偏差处理管理规程文档格式.docx
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行政人事部
印数：
9
批准人：
执行日期：
有效期至：
分发至：
行政人事部（2份）、质量管理技术部、质检中心、生产部、综合生产车间、物控部、设备工程部、动力车间
1.目的：
明确和规范偏差处理程序,确保任何与产品质量有关的偏差得到有效的调查和评估，并采取及时有效的纠正，保证产品质量的安全性、有效性以及可控性，防止类似偏差再次发生。
2.范围：
适用任何偏离生产工艺、物料平衡、质量标准、检验方法、操作规程等情况发生及处理。
3.责任部门：
偏差发生部门、质量管理技术部及相关部门。
4.内容：
4.1偏差定义：
偏差是指任何偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。
4.2偏差分级：
根据偏差对药品质量影响程度不同，分为：
一般偏差：
对产品的质量没有影响，不会导致返工，但存在违反GMP并属于GMP认证检查中的一般缺陷，发现后可以采取措施立即予以纠正、整改，无需深入调查即可确认对产品质量无实际和潜在影响的偏差。
例如：
未严格按SOP执行，SOP的内容不完全适用于实际操作；
按SOP操作后结果不佳。
在产品使用前发现状态标识错误；
生产过程中包装材料的使用超出预定的范围；
在使用前发现仓库送来的物料已超过复验期；
产品状态标识中不会造成产品质量问题的内容的缺失；
生产现场不够清洁整齐等。
严重偏差：
是指可能对产品质量造成可挽回的实际和潜在影响的偏差，设备、厂房、工艺、环境等发生偏移，违反GMP或相关文件对产品的质量造成或可能造成影响，导致或可能导致产品返工，或影响产品正常生产或一个月内连续发生相似的一般偏差3次及以上的。
收率、物料平衡超出设定范围；
设备发生异常或工艺条件发生偏移等
在批生产记录中关键工艺数据或质量数据丢失；
未按规定的程序执行或执行不规范；
送检样品未及时登记或标识缺失或错误。
仓库储存条件超出规定要求；
验证过程中验证结果超出规定范围，如清洁验证时，其残留超出可接受标准。
已完成包装的产品发现打码错误或使用的标签错误等
重大偏差：
指已经或可能对质量造成不可挽回的实际和潜在影响；
违反国家法律法规，违反注册工艺处方，超出内控标准等，将会造成整批产品报废，重大客户投诉，产品召回，吊销许可证，收回GMP证书及批件等后果，影响产品安全性与有效性，或一个月内连续发生相似的严重偏差3次及以上的。
包括但不限于：
物料投料错误；
原辅料或内包装材料未经过质量管理部门的放行投入使用或出厂销售；
产品中出现异物；
公共系统监测超出法定标准；
使用过效期的原辅料；
未按注册工艺生产；
留样观察及稳定性试验过程中发现产品异常等。
4.3相关人员在偏差中的责任：
操作人员：
识别偏差，如实记录偏差，并立即向部门主管或管理人员报告偏差，配合进行偏差的调查及处理；
责任部门负责人或管理人员：
负责偏差的紧急处置；
进行偏差的风险评估，并立即报告质量管理技术部。
重大偏差应报质量管理负责人，并进行偏差的调查，对不能立即纠正的偏差制定纠正计划进行偏差的处理。
调查评估人员：
负责调查偏差的原因，评估偏差的影响；
提出纠正计划，并执行已批准的纠正计划。
质量管理技术部：
负责偏差的分类，复核紧急措施的执行情况，审核偏差报告，审核偏差的原因调查、纠正计划，并批准一般偏差的纠正计划，跟踪纠正的执行，一般偏差的关闭；
保存偏差调查或处理的文件或记录。
质量负责人：
负责批准严重偏差、重大偏差的原因调查、纠正计划，批准启动CAPA程序；
关闭严重偏差和重大偏差。
4.4对任何偏差，由偏差发生部门组织、QA及它相关部门人员分析原因，由发生部门制订纠正计划，报质量管理技术部审核，QA经理或质量管理负责人批准，措施落实按批准的期限完成。
4.5偏差的处理流程：
4.5.1偏差的发生、识别及报告：
任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程等以及可能没有在操作过程中被发现，而是在记录复核或审核过程中被识别出来的情况均属偏差。
当偏差一旦发生（发现），立即报部门负责人或管理人员，并在2小时内以《偏差报告单》的形式报告，内容包括品名或偏差名称、批（编）号、规格、发生的部门、问题内容，发生的过程及原因、地点等详细情况；
同时排查原因，采取有效措施。
当偏差事件发生时部门负责人或管理人员应立即作出判断，初步评估风险，如有必要应立即采取紧急控制措施对偏差所涉及的物料、中间产品、成品及设备等采取必要措施进行隔离或标识，避免混淆、误用，通常采取的紧急控制措施有：
暂停生产；
物料或产品隔离；
设备暂停使用；
紧急避险等
风险评估主要评估偏差的影响范围及程度，包括：
对产品质量的影响，包括对直接涉及批号的产品质量的影响和对其他产品质量的影响；
是否重复发生，问题的严重性等
偏差发生部门负责人或管理人员得知偏差发生，应立即通知质量管理技术部，并于2小时内核实偏差信息，填写所采取的紧急控制措施、风险评估内容以《偏差报告单》的形式报给质量管理技术部；
QA应立即核实偏差发生部门采取的紧急控制措施是否适合，是否能够有效防止差错或污染；
核实其风险评估是否充分，是否需要补充,QA经理审核。
4.5.2偏差的分类及编号：
QA接到“偏差报告单”后或现场检查时发生偏差时，应立即根据偏差的性质，偏差的范围，对产品质量的潜在影响程度，是否影响患者的健康等对偏差依据4.2对偏差进行分级；
并对偏差进行编号，编号采取两位字母“PC”+六位数字的形式编号，六位数字前两位为年号，中间两位为月份，后两位为流水号，如：
“PC130101”表示2013年一月份发生的第一个偏差。
其中质检中心出现的超标事件（OOS），首先执行“检验结果超标调查管理规程”，如确属非实验室偏差，执行本规程；
质量投诉事件，经鉴定投诉样品非假药后，执行本规程，发生的质量事故其调查处理程序，执行本规程。
以上所有操作均应有记录。
4.5.3偏差调查与纠正程序
4.5.3.1根据实际情况，由偏差发生部门组织相关人员和质量管理人员对问题发生的原因进行详细的调查，严重偏差和重大偏差的调查结果需报QA经理或质量负责人确认。
调查从人员、厂房、设备、方法、物料、环境等各方面进行全面的分析，并详细记录调查过程。
调查主要包括以下内容：
与偏差发生岗位相关人员进行面谈；
回顾相关的SOP、质量标准、分析方法、验证报告、产品年度回顾报告、设备校验记录、变更控制等；
复核涉及批号的批记录、清洗记录、设备维修保养记录等；
设备、设施检查及维修检查记录；
必要时复核相关的产品、物料、留样；
回顾相关的投诉趋势、稳定性考察结果趋势、类似不符合事件趋势；
必要时访问、审计供应商；
评估对此前、后批号潜在的质量影响。
4.5.3.2根据调查结果，确定是否对产品质量产生影响，由偏差发生部门并制订纠正措施，如不能立即纠正的应制定纠正计划，并评估风险，由QA审核，一般由QA经理批准，严重偏差及重大偏差由质量负责人批准，风险评估由以下几方面进行
对产品质量的影响，包括对直接涉及批号的产品质量的影响和对其他产品质量的影响，包括已被销售的其它批次；
对验证状态、注册许可文件及公司质量体系等的影响。
考虑是否需要对产品进行额外的检验以及对产品有效期的影响，必要时，对涉及重大偏差的产品稳定性考察。
是否重复发生，问题的严重性等
4.5.3.3相关部门管理人员负责对经批准的纠正计划落实。
纠正实施过程中若实施推迟应及时报告。
QA负责对采取措施的实施情况进行跟踪确认填写《偏差跟踪记录》，及时确认制订的纠正是否已落实，纠正是否有效，确认情况详细记录在偏差报告单。
如采取的措施未完全落实或效果不好，应继续落实或重新采取措施。
无法按照纠正计划完成的需作出说明。
若实施过程中出现发生异常出现新的风险，应再次启动偏差处理程序。
4.5.4纠正完成后，责任部门应填写实施情况并附上相关支持性文件，交于QA对纠正的处理效果进行确认，QA经理对产品的质量情况进行评价，并说明是否需要进行稳定性考察，若不影响产品质量或对产品质量的影响较小，纠正完成后可关闭偏差；
如果出现严重偏差、重大偏差或对产品质量的影响较大，应启动纠正措施、预防措施或预防纠正措施，报于质量负责人处批准。
最后报质量受权人审核决定该批产品的放行。
支持性记录包括：
涉及的变更、SOP的更新，验证情况，相关的证据，如照片等。
4.5.4，偏差涉及的纠正和预防措施按《纠正和预防措施管理规程》在30个工作日内完成。
按《纠正和预防措施管理规程》执行，并建立相关联的CAPA编号。
4.5.5审核批准后，所有关于本次偏差的原件由质量管理技术部按编号建立档案并保存。
4.5.6偏差处理的管理
4.5.7.1偏差处理原则：
出现偏差必须立即报告主管人员及质量管理部门，并按照偏差处理的程序进行；
严禁隐瞒不报偏差及产生原因，或未经批准私自进行偏差处理等情况；
偏差处理结果须保证最终产品符合质量标准，不影响质量安全性和有效性。
同时企业还应当评估是否采取纠正和预防措施有效防止类似偏差的再次发生。
对发生产品偏差的批次，偏差未关闭前，禁止放行。
偏差关闭后应评估其对质量的影响，作出放行与否的决定。
若产品涉及偏差，则本批产品放行中偏差内容应予以体现。
4.5.7.2偏差处理时限为7个工作日；
特殊情况可根据需要延期，延期须经质量负责人批准，并每15个工作日做出阶段总结分析报告，说明具体情况附于偏差处理报告后。
4.5.7.3.质量管理技术部和偏差发生部门应建立《偏差处理台帐》，所有偏差相关的文件由QA负责统一保管，至少保存10年。
偏差与纠正预防措施要求在产品的年度质量审核报告中体现并进行回顾。
5.支持性记录
SMP/QA/006（1-XX）《偏差报告单》
SMP/QA/006（3-XX）《偏差跟踪记录》
SMP/QA/006（4-XX）《偏差处理台帐》
6.相关性文件
SMP/QC/021《检验结果超标调查管理规程》
SMP/QA/007《纠正与预防措施管理规程》
SMP/ZG/002《药品生产质量风险管理规程》
7.变更历史
第一版本号
A-01
执行日期
2014年01月01日
变更内容
根据2010年版GMP内容修订文件内容
第二版本号
A-02
2016年01月20日
1.偏差调查过程中人员的职责划分,4.3中增加了质量负责人的权限，偏差调查处理过程中责任部门为主要行动方，QA负责跟踪和确认
2.简化了偏差的处理过程，4.5.4中取消建立风险评估团队的过程和相关步骤，直接由责任部门和QA进行相关的工作
3.增加和充实偏差报告单的内容以及撤销偏差调查评估表
4.偏差处理台账增加了偏差关联批号
第三版本号
A-03
2016年05月30日
1.对文件页眉进行了变更，删除了“GMP文件”内容。
2.对文件表头的内容（增加了审定人）与格式进行了调整。
偏差报告单
编号：
SMP/QA/006（1-02）1/2
偏差编号：
品名/偏差名称
编（批）号
规格
发生部门
发生地点或工序及问题描述
发现人：
日期:
发生部门管理人：
采取的应急措施:
提出人：
执行人 ：
确认人（QA）：
偏差风险评估（严重偏差和重大偏差需报QA经理）：
评估人：
偏差类型：
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