Word的十大自动功能Word格式文档下载.docx

Word的十大自动功能Word格式文档下载.docx

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3．从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；

4．选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，点击“停止录制”命令即可；

5．退出Word，保存宏。

当下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。

二、自动更正

在Word2003中可用“自动更正”功能自动检测并更正键入错误、单词误拼、语法错误和错误的大小写。

例如，如果键人“，eh”及空格，则“自动更正”会将键入内容替换为‘the”。

还可以使用“自动更正”快速插入文字、图形或符号。

1·

，添加“自动更正“词条。

点击“工具”菜单中的“自动更正”命令，在“替换”框中键入容易发生键人或拼写错误的单词或短语——例如，键入“computD”，在“替换为”框中键入该单词的正确拼写——“computer”，点击“添加”按钮即可。

2．更改“自动更正”词条。

点击“工具”菜单中的“自动更正”命令，要更改以纯文本形式储存的r6自动更正”词条的内容，请在“替换为”框下的列表中点击所需的词条，在“替换为”框中键入一个新的项，点击“替换”按钮即可。

3．删除“自动更正”词条。

点击“工具”菜单中的“自动更正”命令，在“替换”框下面的列表中，点击要删除的词条，点击“删除”按钮。

三、自动恢复文档

可以通过使用Word的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。

要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作，必须在出现问题前，做下列操作：

点击“工具”菜单中的“选项”命令,再点击“保存”选项卡，然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框（或两者都选中）。

如果需要，请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。

要在文档意外删除或损坏后恢复工作，必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。

若丢失文档前启动了“自动恢复”功能，你就可以打开它了。

方法是：

点击“打开”按钮。

在文件夹列表中，双击Temp文件夹，该文件夹通常位于win60ws文件夹中。

选定“文件类型”框为“所有文件”选项。

Word为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存4—文件名”，并且文件的扩展名为．Doc。

打开恢复的文档，再点击“保存”按钮，在“文件名”框中，键人或选定已有的文档文件名。

Word2003还提供了指定保存自动恢复文件的位置的功能，利用它可以将自动恢复的文件放在特定的文件夹中，这样查找起来方便。

操作方法为：

1．点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后点击“文件位置”选项卡；

2．点击“文件类型”框中的“‘自动恢复’文件”选项；

3．点击“更改”按钮；

4．如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件，请找到并打开该文件夹。

注意：

如果是在运行WinJows9．x的计算机上使用Word，用于保存自动恢复文件的默认文件夹为：

Windows＼ApplicationData＼Mic凹60ft＼Word。

如果使用的是MicrosoftWindowsNT4．0或其后续版本的操作系统，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保存在Windows＼Prollles＼用户名＼APplicationData＼Micmsoft＼word文件夹下。

四、自动图文集

自动图文集是存储需要重复使用的文字或图形的地方，例如经常使用的邮件地址、标准合同条款、或分发备忘录所用的列表。

每份所选文字或图形被录制为一个“自动图文集”词条，并指定一个单独的名称。

它是word中的一个非常有用的工具，使用它不仅可以节约时间，而且能保证用语的方便和确切。

1．编辑“自动图文集”词条。

具体操作方法如下。

．在文档中录入编辑好要作为图文集内容的文字或图形；

．选定修改后的文字或图形；

．选择“插人”菜单中的“自动图文集”子菜单，然后点击“新建”命令打开“创建‘自动图文集”’对话框；

．在“请命名您的‘自动图文集’词条”框中键入该“自动图文集”词条的名称，如“断字功能”；

．这样，一个自动图文集词条就建好，下次只要键入“断字功能”或选择“插入”菜单中的“自动图文集”菜单项中“断字功能”命令，Word就会将刚才选定的文字添加到文档中。

2．插入“自动图文集”词条。

．点击文档中要插入“自动图文集”词条的位置；

．选择“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单。

若要查看所有可用的“自动图文集”词条的列表，在指向“自动图文集”时按住Shift键；

．如果子菜单包含段落样式列表，指向与你的“自动图文集”词条相链接的样式；

．点击所需的“自动图文集”词条名称即可。

五、自动创建超级链接

超级链接是带有颜色和下滑线的文本或图形，如果点击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或IntraMet上的某个HTMI‘页。

此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和叮P站点。

用Word2003的自动套用格式功能，只需键人所欲跳转到文件的地址，即可创建超级链接。

自动创建的步骤为：

1．点击“工具”菜单中“自动更正”命令，然后点击“键人时自动套用格式”标签；

2．选择“键入时自动替换”标题下的“Intemet及网络路径替换成超级链接”复选框；

3．这样，键人位于网络或Internet文件的地址时，Word2003就会将其转化为超级链接，颜色变成带下划线的蓝色文本，点击它就可跳至相应位置。

例如键入电脑报的网址：

httP：

／／www．叩cw．com，该网址立即成为超级链接，你只要点击它，就可以到该网址进行浏览了。

六、自动添加题注

Word2003可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。

下面介绍插入项目时自动添加题注的方法。

1．点击“插入”菜单中的“题注”项打开“题注”对话框，点击对话框中的“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框；

2．在“插入时添加题注”列表中，选择要用Word插人题注的项目。

如果要在插入表格时自动添加题注，则选中“MicrosoAword”复选框；

3．在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。

如果“标签”列表中没有想要的标签，点击“新建标签”按钮，打开“新建标签”对话框，在“标签”文本框中输入想用的标签如“黑鹰附表”，然后点击“确定”按钮；

4．在“位置”框所带的下拉列表中选择题注所处的位置；

5．Word一般是以阿拉伯数字“1，2，3，…”来为题注编号的，如想使用其他编号方式，点击“编号”按钮打开“题注编号”对话框，在“格式”框所带的下拉列表中选择一种编号方式，点击“确定”按钮；

6．点击“确定”按钮。

这样，每次在文档中插入表格时，woEd2000就会按刚才所选择的方式为其添加题注。

七、自动签名

电子邮件签名由文本、图片组成，word自动将其添加在待发电子邮件末尾，可为不同类型的读者创建自定义签名。

例如，对你的朋友和家人只使用名，对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。

也可以使用签名功能添加要反复套用的文字，解释你希望收件人如何答复你的邮件。

创建的方法为：

1．在word文档或电子邮件中，点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后点击“常规’’选项卡；

2．点击“电子邮件选项”按钮，然后点击“电子邮件签名”选项卡；

3．在“请键人或从列表中选择电子邮件签名的标题”框中，键入签名的名称；

4．在“创建电子邮件签名”下插入用于签名的文字;

5．点击“添加”按钮。

Word即将签名作为“自动图文集”词条保存在NoMal模板中。

要创建其他签名，请点击“新建”，然后重复步骤3—5。

这样，在下次使用时就可以使用签名了。

你还可以为邮件设置默认签名，每次发送邮件时就会在邮件下面自动添加默认的签名。

设置方法：

1．在Word文档或电子邮件中，点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后点击“常规”选项卡；

3．在“请选择默认的电子邮件签名”下，“用于新邮件的签名”列表框中，点击所需签名，在“用于答复和转发的签名”列表框中，点击所需签名即可。

‘注意：

默认签名将自动添至每个邮件的底端。

要删除单个邮件的签名，请选定该邮件的签名，然后按Delete键。

像某些阅读软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读文档，免去了用Pa8eUP＼PageDown手工翻页的麻烦。

要实现自动滚动功能，具体操作方法为：

1．选择“视图”菜单上的“工具栏”，点击“自定义”命令打开“自定义”对话框；

2．在弹出的“自定义”对话框中，选中“类别”框中的“所有命令”；

3．将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上，这时工具栏上将出现“自动滚动”命令按钮。

以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。

要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标或按Esc键即可。

九、自动插入固定的文字

在输入文档时常需要重复输入或设置具有固定格式的内容，利用Word2003的宏功能，可把第一次输入和设置的格式记录下来，以后只需运行宏即可。

下面举例介绍输入的步骤：

1．选择“工具”菜单中“宏”下的“录制新宏”命令，打开“录制宏”对话框，在“宏名”框中输入“工作室”；

2．在“将宏指定到”框中点击“工具栏”，打开“自定义”对话框，将自定义的宏拖到相应的工具栏上；

3．点击“更改所选内容”按钮，对按钮的名称或格式进行修改，将按钮名称改为“工作室”，点击“关闭”按钮开始录制新宏；

4．输人“黑鹰工作室”，按Shift键和左箭头选择这几个字；

5．点击“字体”下拉框，选择“华文彩云”字体，点击“字号”下拉框选择“二号”字，点击“格式”工具栏上的“倾斜”按钮，再点击“格式”工具栏上的“字符边框”按钮；

6．选择“工具”菜单中“宏”的“停止录制”命令。

这样，“工作室”宏就录制好，下次用时只需点击“工作室”按钮，整个文字就插入到文档中了。

十、自动重新分页

在使用word进行文档编辑的时候，分页命令可被自动执行，即当正在编辑的文档超过一页纸时，它会自动进入到下页。

自动重新分页是在进行文档编辑的时候Word自动执行的功能，它主要用于以下情况：

1．当打开一个编辑好的长文档时，在屏幕最底行的状态中会显示“Word正在重新分页”；

2．编辑过程中对文档的内容进行了插入或删除等操作后，Word会在后台进行自动重新分页，对于长文档，Word则会出现暂时“忙”状态。

以进行自动重新分页的操作；

3．打印时word必须先计算出文档的页数，才能进行打印操作，故处于打印预览状态时也会出现进行自动重新分页的操作；

4．编辑文档过程中正在编写文档的目录或索引时。

如果需要使用“自动重新分页”功能，而该功能还没有打开，可用以下方法来运行：

1．选择“工具”菜单中“选项”命令，打开“选项”