菏泽市英才化工技术研究院印章管理办法Word文档格式.docx

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第五条、印章的管理

（一）研究院的所有印章，均由研究院办公室负责登记、留样并确定

印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。

印章启用时由研究院办公室下发《关于研究院启用有关____专用章的通知》（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。

（二）办公室向印章专管员移交印章时，应填写《研究院印章留样备案表》（详见本管理办法附件二）。

（三）由于印章磨损而更换印章，仍需在研究院办公室登记、留样。

（四）研究院部门撤销或重组，原部门有关印章交回研究院办公室，由研究院办公室负责销毁。

（五）严禁印章专管员将印章转借他人。

（六）印章丢失时，印章专管员应当及时向研究院办公室书面报告，研究院办公室应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。

（七）研究院决定需要停用印章的，由董事长签字同意后由研究院办公室下发《关于研究院停用有关____专用章的通知》（详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知研究院各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

（八）各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致研究院造成的全部经济损失由当事人向研究院承担全额赔偿责任。

第六条、印章专管员的职责

研究院所有印章专管员应遵守本条以下规定：

（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；

次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四的《印章交接单》，登记交交接日期、管理印章类别。

交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；

经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。

（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；

若因擅自用印导致研究院遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按研究院人力资源管理的规定进行处罚。

（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。

印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件五）后方可办理离职手续。

（七）、禁止任何人未经批准携带公章外出。

如确需带出使用时，须经董事长批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件六）方可带出；

非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件四的《印章交接单》办理交接手续后方可带出。

第七条、各类公章的使用规定

（一）研究院印章的使用

1、办理使用研究院印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。

2、凡有研究院对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写《研究院用印审批记录单》（详见本管理办法附件七）并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。

3、除本条第2项规定的情况外，凡加盖研究院印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均须填写《研究院用印审批记录单》并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用研究院印章。

4、研究院印章、法定代表人印章、财务专用章及研究院其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料及《研究院用印审批记录单》作为用印凭据档案由印章专管员留存。

涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经研究院法务部门审核签字后方可使用。

5、禁止在手写文件上加盖研究院印章。

6、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖研究院印章。

（二）合同专用章的使用规定

1、对外签署的合同或协议，应按《研究院章程》及研究院合同管理规定办理审批程序。

2、研究院合同专用章由研究院法务部指派专人担任印章专管员负责保管。

3、需使用合同专用章时，经办人应填写《研究院合同专用章用印审批单》（详见本管理办法附件八），经研究院对应管理领导审批同意方可用印。

交研究院管理领导审批的合同，应注有研究院法务部、顾问律师及该合同对应的业务部门负责人的审核意见。

4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。

5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖研究院合同专用章。

6、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。

（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第

（一）项的审批程序。

研究院对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用研究院财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。

（四）研究院其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，并报研究院办公室备案。

（五）研究院各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》（详见本管理办法附件九）及用印资料档案全部移交研究院档案保管人存单。

第八条、法律责任

（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。

（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。

第九条、附则

（一）本办法附研究院印章管理的相关文件范本。

（二）本办法自发布之时效实施。

（三）本办法由研究院办公室负责解释。

菏泽市英才化工技术研究院

2017年11月18日

附件一：

菏泽市英才化工技术研究院文件

Y院办发〔201___〕___号

关于研究院启用有关____专用章的通知

菏泽市英才化工技术研究院各部门：

根据研究院《印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现公司已启用“___________专用章”，该印章由研究院____部门管理，专管人员为_____。

为实现研究院各部门业务对接、规范我院的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________专用章”印章同时废止。

特此函告。

附件：

新旧印章样式

_____年___月___日

旧印章样式新印章样式

主题词：

印章启用通知

抄送：

______________，______________，___________，______________。

________研究院办公室_____年___月___日印发

附件二：

研究院印章留样备案表

NO:

____________

印章名称：

___________________________章

审批人：

_______________________________

刻制人：

启用时间：

_____________________________

配置及保管部门：

_______________________

印章用途：

印章专管员：

_________________

印章留样

本留样印章自_________年____月_____日启用。

印章领用凭据及承诺：

本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自研究院办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；

若因本人故意或过失使用本印章导致研究院遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对研究院因此导致的全部经济损失并接受研究院的相应处罚。

________________

_____年___月___日

附件三：

关于研究院停用有关____专用章的通知

__________研究院各部门：

根据菏泽市英才化工技术研究院《印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现研究院决定作废停用原由研究院____部门专管人员_____管理的“___________专用章”。

____年___月___日前加盖该印章的全部研究院文件仍然有效。

停用印章样式

停用印章样式

印章停用通知

________研究院办公室_____年___月___日印发

附件四：

印章交接单

___________

部门名称：

___________________________________

交接印章名称：

交接日期：

_____月____日

用印注意事项说明：

1、交接人双方的行为均应遵守菏泽市英才化工技术研究院《印章管理办法》之规定。

2、其他说明事项：

_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人__