江阴市村居民委员会创建市合格档案室参考资料Word文档下载推荐.docx
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5、档案利用制度4
6、档案保密制度4
7、库房管理制度5
8、文件材料归档范围及保管期限表（试行）6
9、档案分类方案11
10、文书档案整理方法12
11、会计档案整理方法17
12、照片档案整理方法21
13、档案工作台帐23
江阴市村、居民委员会创建
江阴市合格档案室的基本要求
为贯彻全国农业和农村档案工作会议精神，切实加强村、居民委员会创建合格档案室工作的力度。
各村、居委会要继续按1994年3月14日江阴市档案局下发的《关于新建合格档案室的通知》的标准执行，为便于宣传、掌握，现将江阴市合格档案室的基本要求归纳为有“六个一”，即有：
1、一个人员：
负责管理档案的专（兼）职人员。
2、一套制度：
文件材料的立卷归档和档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等制度。
3、一个库房：
专门存放档案的场所。
4、一组柜子：
二套以上铁（木）质档案柜。
5、一套台帐：
各类档案案卷目录，统计台帐，利用登记和移交登记簿等。
6、统一管理：
按文书、科技、会计、特殊载体档案等分类整理、归档，并符合质量要求，实行集中统一管理。
档案室职责
1、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。
2、集中统一管理村委的全部档案。
3、维护和确保村委档案的完整与安全。
4、开展档案编研工作，编制档案检索工具，积极热情主动为村委工作和村民提供服务。
5、负责对村委各部门和村属单位的档案工作进行监督指导。
6、对需要移交的档案，按照有关规定向指定的档案馆（室）移交。
档案员职责
1、认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。
2、认真制订并严格执行档案工作的各项规章制度。
3、学习，掌握档案管理的基本业务知识和技能。
4、及时做好应归档材料的收集、整理工作和档案的接收、移交、整理、保管、统计等工作，确保档案完整与安全。
5、积极开展档案开展工作，主动热情地提供档案为村领导、村民服务，并做好利用登记工作。
6、及时、准确地向村委会和上级档案管理部门汇报工作情况，提供档案利用典型事例。
7、在工作调动时，认真办理档案移交手续。
归档制度
一、文件材料归档范围
见P4《文件材料归档范围及保管期限表》
二、归档时间：
1、文书档案：
应在第二年六月底前归档。
2、会计档案：
在会计年度终了后，由本村财务部门保管一年至二年后向档案室移交。
3、照片、录音带、录像带等应随时归档
三、归档要求：
1、归档的文件材料力求齐全、完整、准确地反映各项活动真实面貌和历史过程。
2、归档的文件材料力求字迹端正，线条清楚，图样清晰，签署完备。
3、本村产生的文件材料必须是原件归档。
4、各类文件材料归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。
5、凡是归档的文件材料、案卷要列出清单，交接双方在清单上签字，存档备查。
6、归档的文件材料应按照档案形式的特点和规律，加以系统整理。
档案利用制度
1、凡本村人员因工作需要均可利用本室档案，外村人员须经分管领导批准方可利用档案。
2、凡利用档案，限在档案室内查阅；
需外借者，必须经分管领导批准，借阅时间不得超过一星期。
3、复制档案须经档案员或有关领导同意。
4、利用者不得在卷内文件材料上涂改、划杠、污损、撕页或私自拆卷，一经发现视情节轻重给予处分。
5、档案室人员要热爱本职工作。
钻研业务，熟悉档案，积极主动地开发，提供档案信息资源。
档案保密制度
1、保守机密是关系到党和国家的一件大事，做好保密工作是每一个公民的职责。
2、保密工作要贯彻预防为主的原则，要提高警惕，杜绝各种泄密、窃密现象。
3、凡涉及到本村各类计划（长远规划），各类需要保密的会议，有关经济问题的调查，重大事故调查情况以及不宜公开的检举揭发信，职工处分材料等属保密内容。
4、档案室工作人员严格执行保密条例，未经领导同意，不得擅自向外单位提供档案、情报、资料。
5、档案工作人员不在公共场所谈论保密文件的内容。
6、对违反保密规定，泄露秘密的要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。
库房管理制度
1、非档案室人员未经许可不得进入库房。
2、库内严禁带入火种和易燃易爆物品。
3、库内保持整洁，严禁将虫蛀材料带入库房。
4、定期检查七防（防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和污染物）措施，如有问题及时处理，并报有关领导。
文件材料归档范围及保管期限（试行）
一、文书档案
（1）本村党员大会、支部（总支、党委）会议文件、记录；
干部任免、奖惩报告及上级批复、决定；
党组织统计年报；
接收、调出党员组织关系介绍信、存根、预备党员转正通知；
党组织建设、党员教育管理工作文件。
长期
（2）共青团团员文件、团支部（总支、团委）会议文件、记录；
团组织建设、干部任免、奖惩报告及上级批复、决定；
发展、调动团员的通知、组织关系介绍信、存根；
共青团教育、宣传工作文件材料；
团组织统计年报等。
长期
（3）本村妇女代表会议文件、记录；
妇女工作表彰材料，妇女权益申诉、调查处理材料，妇女卫生普查材料等。
长期
（4）本村民兵组织建设、训练工作材料；
征兵工作文件等
长期
（5）本村精神文明建设活动材料。
2、村民委员会工作
（1）本村村民大会、村委会等会议材料。
（2）本村发展规划、年度工作计划、总结、汇报、大事记、反映本村重要活动的剪报等。
（3）本村干部在上级会议上的交流、发言材料。
（4）本村内部机构设置、撤并、更名、印章启用的报告及上级批复、决定、通知。
（5）本村制订的村规民约、章程、规定、制度等。
（6）上级和本村表彰的本村劳动模范、五好家庭等先进材料。
（7）本村民事、经济纠纷调解处理协议书、裁定书、判决书。
（8）本村优抚救灾、扶贫帮困工作规定及实施材料。
（9）本村关于计划生育工作的计划、总结、措施、宣传教育材料、统计表，独生子女、照顾生育二胎的申请、批复及违反计生条例的调查处理材料。
长期
（10）本村关于环保、卫生工作的规划、计划、专题汇报、总结、考评材料以及卫生专项治理工作材料。
长期
（11）本村财产登记表、统计表、普查资料及权属证明文件材料。
长期
（12）集体资产管理的规章制度、实施细则；
集体资产营运方案和投资计划；
资产运作机构的预决算方案和收益分配方案。
（13）本村关于各业生产经营的规划、规定、年度计划、总结、统计年报。
长期
（14）本村与企业、农户、有关单位、个人签定的承包、租赁、投资、联营合同（协议）、公证书等材料。
（15）本村专业户，典型户情况调查材料。
长期
（16）本村关于村办企业改革、转制方案、企业资产评估文件。
长期
（17）本村财务管理材料，包括：
本村财务管理制度、规定、办法。
长期
本村及村办企业审计工作材料。
本村干部、职工收益分配方案材料。
长期
本村涉及农民负担的规定、办法及实施情况的材料。
本村农业税征收汇总表、粮食计划征购报表、社会灾情减免统计表。
本村村民养老保险、医疗保险、村民福利、五保户工作的规定、办法及实施材料。
（18）本村建设规划、方案、报告、批复等文件。
长期
（19）本村土地征用、租用、调拨的报告、批复、协议、合同、征土工安排、农转非等文件。
长期
（20）本村村民建房申请及批准材料。
（21）本村关于宅基地丈量登记登记、统计表。
（22）本村向上级所作的一般性或上级未批量的请示、申请报告。
短期
（23）本村选举市、镇人民代表候选人名单、选民登记表。
短期
（24）本村的各种季度、月度统计报表。
短期
（25）一般的人民来信来访材料。
短期
（26）上级印发的政策性、法规性文件。
（27）本村关于农植物、花果、林、桑栽培技术文件、原始记录、总结。
长期
（28）本村关于植物保护、病虫害防治技术文件、原始记录、总结。
长期
（29）本村关于水产养殖、家禽家畜饲养技术文件及原始记录、总结、统计表。
长期
（30）农机管理、农田水利建设规划、方案、报批文件、工程设计、施工文件及图表。
二、会计档案
1、会计凭证类短期
2、会计帐薄类
（1）现金和银行日记帐长期
（2）总帐及各种明细帐短期
3、财务报告类
（1）会计年报表长期
（2）月、季报表短期
4、其它类
（1）会计移交清册短期
（2）会计档案保管清册长期
（3）会计档案销毁清册长期
注：
涉及外事和对私改造的会计凭证、帐簿长期
三、照片档案
1、本村党支部活动、村委换届选举、社员代表大会等会议照片。
2、本村历年来获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖旗等拍摄的照片。
3、上级领导来村视察、检查工作形成的照片。
4、本村同有关单位举行会谈、签约等照片。
5、本村重大的验收、评比、评审活动过程中形成的照片。
6、本村有关重大工程建设、村容村貌等照片。
档案分类方案
一、分类说明
村民委员会是农村基层群众性自治组织，根据其工作性质、特点，档案分类参照《机关档案业务建设规范》实施。
文书档案：
按年度——问题分类
科技档案：
按性质分类
会计档案：
按核算单位——年度——形式分类
特殊载体档案：
按载体形式——年度——内容分类
二、档案分类表
一级类目
二级类目
文书档案
（按年度——问题分类）
科技档案
基建档案
设备档案
会计档案
会计凭证
会计账簿
会计报告
其他类
特殊载体档案
照片
录音带
录像带
光盘
文书档案整理方法
一、组卷
（一）组卷的一般要求
按文件的自然
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