采购部手册Word文件下载.docx
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第一章:
采购部组织架构
第一节:
采购部组织机构图
第二节:
采购部工作职责
第三节:
采购部工作人员基本素质要求
第二章:
采购部业务管理规范
采购部考核标准
供应商管理规范第三节:
合同管理规范第三章:
采购合作
采购合作管理规范
采购都是公司最重要的部门之一。
它的成功运作将直接决定公司的产品结构、价格形象和盈利状况。
根据公司运营的投资和公司的阶段性目标,公司制定了全年采购部的主要任务就是通过不懈的努力,完成公司的经营指标,包括:
询价、核实供应商资质、核对产品各项参数、性能等。
围绕着这些经营指标,采购部需要做好与供应商的谈判和管理、合同的管理等,最主要的是,我们是一个团队,采购部之间的紧密合作是成功的基础。
采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性,他需要的是专业的技能和良好的综合素质。
希望这本《采购规范手册》能够帮助大家成为专业的采购高手,从而从进口就严格把关,全面提升公司的效益。
北京沃尔五矿科技有限公司
第一章:
采购部组织架构第一节:
采购部组织架构图
1.0目的
为明确规定公司采购部的组织架构,特制定本组织架构图
2.0适用范围
本管理手册适用于公司采购部、财务部、市场部、综合管理部。
3.0相关文件
3•1《公司组织架构图》
3•2《公司职责说明书》
4.0名词解释:
(无)
5.0职责:
5•1建立合理的组织架构,使采购部、财务部、市场部、综合管理部等各岗位各司其职,合理分工,提高工作效率。
6.0作业程序
6.1产品部组织架构图
公司组织架构分解图
(采购部部)
第二节:
采购部工作职责
1.0目的:
为明确规定公司采购部工作职责。
2.0适用范围:
本管理手册适用于公司采购部、财务部、市场部、综合管理部。
3.0相关文件:
(无)
4.0名词解释:
(无)
5.0职责
5•1采购总监工作职责
5•1•1监管所有的采购抉定;
5・1•2负责制定销售计划和毛利预算,对公司的毛利、销售额预算全面
负责;
5・1•3指导各采购部门经理开展工作,并完成任务指标;
5•1•4负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实。
5•2采购部门经理工作职责
5•2•1负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算;
5•2•2指导采购主管开展工作,并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标;
5•2•3发展与供应商的业务关系;
5•2•4督促落实每期促销计划,审核促销品项和价格;
5•2•5制订新产品引进计划和旧产品汰换计划并监督落实。
5•3采购主管的工作职责
5•4•1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理;
5・4・2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实;
5•4•3负责本部门产品计划表的落实和调整;
5・4・4定期做客户回访,并及时与公司及时沟通,解决销售中出现的问题。
5•5采购助理的工作职责
5•5•1协助采购主管开展工作;
5•5•2负责采购主管的文书工作;
5•5•3供应商前期接待、合同和相关资料的整理。
第三节:
采购部工作人员基本素质要求
为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则,特制定本管理规定
2.0适用范围:
本管理手册适用于公司采购部全体员工。
3•1《公司员工奖惩制度》
5•1操守廉洁
5•1•1正直高尚的个人品质;
5•1•2良好的职业道德;
5•1•3不利用工作之便谋取私利,拒绝接受供应商的任何个人馈赠
5•2市场知识
5•2•1对机械行业有深入的了解;
5•2•2对市场有深入的了解;
5•2•3掌握对所负责部门产品的专业知识;
5•2•4对供应商的熟悉。
5•3精打细算
5•3•1把公司采购看成是自己的生意;
5•3•2良好的成本控制意识;
5•3•3尽最大努力创造最高的利润;
5•3•4时时处处维护公司的整体利益。
5•4积极认真
5•4•1敬业、爱业;
5•4•2良好的心态,工作认真扎实;
5•4•3上进心强。
5•5创新求进
5•5•1不断寻求突破,提升业绩;
5•5•2善于学习,提高自我;
5•5•3不躺在原来的成就上沾沾自喜。
5•6适应性强
5•6•1良好的身体素质和心理素质;
5•6•2能适应公司快速扩张的需要和重复繁琐的工作;
5•6•3合理安排工作。
5•7团结合作
5•7•1良好的淡判能力,不断提高谈判技巧,善于与供应商合作;
5•7•2良好的人际关系处理能力,善于与各部门同事合作;
第二章:
采购部业务管理规范
第一节:
采购部考核标准
为明确规定公司的采购工作重点和考核标准,特制定本管理规定。
本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
在遵循公司总体经营目标下,制订并落实本年度采购目标及采购考核标准,将产品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化。
6•0作业程序
6•1销售计划
为强化各部门目标责任制,应该制订相应的销售计划。
根据公司的现状,为便于顺利调整到位,使目标制订更加切合实际,将公司销售指标计划分为两个阶段:
第一阶段为计划如下:
第二阶段为计划如下:
6•2毛利计划
为便于公司毛利的调整,根据公司的具体情况,随时根据市价进行调整
供应商管理规范
为明确规定公司的供应商管理程序,特制定本管理规定。
3•1
(无)
5.0职责建立供应商管理规范,优化供应商结构,维护公司整体利益,提高供应商对公司的支持,提升销售。
6.0作业程序
6.1寻找优秀的供应商
6•1•1供应商的分类:
6•1•1•1按供应性质分类:
制造商、代理商、批发商;
6•1•1•2按区域分类:
全国性供应商、区域性供应商、本地供应商;
6•1•1•3按品牌分类:
知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商;
6•1•2供应商选择策略:
6•1•2•1全国品牌产品争取与制造商、地区总代理直接进货;
6•1•2•2地方产品应与本地制造商直接进;
6•1•2•3同一品类应有至少两家供应商供货,以获取较为低廉的供货价格;
6•1•2•4不引进只提供一种产品的供应商,除非特别情况,并
经采购总监批准
6•1•3供应商应提交的资料:
6•3•盖公章的企业营业执照复印件(并已办理当年度年检);
6•1•3•2盖公章的企业税务登记证复印件(并已办理当年度年
检);
6•1•3•3企业法人代码证书;
6•1•3•4商标注册证明;
6•1•3•5代理、经销商的代理、经销许可(授权书);
6•1•3•6企业开户行资料;
6•1•3•7盖公章的增值税发票复印件;
6•1•3•8盖公章的产品报价表;
6•1•3•9其它相关资料;
6•2供应商的谈判
6•2•1谈判要点
序号
谈判要
占
八、、
谈判细则
1
销售分
析
1•取近时期的销售情况(取近一个月或半个月)
2•供应商产品中销售取好和取差的产品
3•每月、每季、每年所采购产品极其相关产品的销售量
4•顾客反馈
2
利润回顾
1•销售情况很好,供应商是否能再降低进价,以便扩大销售量
2•销售达到供应商的返利要求,供应商应予返利
3•供应商提供给其他公司更低的价格,应对本公司一视同仁或提供更低价格
4•供应商的通道费用
3
供货情况
1•严格控制不安规定时间发货现象的发生
2•与供应商一起分析断货的原因:
A•信息沟通中的不顺畅、不及时
B•供应商的生产、供应能力跟不上
C•其他原因
3•在供应商产品畅销的情况下,要求供应商的优先供货
4•要求供应商逐步建立与本公司的信息系统相连接的信息系统,以便及时的信息传递
4
送货
1•直接送货
2,送货的预约
5
价格分析
1•其他公司同样产品的售价
2•其他品牌同类产品的售价
3•与供应商共同分析,是否还能在降低成本的基础上降低价格
6
付款方式
1•付款方式
7
市场信息
1•同类产品的销售情况
2•顾客的反馈
3•潜在能力的产品
8
竞争情况
分析
1•分析供应商的其产品的销售情况,同时分析本公司的优势与不足
2•同类产品的其他品牌的市场状况
6•2•2与供商谈判的技巧:
6•2•2•1谈判前要有充分的准备;
6•2•2•2谈判时要精神焕发,有朝气;
6•2•2•3尽量与有权决定的人谈判;
6•2•2•4尽量在本公司办公室内谈判;
6•2•2•5我方应掌握主动;
6•2•2•6必要时转移话题;
6•2•2•7尽量以肯定的语气与对方谈话;
6•2•2•8尽量成为一个倾听者;
6•2•2•9尽量站在对万的角度,为对方着想;
6•2•2•10必要时以退为进;
6•2•2•11不要草率做出决定;
6•2•2•12谈判时要避免谈判破裂。
6•3供应商档案的建立
6•3•1供应商的档案应包括以下内容:
6•3•1•1供应商登记表;
6•3•1•2供应商产品价格登记表;
6•3•1•3供应商企业资料;
6•3•1•4供应商采购合同;
6•3•1•5供应商洽谈登记表;
6•3•1•6供应商顾客投诉登记表;
6•3•1•7供应商顾客服务登记表;
6•3•1•8供应商销售业绩分析表;
6•3•1•9优秀供应商综合评估加权评分表。
6•3•2供应商的档案应该及时登记、整理。
6•3•3供应商的档案应由专人负责整理、保管,并录入电脑系统保存资料。
6•4供应商的汰换
6•4•1经常对供应商的销售情况进行检核,与供应商共同分析销售差的
原因;
6•4•2应先删除市场不需要的产品;
6•4•3对总体销售差的供应商在双万协商后仍无改进的要及时删除;