开会代表发言精选多篇文档格式.docx
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而销售部门也需要通过会议,向生产部门反馈来自市场的声音。
这时候,无论愿意与否,只要身处这条信息链上的某一个环节,你就需要在会议上发言——你代表的不是自己,而是所在的岗位。
例子不胜枚举。
一年一度的校园宣讲会,负责招聘的hr需要站在几百人面前发布招聘信息;
办公室里专业电脑软件升级之后,客服人员都会上门开个培训会,帮助每个员工尽快适应新系统;
高考前,班主任老师通常要召集家长们开个会,嘱咐一下备考的注意事项;
或者仅仅是因为你工作成绩卓著,也有可能被单位领导拉进会议室,让你在同事们面前介绍介绍经验。
再来看第二种。
在职场上,很多问题在常规流程中无法解决、无法协调的时候,就需要通过会议的形式,借助团队讨论达成一致意见。
在这种以形成决策为目的的会议中,每个人都有机会表达自己的意见,都希望通过沟通、交流甚至是交锋,获得一个尽可能对自己有利的决策结果。
无论是企业制定新规章新制度之前的意见征求会、某个产品发布之前的策划会,还是广告公司对设计方案进行阐述的竞标会,抑或评选先进工作者的部门年终总结会,在这些场合,每一个与会者都有可能获得发言的机会,阐述自己的想法,适度地自我展现。
当然,你也可以选择躲在角落里保持沉默——如果你想在职场中一直这么“低调”下去的话。
言不及义空话套话都是忌
冗长的会议除了是对与会者的一种精神消耗之外,更会导致真金白银的损失。
日本太阳工业公司曾经算过这么一笔账:
会议的机会成本=每小时平均工资的3倍×
2×
开会人数×
开会时间。
之所以平均工资要乘以3,是因为参会人员创造的劳动产值通常是平均工资的3倍;
而乘以2是因为参加会议要中断日常工作,因此损失要以2倍来计算。
效率是衡量一个会议成功与否的重要指标之一。
所以笼统来说,一切围绕效率二字的规则,比如简明扼要、开门见山、主题清晰、言之有物等,都是对会议发言者的最基本要求。
如果你需要当众进行主题发言,或者作为消息源在某个以传递信息为目的的会议上讲话,那么你首先需要做到的就是有备而来。
具体来说,有准备表现在:
在进入会场之前,弄清楚参加会议的都有谁?
自己为什么来开这个会?
会议内容大致是什么?
会议要解决什么问题?
针对这些,提前查阅相关数据、材料、历史记录,并且事先思考一下会议中可能遇到的问题。
听过一个真实的笑话。
单位里两个同事同名同姓,分属不同部门。
一次开会,不
知怎么就通知错了人,结果该来的没来,不该来的却莫名其妙地在会场里坐了半个小时,白白耽误了时间。
其实,他如果在走进会场之前有所准备,了解清楚会议的主题是什么,跟自己有什么关系,这个误会就完全可以避免。
在会议上发言,尤其是占用大块时间进行主题发言时,切忌套话、空话,要尽量做到提纲挈领,先讲主张再说理由,按照一定的逻辑把自己想说的内容列成条目,每个条目都能用几个词或者一句话概括重点。
如果时间充裕,则可以在相关条目下用事先准备好的数据、材料展开论述。
别人刚刚谈了对任务量考核方案的建议一二三四,其中三条与你不谋而合。
这时候,即便你针对这三条建议做了充分的发言准备,论点论据也更为有力,但无论如何也没必要展开来再重复一遍——否则只能是浪费大家的时间,并且是对之前发言者的不尊重。
要知道在会议上,当你的身份从发言者转变为听众的时候,认真聆听别人的讲话是必需的——尤其是在讨论环节。
因为只有了解别人说了什么,才会让你在随后的发言中有的放矢。
认真地听别人在说什么,适当地做些记录,在会议过程中不断调整、理清自己的思路,这些都会在很大程度上帮助你完成一个得体的发言。
至于那些被别人抢先提到过的内容,其实也并非雷区——你再次提到它们的时候,尽可能地用三言两语概括核心观点,并且加上一些“正如刚才×
×
谈到的那样,我还想补充一点”,或者“在这个问题上,我特别赞同×
的意见”。
这种对他人发言的承接,不仅能强化自己的观点,更重要的是,这充分体现出你在会议上有准备、专注、尊重他人、思路清晰和富有创见的良好职场形象。
承担与自身角色相匹配的责任
有句话说,成功的关键就是在正确的时间做了正确的事情。
依照这个逻辑,除了“正确地说话”之外,恰当地选择说话时机也是一次成功的会议发言的关键。
发言的时机选择,很大程度上体现了一个人在团队中的角色和位置。
在决议形成之前,核心成员或者意见领袖通常习惯于率先表态,而他们的意见往往会决定整个会议的走势。
接下来说话的是资深员工,他们会针对先前发言者提出的意见做进一步阐释,或是赞同,或是委婉地提出不同看法。
然后才轮到新人,这时留给他们的讨论空间已经十分有限,多数人只能“跟票”表态,很难再提出什么新的见解。
到了会议的最后阶段,团队大佬会根据大家的意见进行总结发言,并结合他自己的态度形成最终的决议。
实际上,发言的时机更像一个“潜规则”——没有成文的规定,却实实在在地存在于每一间会议室里。
试想一下,如果一个有着十几年工龄的资深员工仅仅在会议后半段表态“同意,没意见”,很可能会被认为是敷衍了事,不是带着情绪,就是态度不端正;
相反,如果一个职场新人在众目睽睽之下第一个跳出来说话,则很可能被诟病为“不知深浅,自以为是”。
如何选择合适的发言时机,需要判断力——你必须搞清楚自己在团队里究竟占了多大的权重,自己的意见到底有怎样的影响力。
在此基础上,你才能通过对发言时机的把握,承担与自身角色相匹配的责任,并且规避不必要的风险。
这么说起来,职场新人要想在会议上一鸣惊人,确实存在一些难度。
作为菜鸟,更切实可行的做法是,在会议之前认真准备,在会上抱着学习的态度多听听别人怎么说;
在需要自己说话的时候,恰当地表达自己的观点,不必过分谦卑,更不能过于自信。
至于那些憋着通过一次会议蹿红的年轻人,虽然这种进取心值得肯定,但切忌不能从一开始就盯着别人这儿说得不对那儿说得不好。
会议室里确实
有可能给新人提供机会,但痴迷于此难免导致用力过猛,伤及他人,让自己在职场起步阶段就陷入困境。
随机应变是一种能力
会议室是职场生态的浓缩版。
在这里,人与人的关系,每个人对同一件事的不同解读,以及人们处理事情的不同方法,都会被集中在小小的一张会议桌上。
面对层出不穷的状况,如何随机应变从容应对,是对情商的重大考验。
在会议上发言,切不可以为有理就能走遍天下。
要知道,这种时候,用怎样的方式表达才是更重要的。
尤其是在意见相左时。
某地的公务员面试中就有这么一道题:
假如让你组织一次会议,在会上同时有几位同事就你的发言提出反对意见,使你很难堪,你该怎么办?
当然,标准答案无外乎“虚心听取大家的不同意见,认真调查和了解各方面的情况”等等。
但我们可以换位思考一下,在这个尴尬的场景中,那几位提出反对意见的同事是不是也有做得不妥的地方呢?
当别人发言时,就算你再反对、再鄙视、再想辩驳,表面上也要保持克制,不动声色。
轮到你说话时,首先要提到的不是“我不赞同?
?
”,而是在对方的发言中,寻找你和他可以达成共识的部分。
随后再以恰当的方式提出自己的不同意见,既达到了讨论的目的,表达了自己的想法,又不至于伤及同事。
而所谓“恰当的方式”,就是说话的艺术了,这在职场的人际交往中尤其重要。
试着在开场白里,向那位和你意见相左的同事说“我认为×
提到的这种方式很独特”,“在这次活动中的积极态度非常值得我学习”,或者“感谢×
对我工作的关注”。
谁都好面子,因此说话的时候就必须体察周围的气氛和对方的情绪——是该直抒胸臆,还是点到为止,或者暂时搁置。
总之,要把握一个原则:
针对事,而非针对人。
毕竟,人在职场,大家想的都是怎么把事情做好。
更重要的是,如果你否定了别人的方案,就一定要再至少提出一个新的想法。
毕竟,破坏总是比建设来得容易,只破不立并不能解决问题。
在会议中发言时还有个小技巧。
有心理学家曾经做过一个试验,他们让发言者频频注视会场上的某一个人。
试验结果发现,对于发言者频繁的目光注视,被注视的人在心理上就会觉得自己必须有所反馈——或是频频点头,或是在那人发言后表达补充意见。
这个试验告诉我们,在会议上发言时,可以一边进行自己的阐述,一边注视着会场里的听众,尤其是那些直接关系到你此项工作成败的“主要听众”,把自己和他们的关注点联系在一起,这样没准儿会取得意想不到的发言效果。
开会时该如何发言
身在职场的你还在为开会不知道怎么发言,或何时发言而发愁么?
我给大家推荐一篇文章,希望能帮你解除开会疑惑~~~
每周都会有大大小小的会议,大家共同讨论着最近几周公司情况,也会讨论工作内容等,当领导和上司发完言之后,坐在一旁的你,心头冒出一些想法,该如何表达出来呢?
今天,我们就来详细讨论一下,在会议过程中,发言、讨论等各方面的礼仪问题!
你是否常常遇到下面的情况:
在会议中你突然冒出了一些很好的想法,很想和大家分享,却不知道应该在什么时候提出来;
在会议的进程中你突然意识到,前面一个同事的发言是错误的,你很想指出来,但是不知道应该选择怎样的时机。
还有一种更糟糕的情况:
在整场会议中,你一直在不停地点头、微笑,以表示赞同,但是你一点都不清楚大家到底在讨论什么。
在会议的进程中说出自己的想法,无论是插话、纠正别人的错误或是要求别人再一次阐明观点,这些做法似乎都显得有些咄咄逼人。
记住下面几个有用的短语将给你带来自信,使你在团队讨论和会议中有效地插嘴,发表自己的想法和观点。
当你有一个想法时
通常,人们在会议中遇到这种情况会选择保持缄默,因为他们害怕自己说错、被别人视为无知,或是提出了一个在别人看来很傻的观点。
要克服这种恐惧心理的方法是,你要你的想法不带个人色彩,要针对整个团体来发问。
如果你觉得自己可能有一个很好的观点,但是你对此还不够自信,你可以这样说:
*我们是否考虑过……要让史蒂夫直接加入到公关活动中来?
*是否有人提到过……布莱雷的报告?
我似乎记得现在安德鲁所提出的一些主题在布莱雷的报告里也提到了。
*我们也许需要考虑的另一个选择……是将截止日期推到十月初?
*是否值得我们重新评估一下…上周已经达成一致意见的关于产品规格议题的会议记录?
上述这些问题的潜在信息是:
你在为团队的讨论做贡献,在为团队增加价值——你不是在全权负责一个议题或是要控制整个谈话。
通过使用非正式的问题或阐明性的陈述,你能够很好地提出自己的想法,同时自己又不用为这个提议承担过多的责任。
当你要表示异议时
要提出质疑,首先要找到对方提议的不足和瑕疵。
如果讨论正朝着你不赞同的方向发展,要保持缄默似乎是很难做到的。
当然,如果你有一些相反的意见,你有权利来提出你的想法;
关键是,你要掌握发表自己看法的技巧,避免自己听起来像个笨蛋。
下面是一些技巧和有用的短语,你可以在遇到这种尴尬而又紧张的情况下加以灵活运用:
*要直言不讳:
对不起,乔恩,我尊敬你,但不太赞同您的评估。
或是:
根据我的经历,我觉得或许不是这样的……我发现这个团队的参与度很高。
*要保持谨慎:
我要故意唱一唱反调了。
让我们来试想一下,如果我们采用相反的途径,使用直邮营销而不是仅