档案管理操作手册样本文档格式.docx

档案管理操作手册样本文档格式.docx

《档案管理操作手册样本文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理操作手册样本文档格式.docx（39页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

不同行业均有自己行业原则档案分类码。

因此，系统支持不同档案库选取不同原则档案分类码。

选取【定义】=>

【原则档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑窗口。

图17-1-2ABS编辑窗口

系统预建了一种默认ABS库。

顾客可自建本行业原则档案分类码库。

点击库维护，系统弹出原则档案分类码库维护窗口。

顾客可在此窗口维护原则档案分类码库。

默认档案分类码库不可删除。

顾客可选取一种ABS库，点击设立默认库将当前库设为默认档案库。

图17-1-3ABS库列表

维护ABS库完毕后可继续回到ABS编辑窗口进行有关编辑。

新总目：

新增基本构造目录，即顶层节点。

新子目：

新增顾客选中节点子节点。

删除：

删除顾客选中节点及其子节点，当前节点或其子节点已被分派到有关文档后，系统回绝顾客删除操作。

修改：

顾客选取一种ABS代码，点击修改，系统修改当前被选取节点信息。

保存：

保存顾客对节点信息录入和修改成果。

导出：

将当前ABS库整体导出为一种dbf文献，以供顾客保存和分发。

导入：

将一种ABS导出文献，导入到当前ABS库中，当前ABS库中既有ABS码将被清空。

在这里，咱们把和质量有关联某些文档以QBS构造单独导入档案管理，这样便于顾客对与质量有关联文档进行立卷归档。

在ABS树上选中一种结点，作为导入QBS构造根结点，然后点击导入QBS。

图17-1-4导入QBS后ABS树

注意，QBS只能导入一次，若重复导入，前一次导入QBS将被删除，由新导入QBS取而代之。

QBS导入完毕，点击导入QI，将QI有关联文档导入已经建好QBS树中。

图17-1-5导入与QI有关联文档

此时，咱们回到辅助立卷页面，在这里，咱们就可以直接对这些文档进行立卷归档了。

17.1.3列表框参数定义

顾客在维护文献和案卷信息时有些下拉列表框中字段在此窗口中进行维护。

顾客用鼠标点击要维护参数列表选项，系统弹出下拉列表维护窗口供顾客维护有关信息。

【列表框参数】菜单，进入列表框参数编辑窗口。

图17-1-6参数列表框窗口

17.1.4报表设立

在主窗口选取档案管理子模块，系统在主菜单显示案卷管理菜单项。

选取【案卷管理】=>

【报表设立】菜单下各个菜单项，编辑各个报表打印模板。

图17-1-7报表设立窗口

将当前修改报表格式进行保存。

另存为：

将当前报表格式另存为一种文献。

调用：

打开一种现存报表文献。

预览：

预览报表打印效果。

页面设立：

设立页面高宽等信息。

17.2档案库及文献整顿

17.2.1新增档案库

顾客选取【文献】=>

【新增档案库】菜单，系统将弹出新增档案库向导。

一方面，填写档案库代码和名称以及有关信息。

填写完毕后，点击向导下一步。

图17-2-1档案库生成向导（基本信息）

随后，顾客在向导第二步选取档案库有关工程。

点击增长、删除来设立档案库有关工程。

注意，在同一种档案馆下，包括工程是不能重复，系统会自动将重复工程过滤掉。

选取完毕，点击下一步。

图17-2-2档案库生成向导（选取相应工程）

最后，填写创立档案库管理员和时间等信息。

点击完毕，系统完毕一种新档案库创立工作。

图17-2-3档案库生成向导（创立时间及人员）

完毕了档案库和工程相应后，系统在主窗口文献树中显示档案库有关工程下有关文档分解构造，每个节点挂接了相应文献。

顾客可在主窗口维护文献归档信息，下载文献附件，并将文献归档。

17.2.2档案库管理

档案库管理支持对档案库录入、修改和删除操作。

删除档案库时，系统将删除与其有关信息。

维护档案库信息时，档案代码和名称是必要录入信息。

点击档案库，进入档案库编辑窗口。

图17-2-4档案库编辑窗口进入

17.2.2.1基本信息页

图17-2-5基本信息页

顾客可在此窗口增长删除修改档案库信息。

可在基本信息修改档案库基本信息。

档案库按类型分类可分为：

正式档案库和暂时档案库。

顾客可选取档案库所在档案馆和原则档案分类库。

档案库按类分类可分为：

文档、科档、专项档案、声像档案和照片档案。

注意：

档案库代码是唯一，系统回绝顾客录入重复档案库代码。

管理员选取必要是系统顾客，否则，系统将给出提示：

图17-2-6当选取管理员不是系统顾客时给出提示

17.2.2.2有关项目页

顾客亦可在有关工程增长删除档案库有关工程。

当被删除工程下文档已经被归档时，系统将回绝顾客对此工程删除祈求。

图17-2-7有关项目页

点击增长，系统弹出工程选取窗口。

顾客可选取各种有关工程。

分派档案库有关工程原则：

一种工程只能被分派到同一档案馆下一种档案库下，不可被分派到同一档案馆下不同档案库中。

图17-2-8工程选取窗口

在这里，为了以便顾客，咱们将项目记录导成项目记录树构造，这样能让顾客清晰看到各种项目记录，便于顾客对其立卷归档。

一方面，咱们点击导入工程记录树，稍等半晌，系统显示导入成功。

图17-2-9工程记录树导入成功

然后，咱们点击选取导入工程记录类型，跳出选取窗口，将需要导入项目记录类型选取至右边窗口。

图17-2-10导入项目记录类型选取窗口

点击拟定，完毕有关文档导入。

17.2.3文献分类

【打开档案库】，系统弹出档案库选取窗口。

顾客可选取各种需要查看档案库，点击拟定，打开相应档案库。

图17-2-11档案库选取窗口

图17-2-12被选档案库中包括文档

顾客打开档案库后，可在主窗口左侧看到有关档案库文献分类树。

文献分类树分为两种：

一种是档案库分类树，它构造层次如下：

档案库=>

档案库有关工程=>

工程下图纸文档分类；

此外一种是TBS，它构造层次就是工程记录分类树。

顾客选取工程节点，系统显示此工程下所有文档。

选取某图纸文档分类，系统显示此图纸文档分类下所有文档。

【关闭档案库】，系统关闭所有档案库。

注意，PowerOn中文档要能显示在档案管理文献管理里，必要满足两个条件：

1、文档状态必要是“批准”或者“归档”；

2、文档“移送归档”属性必要是“是”。

17.2.4文献信息管理

顾客打开档案库后，可在主窗口中维护有关文献有关信息。

17.2.4.1基本信息页

选取基本信息页，查看文档基本信息。

文档基本信息维护全在PowerOn中完毕。

图17-2-13基本信息页

17.2.4.2归档信息页

选取归档信息页，维护文献归档信息。

图17-2-14归档信息页

注意，在维护文档归档信息时，必要先点编辑，使属性框都处在编辑状态，编辑完毕后来，依照需要，点击确认保存修改信息，或者点击放弃取消本次修改操作。

17.2.4.3案卷信息页

选取案卷信息维护文献案卷信息。

图17-2-15案卷信息页

点击增长，系统弹出档案库选取窗口，顾客选取此文献需要归档档案库。

图17-2-16档案库选取窗口

选取完毕后，可点击ABS栏，系统弹出ABS代码选取窗口，顾客指定ABS代码。

图17-2-17点击ABS栏选取ABS

图17-2-18ABS选取窗口

在辅助立卷模块中，此文献只可在当前所选档案库有关ABS下找到。

注意，如果文献需要归档，这里档案库和ABS是必选。

若文献未分派有关档案库和ABS码，系统将无法将其组到有关档案库相应案卷中去。

17.2.4.4附件信息页

选取附件信息，可查看并下载文献附件。

图17-2-19附件信息页

17.2.4.5文献ABS码批量更新

为了能批量填写ABS码值，系统在快捷栏提供批量赋ABS码值功能按钮。

图17-2-20批量更新ABS按钮

顾客亦可选取【文档管理】=>

【批量更新文献abs码】，实现上述功能。

顾客一方面选取各种文献，然后选取批量更新ABS码。

系统弹出当前档案库ABS码值选取窗口，选取完毕后，系统将ABS码更新到所选文献中。

17.2.5文献查询

一种项目会包括成百上千文档，为了顾客能以便查找到自己需要文档，系统提供了文档查询功能。

图17-2-21文献查询按钮

在左边树上选取包括要查询文档结点。

点击文献查询按钮，进入查询条件设立窗口。

图17-2-22查询条件设立窗口

在字段背面复选框中打勾，表达该查询条件被选中。

下拉菜单中选取逻辑关系。

最后框中填写查询值。

图17-2-23设立查询条件

顾客可以设立各种查询条件，此时文档只有满足所有条件才会被查询到。

查询条件设立完毕，点击确认，主窗口中将显示符合条件文档。

图17-2-24主窗口中显示符合条件文档

17.3辅助立卷和档案管理

在辅助立卷模块，顾客按原则档案分类方式查阅文献，并把文献分类进行立卷。

在案卷管理模块，顾客进行有关案卷维护。

该模块重要涉及：

案卷维护，合卷，拆卷，案卷整顿等功能。

17.3.1辅助立卷

图17-3-1辅助立卷窗口

点击辅助立卷，顾客进入辅助立卷窗口，系统以国家档案分类（ABS）为原则，对文献进行分类。

顾客可用鼠标点选需要组卷文献，可点击各种文献（按住shift或ctrl键并用鼠标左键点击）。

系统以绿色显示被选中文献。

随后，顾客可选取工具条上立卷。

将选中文献进行立卷。

系统以向导方式进行辅助立卷。

顾客按顺序进行：

选取文献=>

选取案卷=>

案卷整顿，即可完毕整个辅助立卷工作。

图17-3-2辅助立卷向导一（选取文献）

一方面，系统显示刚才顾客选取文献。

顾客可再次去除不需要组卷文献，把不需要组卷文献钩去掉即可。

完毕后，点击下一步。

图17-3-3辅助立卷向导二（选取案卷）

在案卷选取窗口中选取需要组卷案卷。

顾客可选取插入已有案卷，或者选取建立新案卷。

图17-3-4辅助立卷向导三（案卷整顿之插入已有案卷）

顾客选取插入已有案卷，系统显示被选案卷详情信息。

图17-3-5辅助立卷向导三（案卷整顿之建立新案卷）

顾客选取建立新案卷，系统供顾客填写新案卷详细信息。

点击完毕，完毕向导。

如果顾客选取了立卷完毕后进行案卷整顿，系统将在向导完毕后，弹出当前案卷案卷整顿窗口。

17.3.2档案管理

点击档案管理，进入档案管理模块，顾客可维护案卷信息，并进行和卷、拆卷和案卷整顿等操作。

图17-3-6档案管理窗口

17.3.2.1案卷维护

案卷管理是以档案管理为基本，