1 甲方现场资料管理指导手册公开版Word格式文档下载.docx

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2．现场资料必须编制“管理总目录”，按照公司法务部及行政部分类原则分为六大类，如下表，具体形式可参考“附表1-xxXX项目现场资料管理总目录”。

文档类别名称

简写

合同类

Contract

A

报表类

Form

B

报告类

Report

C

公函类

BusinessLetter

D

各类证书/证件

Certificate

E

其他类

Others

F

3．所有合同、对外函件等重要资料必须有清晰、明确的编号，编号原则可自行拟定，也可以参考公司法务部及行政部编号原则《文件档案管理FS-002-R1》（可在内网“常用文档”中下载）。

4．六大类资料的分级目录管理格式（包含合同、报表、报告、函件（四类）、会议纪要、证件证书等），可参考“附表2-现场资料管理分级目录”。

5．文档应在安全可靠的空间中存放（如铁皮档案柜、保险柜等），相应电子文档应上传至IT“文档中心”或公司指定的其它服务器上。

6．文档存放编号（含标签颜色、大小、字号要求等）、文件夹装订存放示范等具体要求，可参考前文所述《文件档案管理FS-002-R1》（可在内网“常用文档”中下载）。

附表1：

…

附表2-现场资料管理分级目录-A-合同类

A-合同类

序号

合同编号

合同类别

承包商/供应商/服务方名称

合同金额

签订日期

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附表2-现场资料管理分级目录-B-报表类

B-报表类

表格名称

制表日期

附表2-现场资料管理分级目录-C-报告类

C-报告类

报告名称

报告提交方

报告日期

附表2-现场资料管理分级目录

D.1-对内（对外）发函

函件主题

函件编号

发函人

函件日期

收函单位

函件签收人

函件签收日期

D.2-内部（外部）来函

发函单位

是否需要回复

指定回复人

回复日期

回函编号

D.3-内部（外部）会议纪要

名称

日期

E-各类证书/证件

获得日期

F-其它类