房地产企业档案管理办法文档格式.docx
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9、声像信息类：
集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等。
第三条收集归档：
1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则。
2、凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存。
3、工程项目文件在各阶段形成过程中，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档。
4、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料，由主办部门收集存档，会议文件由会议主办部门收集存档。
5、归档的文件材料必须完整，层次分明，符合其自然形成规律，保持文件之间的联系，科学分类、立卷和编目，便于查找和利用。
●在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列，一般批复在前，请示在后；
正本在前，副本在后；
如有大型图表或大于十六开的张页时，要进行技术折叠成A4大小。
●不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；
跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；
跨年度总结放在最后一年立卷；
跨年度规划放在第一年立卷；
案件文件放在结案年立卷。
●拟定案卷标题要简明、扼要，结构完整，准确反映出案卷的主要内容，一般由责任者、问题、名称三部分组成。
●整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年-50年）、短期（15年以下）三种。
确定档案保管的基本原则是：
对公司有长远利用价值的档案应永久保存；
对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
6、密级的确定：
绝密、机密、秘密
●集团经营发展中，直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级；
●集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为机密级；
●集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。
7、组卷：
●组具：
封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒。
●封面填写：
案卷题名、编制单位。
●页号打印：
一般在右下角，反面标在左下角，照片档案背面编号。
●卷内目录（附件一）的填写：
一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际编号填写。
●备考表的填写：
注意使用碳素笔填写。
第四条档案分类编号：
1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案利用工作的顺利进行，分类原则如下：
●按项目分类
●按专业性质分类
●按组织机构分类
●按时间分类
2、档案分类编号详见《**档案归档明细》，任何新增/删除/变更档案分类编目等建议，须经集团编阅后发布为执行版本。
为保持系统一致性，各城市公司不可各自制定编目。
第五条档案保存：
1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；
一旦出现险情，须立即向人力行政部报告。
2、禁止无关人员进入档案室。
3、资料档案发生损毁丢失时，根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚。
4、档案管理人员应及时做好电子档案备份工作，所有备份須于每月底最后一个工作日电邮人力行政部，待该部统一更新存档。
第六条档案借阅：
1、借阅任何文件资料，办理审批及借阅登记手续，填写《档案借阅审批表》，（附件二），并编制《档案借阅登记簿》（附件三）归还存档时，必须逐卷、逐页清点和检查，经双方核准后，经检查无误方可办理注销手续。
2、借阅非机密性文件（包括复印件），须经相关部门负责人批准；
借出原件（密件），须报城市公司总经理/主管运营总监审批，借阅者要妥善保管所借资料，如发生泄密情况，借阅者承担全部责任。
3、办理银行贷款按揭所需的项目报建文件，证照文件及报建图、报建审核书、办理产权所需项目资料，须经城市公司总经理审批。
4、所有合同、证照、规划设计批复、批准书、报建图、报建审核书等资料原件未经城市公司总经理批准不得借出
5、任何人借阅档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；
不准在文件上作记号、涂改、污损、转借等。
7、借阅档案者必须严守集团机密，绝不能将档案资料内容外泄；
由于泄漏机密而给集团造成损失者，将对其进行处罚直致追究其法律责任。
第七条借阅期限：
短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天，如确需延期应提前办理续借手续，必须经原审批人批准。
第八条档案移交：
1、如档案需向政府部门如向城建档案馆移交，需将有关规定及档案材料报城市公司总经理批准，档案转移交由人力行政部负责，各相关部门配合。
2、各部门每年度形成的档案应于下年度三月份以前移交档案室，填写《档案交接表》（附件四）。
3、工程项目于项目结束移交档案室。
4、各城市公司与集团各职能中心对接，集团各职能中心与集团档案室对接。
第九条档案销毁：
1、档案在归档一定时期后，由城市公司总经理/COO/CFO组成的档案鉴定小组对其中失去保存价值或超过保管期限的档案进行鉴定销毁。
2、销毁档案应填写《档案销毁审批表》（附件五），经鉴定小组批准方可销毁，并编制《档案销毁清册》（附件六），
3、销毁档案时必须到指定地点，由相关部门人员及人力行政部经理同时在场监督，以防档案遗失和泄密。
销毁后，参与销毁人员需在销毁清册上签字盖章。
4、会计档案保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
第十条档案室管理：
1、集团档案室由专人进行管理，负责借阅、保管等管理工作。
2、录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施，防止资料遭到破坏。
3、对超期存档的资料，由档案室提出销毁报告，经有关部门审核和执行总裁批准，在有效监督的情况下进行销毁。
4、各种档案应保持清洁卫生，档案室应通风良好、切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
5、档案室内严禁吸烟或有明火作业及电加热设备的使用，防止火灾发生。
第十一条违规责任
1、对于不能履行岗位职责的档案工作人员，两次以上者予以通报批评。
2、对于因工作失误造成档案腐蚀、缺损、丢失，为公司造成重大损失的档案工作人员予以500元至1000元的经济处罚。
3、对于由于部门负责人重视不够引起的档案工作失误给公司造成重大损失的，直接其进行警告处分及1000元至2000元的经济处罚。
4、如档案借出后因保管不慎将文件遗失则调卷人负全部责任。
档案管理人员有义务协助其责成相关负责人尽快对该文件进行补办，同时对调卷人处以500元至1000元以内的罚款。
5、、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，对于借阅期满未办理续借手续的，对当事人处以500至1000元的罚款。
6、对于不能按照规定及时将报送城建档案馆的档案移交给档案室的相关部门档案工作人员，根据其对工程规划验收、备案及入住进度的影响程度处以200至500元的处罚。
7、对于严格保密的档案如出现泄密情况，则视其情节轻重程度追究相关责任人的法律责任。
第十二条日常运作所需之工作档案，由各职能部门各自负责。
具体内容参照以下附表：
附表1：
《档案卷内目录》
附表2：
《档案借阅审批表》
附表3：
《档案借阅登记簿》
附表4：
《档案交接表》
附表5：
《档案销毁审批表》
附表6：
《档案销毁清册》
附表7：
《档案案卷目录》
附表8：
《档案跟踪检查表》
《档案卷内目录》（附表一）
第页共页
案卷号
案卷题名
保管期限
起止日期
卷内页数
柜号
顺序号
文件编号
文件题名
日期
份数
页数
备注
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《档案借阅审批表》（附表二）
编号
借阅人
案卷密级
件数
借阅时间
借阅周期
最迟归还时间
借阅用途
案卷档号
案卷内容
借阅人签字
借出经办人
审批人签字
归还人签字
归还经办人
、
《档案借阅登记簿》（附表三）
序号
部门
审批人
案卷题名
用途
归还日期
续借日期
《档案交接表》（附表四）
交接日期
案卷名称
张数
起至日期
密级
移交部门
移交人签字
接受人签字
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