《公文编制指引》资料.docx

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《公文编制指引》资料

**地产公司

公文编制指引

（二○○三年四月二十一日总经理办公会议审议通过）

第一章总则

第一条本指引旨在规范公司公文的编制。

第二条本指引适用于公司公文编制过程中的公文形式、格式设置、内容、文字表述等。

各单位的公文编制可参照本指引。

第三条术语及注释

本指引中所称“公司”包括**地产公司和**地产公司。

本指引中所称“公司各单位”包括深圳市**创业有限公司、**局物业管理有限公司、深圳**供水有限公司和深圳**供电有限公司。

本指引中所称“公司各部门”包括**地产公司总部各部门及**地产公司各中心、部门及项目部。

本指引中所称格式术语均采用Microsoft公司生产Word软件简体中文版术语。

本指引中所指纸张规格均采用ISO9000体系规格。

第二章职责

第四条公司公文编制的形式及格式审定由公司行政与人力资源部负责。

公司各部门在起草公文时应遵循本指引。

第五条公司各单位、各部门须指派专人负责公司发放规章制度文件的归卷、登录目录、填写更新记录及保管，并接受公司行政与人力资源部的定期检查。

第三章公文形式

第六条公司的公文形式主要有:

（一）令

适用于奖惩有关组织和人员；

（二）决定

适用于对重大事项或者重大行动做出安排；

（三）通告

适用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守或需要知道的事项；

（四）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项；

（五）通知

适用于传达上级指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位公文；发布规章；任免和聘用管理人员；

（六）通报

适用于对人与事的表扬或批评；传达重要精神或者情况；

（七）报告

适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级询问；

（八）请示

适用于下级向上级请求指示、批准；

（九）批复

适用于答复下级请示事项；

（十）签报

适用于公司单位内部部门向公司领导请示、汇报工作；

（十一）函

适用于与不相隶属单位或平行单位之间互相洽商工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

第四章排版格式

第七条用纸

公司文件印刷用纸为80g/m2复印纸或胶版纸，规格为A4，特殊情况下可使用A3。

页面设置：

天、地头（上、下白边）各2.54cm，左、右边（左、右白边）各3.17cm；拼页；竖向用纸（必要时横向用纸）。

第八条纸质公文应左侧装订。

第九条公文格式包括下述内容：

拟文单位、拟稿人、标题、核稿、签发、主送对象、抄送对象、抄报对象、正文、附件、发文单位印章、发文时间、校对人、公文编号、密级、紧急程度等。

第五章文字

第一十条本指引将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

第一十一条眉首

1、文头

公司使用统一印制的公文用纸。

其中：

眉首上印有“**地产公司文件”红色黑体字样，用于公司向上级、公司各单位、公司各部门和其他机构、单位、组织等行文首页用纸（附录1）；

眉首上印有“**地产公司文件”红色黑体字样，用于公司向其他机构、单位、组织等发函首页用纸（附录2）；

眉首上印有“**地产公司文件”红色宋体字样，用于**地产公司向上级、**地产公司公司各部门，以及其他机构、单位、组织等行文首页用纸（附录3）；

眉首上印有“**地产公司（总部）**地产公司内部签报”红色宋体字样，用于公司各部门向公司以及公司各部门之间行文（附录4）。

2、秘密等级和保密期限

密级公文，应根据秘密程度标明“A密”即绝密、“B密”即机密、“C密”即秘密等字样。

如需标识秘密等级，用3号黑体加粗，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3、紧急程度

紧急公文，应根据公文的紧急程度,分别注明“特急”、“急”的字样；如需标识紧急程度，用3号黑体加粗，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3、联合行文

联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。

4、发文字号

发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。

文头下空2行，用3号仿宋体加粗，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

其中：

（1）向上级单位请示、汇报及公司的公告、通告，发文字号为：

深控发字[年度]×××号；

（2）与同级单位洽商工作的行文,发文字号为：

深控函字[年度]×××号；

（3）按业务分类的行文，发文字号为：

深控行人字[年度]×××号；

深控董秘字[年度]×××号；

深控企管字[年度]×××号；

深控财务字[年度]×××号；

（4）公司各部门向公司领导请示、汇报和向平行部门商洽工作的签报，采用按部门分类的文号，行文字号为：

董秘处：

董秘签报字[年度]×××号；

企业管理部：

企管签报字[年度]×××号；

公司财务部：

深控财签报字[年度]×××号；

营销中心：

营销签报字[年度]×××号；

工程管理中心：

工程签报字[年度]×××号；

策划设计中心：

策划签报字[年度]×××号；

**地产财务部：

地产财签报字[年度]×××号；

租赁管理部：

租赁签报字[年度]×××号；

预算采购部：

预采签报字[年度]×××号；

行政与人力资源部：

行人签报字[年度]×××号；

信息部：

IT签报字[年度]×××号；

客户中心：

客服签报字[年度]×××号；

发展部：

发展签报字[年度]×××号；

205项目部：

205签报字[年度]×××号；

海*项目部：

海*签报字[年度]×××号；

*山项目部：

*山签报字[年度]×××号；

*岭项目部：

*岭签报字[年度]×××号；

花园项目部：

花园签报字[年度]×××号。

公司各单位的发文字号按上述原则自行确定,并报公司行政与人力资源部备案。

5、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平等排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体加粗，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体加粗标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

第一十二条主体

1、公文标题

公文标题应当准确、简要地概括公文主要内容，并标明公文种类。

一般在红色反线下空2行，用小2号宋体加粗，列示公文名称，如“关于××××的通知”，标准字间距，单倍行距，段前、后间距均为0，居中对齐。

若文件名称过长，可分行列示，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送单位

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体加粗标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3、公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

用3号仿宋体，文中如有小标题可用小3号宋体加粗或黑体加粗。

4、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体加粗标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5、成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”，而不能写作“0”或“O”；成文日期的标识位置见“公文生效标识”。

6、公文生效标识

（1）单一发文印章

单一单位制发的公文在落款处署上发文单位名称，加上成文日期。

发文单位名称应与成文日期对齐。

成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

（2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3cm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

（3）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7、附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

第一十三条版记

1、主题词

“主题词”用3号黑体加粗，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小3号宋体加粗；词目之间空1字。

2、抄送单位

公文如有抄送单位，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体加粗标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。

3、版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

第一十四条附表

需要以表格形式表述的，可以在正文后附录表格，附录内容与正文内容应一致并具有同等制度性约束效力。

第一十五条颜色

文件中图文均为黑色。

第一十六条页码

建议采用Word中的默认值，插入/页码，居中，4号TimesNewRomar字。

横排A4及竖排A3表格页码置于左下角。

第六章表述

第一十七条公文的文字表述应使用规范语文体，力求严谨、简洁。

第一十八条撰拟公文应注意以下事项:

（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定；

（二）内容翔实,观点明确,文字精练,条理清楚,层次分明,标点符号正确；

（三）公文中的人名、地名、数字要准确,引用的公文要注明发文机关、公文编号、标题和发文时间；

（四）公文中的数字,在不致引起混乱的情况下,应尽量使用阿拉伯数字；

（五）请示问题应一文一事。

第一十九条公文的名称建议使用“关于××××的通知”、“请示”、“报告”、“函”、“指南”、“纪要”等。

第二十条“请示”和“报告”不能混用，不能将“请示”当成“报告”，也不能在“报告”中夹带“请示”。

第二十一条“请示”必须在正文后附注联系人及联系方式，以方便办理；“请示”结尾一般要以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。

以“妥否，请批示”、“以上意见，请予批示”等结尾。

不得用“务望尽快批复”等带指令性的措辞，也不必用“致、礼”等谦语。

第二十二条规范的结构层次序数应该是：

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层