3、保存：

录入完成，回车，才能保存4、修改：

要修改某个人员信息，直接双击对应的单元格进行修改。

5、删除：

对于没有使用的人员，选中，点击“删除”按钮。

增加客户档案例子分类编码分类编码分类名称分类名称客户编码客户编码客户名称客户名称01北京地区001北京a公司002北京b公司02上海地区sh01上海c公司sh02上海d公司北京科技公司的客户如下：

检查：

1、这里的客户是分类的。

在建立帐套的时候，选择了客户分类，可以不再修改。

如果没有选择客户分类，还要用帐套主管登陆系统管理，点击“帐套”菜单下的“修改”。

2、这里的分类只分到了第一级，第一级编码是2位。

检查一下系统的客户分类编码方案：

第一级是2位，可以不再修改。

3、对于客户编码，软件的编码方案中没有限定，可以根据实际情况录入。

增加客户档案操作步骤：

1、基础设置往来单位客户分类录入01北京地区，保存增加，录入02上海地区，保存2、退出客户分类，进入基础设置往来单位客户档案不点击“保存”按钮，再直接点击“增加”，或者点击“恢复”，则放弃当前的操作。

1、选中“北京地区”，点击“增加”菜单，在“客户档案卡片”上，“基本”页签下录入编号001，名称：

北京a公司，简称：

a公司。

别的如联系信息等选择录入。

点击“保存”按钮，录入002客户的信息。

2、退出，选中“上海地区”，点击“增加”菜单，在“客户档案卡片”上，“基本”页签下录入编号sh01，名称：

上海c公司，简称：

c公司。

点击“保存”按钮，录入sh02客户的信息。

1、必录项：

编码、名称、简称。

编码未一，简称不能重复。

2、修改：

选中某条记录，点击“修改”按钮。

不能修改编码3、删除：

对于没有使用的客户档案，选中，点击“删除”按钮。