参考文档并采取科学可行的建设手段从而进一步推进高校档案信息化水平的提升推荐word版 11页Word文档下载推荐.docx

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摘要：

本文通过分析档案信息化建设的科学内涵，对新时期的主要任务及有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件进行探讨。

关键词：

高校；

档案；

信息化建设

一、正确理解档案信息化建设的科学内涵

（一）在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。

如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。

对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。

（二）高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。

对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。

档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。

因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务

（一）加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。

档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效的保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。

（二）加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用这出发，不能仅仅满足于目录及的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。

要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。

作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。

（三）建立档案信息安全保障体系

在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：

一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。

在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术

手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。

在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件

（一）基础设施建设

档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。

基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。

档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。

计算机软件分为系统软件和应用软件。

系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。

包括：

计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。

应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：

档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。

在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。

只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。

（二）高校档案馆的经费投入

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。

加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。

通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。

领导的重视，预示着经费的加大投入。

档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。

近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观，大大提高了工作效率。

（三）加强档案信息化人才建设

档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。

档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。

档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。

所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。

参考文献：

[1]薛四新.电子校务推动高校档案管理创新[J].行业,201X,（3）.

[2]孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯,201X,（5）:

29-32.

篇二：

档案信息化

档案管理信息化讲义

档案工作是一项纪录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。

二十一世纪,信息化已成为社会发展的一个重要标志,随着信息社会的到来,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。

档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设,是档案工作发展的必然趋势。

1.档案信息化管理

1.1档案信息化的概念

有关档案信息化的定义，有许多的提法：

（1）张大伟在上海档案信息网发表的《什么是档案信息化》一文中解释为：

“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程”。

（2）档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。

其中，我们可以从行为主体、实施方式、实施手段、施加对象、实施目的以及行为特点去理解档案信息化的定义，如图1所示：

实施方式：

统筹规划、统一组织

实施手段：

应用现代信息技术

施加对象：

档案管理活动

实施目的：

提高档案的管理和利用水平

1.2档案信息化的发展沿革

（1）201X年全国档案工作会议上，中共中央办公厅主任王刚同志提出：

大力加强档案信息化建设。

（2）201X年11月《全国档案信息化建设实施纲要》发布，标志着全国档案信息化建设从探索研究阶段进入普遍实施阶段。

（3）201X年国家档案局发布6号令《电子公文归档管理暂行办法》，北京、上海、山东等省市档案部门相继发布地方电子文件归档管理办法，标志着全国档案信息化建设进入以做好电子文件归档管理工作为重点的新阶段。

（4）201X年，党中央国务院提出“信息资源是和能源、材料同等重要的战略资源”，国家档案局发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，并在上海举办“中国信息化发展战略论坛》，标志着档案信息化作为国家信息化工作的

组成部分进入了新的发展阶段。

（5）“十一五”期间，档案信息化建设的主要任务是考虑如何利用信息化手段发挥档案信息资源的重要作用。

（6）到目前为止，全国很多省市都相继建成了数字档案馆；

现在的数字档案馆建设已经转向区域性布局定位，实现文档一体化和馆室一体化的架构上来。

1.3档案信息化管理的主要内容

档案的信息化管理是在信息时代大背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论逐渐形成并不断发展，档案信息化管理工作体系也不断完善，其主要内容包括：

（1）档案资源技术信息化。

在这个信息爆炸的时代，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，档案管理也不例外。

档案资源信息化将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。

由此可见，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理的核心内容。

（2）档案管理方法科学化。

档案管理工作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律进行合理的组织计划和控制。

将自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。

此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段，按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用哪些手段，以及使用这些手段，直到最终用法律形式来保证。

管理方法的科学化是新形势下档案管理现代化的核心。

（3）管理人员素质精英化。

在信息时代，档案种类和载体的多样化、档案管理的信息化，对档案管理人员在业务知识、科技知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。

新时代的档案管理人员除了应具备广博的知识外，会用计算机是必须具备的一项技能，同时还要有一个结构合理的知识体系。

档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等，以适应不断变化的工作形势。

（4）档案服务社会化。

随着人们档案意识的不断增强及档案效益的显现，档案利用的用户对象正在发生着明显的变化，社会公众和非官方组织对档案的利用率不断增长，同时，经济活动利用档案现象明显上升。

随着档案进一步开放、电子文档的普及，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。

1.4档案信息化管理模式相对传统管理模式的优势

与传统管理模式相比,档案的信息化管理模式具有以下优势：

（1）能够实现档案的快速检索及保证检索的精确性；

传统的档案检索方式是由档案管理人员从档案的案卷和目录中进行人工查找,这种方式效率低,误差率也比较大。

信息化管理系统可以实现快速、精确的检索,自动化和智能化的功能设计也特别适合于复杂的模糊查找。

（2）方便对档案信息的利用；

以往对纸质档案的利用主要是采用复印等方式,而随着机关部门提倡“无纸化办公”,办公自动化得到广泛应用,纸质档案信息与数字化办公系统显得极不协调。

而电子档案提供的数字化信息能够直接在自动化办公系统中应用,为利用者带来极大的便利。

（3）有利于远程传输；

纸质档案的利用者