人力资源档案归档要求资料Word下载.docx
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二、项目文件的整理要求
(一)凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文,要求以原件归档。
(二)合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件,签字方均应以正本归档。
(三)原材料及构件出厂证明、试验报告、复测报告,要求报告单、证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确,以原件归档。
少量原材料出厂证明不能取得原件时,需供货商在复印件上盖鲜章,注明购买单位、数量、型号、(炉)批次、购买日期、经办人、原件留存处等信息。
水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐,说明在工程项目中的使用场合、位置,使其具有可追溯性。
(四)外文(或少数民族文字)材料,若有汉译文的应与汉译文一并归档;
无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录
译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
(五)工程前期管理性文件材料的原件,应保存在档案形成单位,其他单位可以用副本或复印件归档。
(六)设计变更通知单、工程变更申请单等要求齐全、完整,且应做到一事一单,若一张变更单涉及多张不在同一卷册的图纸,应注明相应的施工图号。
施工单位应对全部设计变更材料逐一进行审查核对,并分别加盖“已执行”或“未执行”图章。
如整份变更材料已执行则在该变更材料标题处盖“已
执行”章(见图1),未执行则盖“未执行”章。
若一份变更材料中有部分条款未执行,则分别在已执行或未执行条款的条号处盖“已执行”或“未执行”章。
(七)施工质量处理缺陷报告,要求有闭环的详细记录(有调查报告、分析处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等)。
三、项目文件的组卷要求
(一)组卷的原则,先按分类表进行类目划分,一般划分到四级类目,再在相同类目下进行组卷。
若工程较小,分类号可以划分到三级类。
(二)组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理。
(三)卷内文件不重份;
同一卷内有不同保管期限的文件,
保管期限从长。
(四)施工记录、隐蔽项目验收、质量检查及评定等施工文件应按单项工程或单位工程整理、组卷。
(五)设计文件应按设计阶段、专业整理、组卷。
设备文件按工程项目、台件等组卷。
(六)管理性文件按问题、时间或项目依据整理、组卷。
(七)竣工验收文件按时间或专题整理、组卷。
(八)建设项目文件、监理文件、施工技术文件可根据数量的多少组成一卷或多卷;
竣工图按专业进行立卷。
四、内文件的排列要求
(一)卷内文件一般文字在前,图样在后;
译文在前,原文在后;
正文在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
批复文在前,请示文在后;
转发文在前,被转发文在后;
报审表在前,报审附件在后;
结论性材料在前,依据性材料在后。
(二)征地文件材料,要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等,按文件形成的规律排列,依次为征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。
(三)招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷,不中标的投标书不作为归档范围。
(四)管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
(五)施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测、试验记录、评定、验收、证明等排列。
(六)设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维护等顺序排列。
(七)安装调试项目按专业、分项目排列、立卷。
调试方案
(大纲、措施)与调试报告分开立卷。
(八)设备出厂技术资料排列顺序按设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单、设备说明书、维护手册排列。
(九)竣工图按专业、图号排列。
(十)施工过程中产生的各种记录性、验评性文件应加封面和封底,封面注明项目名称、文件标题和形成单位、形成时间并加盖形成单位的公章。
五、卷的编目要求
(一)卷内文件页号的编写
卷内文件以件为单位进行页号编写,有书写内容的页面均应编写页号。
每件文件的页号从“001”开始,正面编写在右下角,背面编写在左下角,图纸的页号编写在标题栏外右下角,卷内各文件之间不连续编页号。
案卷内封面、卷内目录、
卷内备考表不编写页号。
成套图样自成一卷的,原目录可代替卷内目录,但应编写页号;
印刷成册的文件材料与其他文件材料组成一卷的,应排在其他文件材料之后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必新编写页号,可在备考表中注明总页数。
(三)卷内目录的编制
卷内目录排列在卷内文件首页之前,填写内容如下:
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页数
备注
——序号:
用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,
一个文件一个号;
——文件编号:
填写文件材料文号或图样的图号,或设备代号;
——责任者:
填写文件材料形成部门或主要责任者。
有多个责任者时,选择一个主要责任者,加“等”;
——文件材料题名:
填写文件材料全称;
日期:
填写文件材料的形成日期,格式如:
201021;
――页数:
填写每份文件材料的页数,格式如:
15;
――备注:
需要时填写。
(四)案卷封面的编制
案卷圭寸面采用案卷内圭寸面形式,放在卷内目录之前,填写内
容如下:
――档号:
依据《国家电网公司供电企业档案分类表(6〜9
大类)》填写,由目录代号、分类号和案卷号三组代码组成,各号之间用“-”分隔。
目录代号由六位阿拉伯数字组成。
线路工程(82、83、85),第一位数标识电压等级,第二至四位数标识同一电压等级下建设项目的顺序号,第五至六位标识标段号,“00”表示未分标段,“01〜99”表示第1至
99标段;
上述工程设备类(92、93、95)的目录代号,随其所属的建设项目编制。
变电、换流站(所)工程(84、86),第一位数字标识电压等级,第二至四位数字标识同一电压等级下建设项目的顺序号,第五至六位数字标识工期号,“01”
表示新建工程,“02〜99”表示扩建工程;
上述工程设备类
(94、96)的目录号,随其所属的建设项目编制。
目录代号
由运行单位在项目正式开工后,竣工验收前通知各参建单。
——案卷题名:
应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。
由项目名称+标段(划分了工程标段的填)+结构、部分、部
件、阶段的名称内容组成。
归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。
立卷单位:
填写组卷单位(部门)或项目负责部门。
――起止日期:
应填写卷内全部文件材料的形成最早至
最晚期(例如:
2009.10.8-2010.2.1),如果日期只有一
个
的也要标注起止日期(例如:
201021-201021),
工图填写竣工图编制时日期
-―保管期限:
依照附录中规定的保管期限填写。
-―密级:
填写卷内文件材料的最高密级,无密级则不填
(五)案卷脊背的编制
案卷脊背包括如下内容:
保管期限、档号和案卷题名。
档案
的接收单位应根据本单位库存档案情况预先确定
目录代号(项目代号),并提前告知立卷单位,由立卷单位按要求填写案卷内封面和脊背的档号。
(六)卷内备考表的编制
卷内备考表排列在卷内文件尾页之后,应注明卷内文件的总件数、总页数和不同载体文件的数量,并说明组卷情况,如立卷人、检查人、立卷日期、检查日期等;
立卷人由负责立卷人签名,检查人由审核者签名。
立卷日期应填写完成立卷的日期。
互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号,档号后应注明其载体形式并用括号括起。
六、卷的装订要求
文字材料必须按件装订,做到右边和下边齐,无倒页,不漏订,边界小的文件在装订前要贴边,防止遮挡字迹。
为便于查阅,卷内文件原则上以一个标题内容为一件来进行装订,不同文件不能装订在一起。
图纸不装订。
装订时要剔除金属物、塑料夹,案卷左右厚薄不一时,应在装订线一侧夹垫纸质物支托。
一般采用棉线在左侧三孔一线装订,棉线装订打结于反面,装订长度为18厘米,上下两孔距中孔9厘米,装订线距页边2.5厘米,装订结实、整齐、美观。
对页数少的文件也可使用质量可靠的不锈钢钉装订。
卷内除装订用不锈钢钉外不能有其他金属物。
归档模板见川电办[2010]37号79页---87页(竣工文件)
91页(竣工图)
92页---112页(厂家资料)
竣工档案移交签证书见川电办
[2010]37号168页---173页