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(5)有效期:

有效期一般都是90天,但也有个别不同

(6)份数:

正本、副本份数,以及是否需要电子文件

(7)字体:

字体、字号是否有要求

(8)交货地点:

交货地点是否已制定或写着用户指定

(9)服务期限:

客户要求的售后服务期限

(10)资质信息:

把每一个资质都列出来制成清单

(11)其他认为有必要的信息

2、阅读完招标文件后就要开始做投标文件了,首先了解一下投标书的基本组成,不同公司要求可能不一样,名字也会有不同,一般的投标文件基本都包含以下内容;

(1)投标书(格式基本都是一样的)

(2)投标一览表(不同公司要求格式不同)

(3)投标分项报价表/分项报价表(格式基本一致)

(4)货物说明一览表(有的可能没有)

(5)技术规格偏离表(必须有,格式基本一致)

(6)商务条款偏离表(必须有,格式基本一致)

(7)资质证明文件(有的需要单独装订,不在这里体现)

(8)技术方案(技术方案内容自定,一般要求与技术响应参数一致)

(9)项目实施方案(一般都有,格式自定)

(10)项目培训方案(一般都有,格式自定)

(11)售后服务方案(有的与培训合在一起写)

(12)公司介绍(非必须)

3、在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方,在标书的编制过程中,大致可以分为以下几个步骤;

(1)搭建框架:

根据招标文件中的投标标书要求,先搭建一个整体的框架,说白一点就是先把一级标题搭建起来;

(2)逐一填充内容:

按照招标要求一步一步的去填充内容,完善各个模块;

(3)标书合稿:

因为标书一般都不会是一个人来完成,会涉及到商务、技术、测试、培训等各部分内容,需要各个岗位的人员都参与进来共同完成,这个过程可以采取传递式方式完成,可以避免重复工作;

如果标书是一个人完成的先将各部分内容分别制作,或直接优先制作对应模版,进行最后填充。

(3)检查核对:

这个过程是最重要的过程,检查核对一定不能只靠自己来核查,最好是找一个专门的人员来辅助完成这个工作。

这个过程需要反复的进行,自己的检查是第一步,团队之间的检查是第二步,相关责任领导最后的复查时第三步,按照步骤逐一完成。

因为很多标书都是根据其他同类标书修改的,所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。

(4)纠错完善:

核对的同时最主要的工作就是纠正错误,及时改正,这里的纠错不仅仅是内容,还有格式上的纠正。

如果多人参与的话,某一个人修改了某部分内容一定要告知其他人,这样不仅是为了避免俩人同时改了同一个地方造成工作冲突,也是为了提高工作的效率;

所有的对应改动需进行批注最后汇总。

(5)核实定稿:

此时到了电子文件制作的最后一个环节了,责任领导核实确认无误后就可以定稿了,定稿之后就不要在动了,可以由相关人员进行打印了;

(6)打印核查:

打印的时候切记不要一次性全部打印出来,先打印一份出来,打印完成后再对打印出来的纸质文件进行排查错误,主要是页码、目录、有没有错位等格式上的错误,以及比较明显的错误,在返回去对照电子文本纠正,如果一次打了很多份万一出现问题就会造成浪费;

(7)装订标书:

核查无误,打印完成后,按照招标要求进行装订封存就可以了,致此标书制作完成。

4、相关经验说明

(一)总体细节

在总体上要注意以下几个方面:

(1)风格:

整体风格是否一致,字体、字号要求是否跟招标文件要求一致;

(2)框架:

整体框架组成是否跟招标文件中要求一致,原则上只能多不能少

(3)页眉:

一定要看清楚页眉是否全文都是一致的,是否正确

(4)页脚:

看清楚页脚的页码是否正确,页脚页码位置是否合适

(5)替换:

因为大部分标书都是用以前类似的标书为模板修改的,此时一定要排查清除旧标书中的相关内容,特别是前面提到的几个关键点一定要看清楚是否全部修改

(6)打印:

需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表、分项报价表、货物说明一览表、技术规格偏离表、资质证明文件等信息单独打印,如果有当做好对应章节时,即刻将该章节另存一份,以免忘记。

(二)投标书

“投标书”一般作为一个投标文件的第一章,是对招标的一个响应,一般在招标文件中会给出格式,此时必须按照招标文件中的格式来做(一般来说基本都是一样的,也有个别的会稍有差异),在投标书部分要注意以下几部分内容:

(1)招标机构:

要在招标文件中核对招标机构是客户、还是招标公司、还是代理机构,要确认不能弄错;

(2)项目名称:

最好从招标中复制粘贴,以免写错字或掉字,特别是当招标文件中出现错误时,最好按照招标一致,不要擅自修改;

(3)项目编号:

有的需要填项目编号,此时最好从招标中复制粘贴,但需要注意字体,因为在文档中字母一般默认的式timenewroma字体,如果招标中有要求,则最好改成对应的字体;

(4)项目包号:

很多项目在招标时并不是全部的内容,而是只选择其中一包或几包,在这里会要求写上包号,如果包号有具体的名字,最好写全,如果没有则写清楚第几包即可;

(5)销售和地址:

填写本次负责的销售及其职位,还有公司的地址,这个一般不会错,没什么好说的;

(6)份数要求:

一般来说都是正本1份,副本4份,但并不全是这样,不同的招标机构会要求不一样,份数也不尽相同,有的还需要电子文件,这个一定要在招标中核对清楚;

(7)投标价格:

这里一般是小写的,但有的也会要求大写、小写并存,要注意看清楚,如果可以最好都写上;

(8)投标人参数:

不要大意把自己公司的信息都写错,特别是银行账号要看清楚。

(三)投标一览表

“投标一览表”(也有的叫‘开标一览表’)作为投标书的第二章,是用来表明投标内容信息的一个概括,格式各个公司都不尽相同,在编写时注意按照招标要求去做就可以了,在这里需要注意下面几个方面:

(1)表头前的信息:

这个地方一般来说是项目名称、项目编号、分包名称三项,但有的公司是投标人名称、项目名称、分包名称三项,所以在这里要看清楚,不要弄错了(后面的分项报价表、货物一览表、技术偏离表和商务偏离表也是一样)。

项目名称(或投标人名称)、项目编号就不说了了,分包名称有的话就填,没有的时候千万不要空着,要填上“/”;

(2)表后面的信息:

表后面都是投标人签字盖章的地方,这个地方基本都是一致的,可能的区别就是叫法不一样,比如:

有的叫投标人,而有的叫投标人名称,性质是一样的,错了虽然没啥影响,但为保险起见,最好还是核对清楚;

(3)表里面的内容:

根据招标文件中的信息去完善就可以了,区别就在于有的只需要填一个钱数就行,而有的需要把投标参数逐一填上。

(四)分项报价表

“分项报价表”(有的叫‘投标分项报价表’)是用来说明投标货物分项报价明细信息的,表格信息与招标参数一一对应就好,需要注意下面几个方面:

(1)表头前信息:

与“投标一览表”第

(1)条一致;

与“投标一览表”第(3)条一致;

(3)表格的数量:

有的在招标参数中分成了多个表格,比如:

软件参数、硬件参数等,此时也需要与招标一致,分成对应的多个表格去响应;

(4)表里面的内容:

在这一部分是需要特别注意的,一般包括序号、名称、规格型号、数量、原产地和制造商名称、单价、总价、备注几个部分,对于这里面的每一个部分都需要注意,具体入下:

1)序号:

序号可以是手写,可以是自动生成,但无论是哪种,一定要与第二项“名称”一致,受其控制,随着名称项多少的变化而变化;

2)名称:

名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进行拆分为2列,把大项和小项都写进去,而对应的第一列的编号则要以大项为主;

而后面的几列参数则以小项为基准;

3)规格型号:

按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息,如果有型号的话一定要写上,如果没有可以不写,原则上这里的参数信息应当与后面的货物说明一览表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致;

4)数量:

跟招标参数中的数量一致,注意是单位不能落下,也要一致;

5)原产地和制造商名称:

一般来说就是投标公司注册地址和名称,结构一般都是“中国+投标人名称”;

6)单价:

该小项系统单价信息,这里需要注意的是货币单位是否已经给出,如果没有一般为人民币/元,也可以自行注明;

7)总价:

与单价一致;

8)备注:

说明性文字,一般是不会填写的,但不要空着,一般都是写一个“无”字。

(五)货物说明一览表

“货物说明一览表”是用来列举出投标货物说明信息,表格参数与招标参数一一对应就好(有的没有这一章节),需要注意下面几个方面:

这一部分是需要特别注意的地方,一般包括序号、货物名称、主要规格、数量、交货期、交货地点、其他几项内容,对于这里每一个部分都需要注意,具体如下:

2)货物名称:

3)主要规格:

按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息,原则上这里的参数信息应当与后面的分项报价表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致;

5)交货期:

这是一个需要注意的地方,一定要与招标中参数一致,如果招标文件中没有说明,最好写上“xxx指定地点”(xxx代表客户);

6)交货时间:

这是一个需要注意的地方,一定要与招标中参数一致,如果招标文件中没有说明,最好写上“xxx指定时间”(xxx代表客户);

7)其他:

(六)技术规格偏离表

“技术规格偏离表”应该算是投标文件中商务响应部分最重要的一个章节了,很多信息都是以这里的参数为基准的,在技术规格偏离表中需要注意以下几个方面:

这一部分是需要特别注意的地方,一般包括序号、服务内容、招标文件条款号、招标需求、投标响应、偏离、说明几项内容,对于这里每一个部分都需要注意,具体如下:

2)服务内容:

名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的,如果是一个项中又包含了几个小项,此时一定不能只写大项或只写小项,正确的做法是将这一列进行拆分

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