行政办公管理制度修改后资料docWord文件下载.docx
《行政办公管理制度修改后资料docWord文件下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行政办公管理制度修改后资料docWord文件下载.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
按照不同文件的性质分成若干类别,如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等,以便于文件的整理和保管。
3.3拟定卷内文件保存价值
按照统一的原则标准,将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
3.4科学、合理地排列卷内文件
应按照一定的规律排列卷内文件,使文件保持条理性,一般要求是:
3.4.1重要文件在前,次要文件在后;
3.4.2政策性文件在前,业务性文件在后;
3.4.3综合性文件在前,专题性文件在后;
3.4.4正文在前,附件在后;
3.4.5结论性文件在前,调研性文件在后。
3.5文件装订成案
定卷时,在完成对卷内文件系统排列后,应编号,填写卷内目录和卷本备考表,然后填好案卷的封皮及案卷的目录,最后按规定的方式进行装订。
3.6文件移交归档
文件完成立卷工作,就可在规定的时间移交档案室,一般都在年终时进行。
移交档案时要有移交目录,双方清点后,应签字确认。
4.文件的存放管理
文件的存放指日常文件的保管,主要由文秘人员负责,应做好以下方面工作:
4.1加强文件安全性的管理
4.1.1文件应当有一个安全的存放之处,如专门的文件室与文件柜。
4.1.2文件应当有专人负责保管,文件存、取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。
,
4.1.3应对专管人员提出责任要求,主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防
损等方面的工作。
4.1.4主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。
4.2做好存放文件的分类工作
4.2.1按文件的办理情况,可分为待办件、办结件分别存放;
不需办理的,作为阅知性文件存放。
也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。
4.2.2对分好类的文件按收文顺序排列,并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录,以利查找。
4.2.3本单位发文的存档件和余存件应分别存放,文件发出后,要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内,余存件放入余存文件袋,并在封面标上文号、余存份数,袋内还应附有余存文件登记表,使用余存文件时需在登记表上登记,收回时在表上注销。
4.3做好文件的清退工作
4.3.1对按规定应办理清退的文件,秘书部门应制发《清退文件通知单》,并对应清退的文件加盖清退戳记。
4.3.2清退的文件按时间要求可分为以下两种:
a.随时清退的文件。
包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。
这类文件要求阅后尽快清退,否则会贻误工作。
b.定期清退的文件。
这类文件大多是上级机关下发的文件,清退时间一般半年清退一次,也可年终一次性清退。
4.3.3对清退文件工作的要求一是要及时,即在要求的时限内完成清退工作;
二是要完整,清退的文件不能有丢失和缺损。
4.4做好文件销毁工作
4.4.1公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作:
a.上级下发的不需要归档立卷的文件;
b,本机关制发的归档立卷后的余份;
c.下级抄报的无存档价值的文件、材料;
d.无归档立卷价值的内部刊物、资料;
e.上级机关指定需销毁的文件。
4.4.2对销毁文件,在清点时,一般需在收发文记录簿上加盖“销毁”印戳,并将清缴出的销毁文件统一填写《销文登记表》上。
4.4.3在销毁文件前应将销文登记表上报公司领导审核签批,由上级领导作最后的鉴别,确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。
4.4.4秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场,文件销毁后,监销人也应在销文登记表上签字。
5.阅文管理
根据文件的不同情况,阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方向。
5.1文件的传阅管理
5.1.1总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员(可兼职),负责对文件的传阅进行跟踪管理,准确掌握文件流向。
5.1.2对传阅文件实行登记制度,传阅人收到文件时,应在登记簿上填写签收,阅完后把文件退回并注明。
5.1.3阅文者不得将文件在同级之问横向传递,阅完后应退还文秘人员,由文秘人员交给下一个传阅人。
5.1.4为了防止文件在传阅过程中积压,从而延误办理,文书部门应当及时催阅,以提高文件办理的效率。
5.2文件的借阅管理
5.2.1总经办负责制定文件借阅的有关制度,包括审批、登记、催退等方面的具体要求,文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事,确保文件借出后是有利于企业的,而不是危害企业的。
5.2.2借阅文件者应对文件负责,遵守以下纪律:
a。
保护文件不得丢失;
b.借阅的文件不得翻印,不得裁剪和涂改;
c.做好保密工作,不得转借他人;
d.爱护文件、注意清洁,不要弄脏;
e.在规定的时间内,阅后退还。
5.2.3本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件,可以不经领导的审批,由秘书人员掌握。
但如借阅机密文件,尤其是在阅读范围之外的;
必须经公司领导批准。
5.2.4外单位人员借阅文件时,须持有介绍信,经总经理的特批方能办理借阅。
5.2.5绝密文件只有董事长、总经理可以借阅,其他人员(指阅读范围内的人员)只能在指定地点或阅文室内阅读。
5.3阅文室的管理
5.3.1对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物,应在总经办专设的阅文室内阅读,这样既能加强文件的保密管理,也有利于文件的利用。
5.3.2在阅文室内的文件要分级分别存放,以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。
5.3.3阅文室的一些固定阅文者,由总经办发给“阅文证”,可以凭证进入阅文室。
其他人必须经领导审批,并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读,不能随意翻看其他文件。
6.文件的复印管理
文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要,但是如不加强控制管理,就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。
公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制:
6.1公司文件的复印由总经办统一负责组织进行,各部门应将需复印的文件资料送到总经办,并应填写复印登记表,然后才能复印。
6.2各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。
6.3一般文件资料复印,经部门主管签字同意,即可交总经办复印。
6.4机密文件资料复印,须经公司分管的副总经理签字批准。
6.5绝密文件资料的复印,必须经总经理签字批准。
6.6需要公开发表的文件,同内部印发文件一样,也必须事前按以上条款的规定办理审批手续。
6.7文件资料的翻印除了复印,其他如打印、传真等,均应按复印的管理规定和要求执行。
公文处理规定
公司的公文(包括电报)是发布企业规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的工具。
为了促使公司公文处理做到准确、及时、安全、规范、特制定本规定。
2.管理职责
公司的公文由总经办统一收发、分发、传递、用印、立卷和归档。
在公文处理工作中应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,提高公文处理工作的效率和质量。
公司各部门及子公司都必须严格执行公文处理的程序,按职权范围认真做好公文管理中的各项工作,严格执行有关保密规定,提高公文办理的效益和质量,通过对公文的规范运作,更好地为公司经济建设服务。
3.公文的种类
本公司常用的公文种类可以分为以下十种:
3.1决定、决议
a.对总公司或子公司的重要事项或重大行动做安排用“决定”。
b.经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。
3.2指示
对下级单位布置工作,阐明工作活动的指导原则用“指示”。
3.3公告
公司决定的重要事项,需向外宣布,广而告知,用“公告”。
3.4通告
公司决定在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。
3.5通知
发布公司重要决定,转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文,转批下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项,用“通知”。
3.6通报
表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
3.7报告、请示
a.向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议用“报告”,,
b.向上级部门请求指示,并需批复的用“请示”。
3.8批复
下级部门提出请示后,答复请示事项,用“批复”。
3.9函
各子公司之间相互商洽工作、询问和答复问题,向外单位联系公务、洽谈工作事项,用“函”。
3.10会议纪要
传达重要会议所议定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。
4.公文的格式
公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正义、发文时间、印章、主题词、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。
4.1公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文单位、事由和文种,除批转规章制度性文件外,一般不加书名号。
4.2发文字号,包括单位代号、年号、顺序号。
几个单位联合发文,只标明主办单位发文字号。
4.3公文除会议纪要外,应加盖印章。
4.4保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
4.5紧急公文应分别标明“特急”、“急”。
4.6请示一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应用抄报形式。
4.7公文如有附件,应在正文之后,注明附件名称和顺序。
4.8发文单位应写单位全称或规范化简称,几个单位联合发文,应将主办单位排列在前。
4.9会议通过的文件(指决定、决议),应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。
4.10文字从左到右横写、横排。
4.11公文纸一般用A4复印纸,左侧装订,装订公文一律使用二颗订书钉,装订时公文纸张的地方,翻页口边要齐整。
4.12文件标题一律用二号宋体字,正文使用小四号仿宋体字。
主题词、报送、发送单位一律小四号宋体字。
5.行文规范
5.1公司总部及各子公司的行为关系,应根据各自隶属关系和职权范围确定。
5.2公司各部门在自己的权限内,可以互相行文,可以同下一级企业有关业务部门互相行文;
也可以根据公司总部授权和有关规定对子公司直接行文。
5.3各子公司之间的重要行文,应抄报公司总经办。
5.4凡部门之间对有关问题未协商一致时,一律不得各自向下行文。
5.5各子公司可以联合行文。
5.6请示的公文,一般应一文一事。
除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,更不要同时报几个领导,严禁多头请示。
5.7受双重领导的企业上报公文,应根据内容写明主报单位和抄报单位,由主报单位和报抄单位,由主报单位负责答复请示的问题,上级主管单位向双重领导的下级单位行文时,应同时抄送另一下级单位。
6.公文办理
6.1发文处理程序
主要程序依次为:
拟稿-核稿-签发-注发-打印-盖印-装封-分发-归档
6.1.1拟稿。
拟稿分两步,首先由公司领导