监理项目档案归档管理办法Word文档格式.docx
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3.2.1归档的监理资料一般应为原件（提供城建档案馆的必须用原件，提供建设单位、监理单位的若原件份数未留足时，经协商同意的可用复印件加盖红印）。
3.2.2监理资料应满足“真实、有效、完整、齐全”的要求。
不得对资料进行涂改、伪造和随意抽拆，防止损毁和丢失。
3.2.3监理资料的内容和深度须符合国家有关技术规范、标准和规程。
3.2.4监理资料各种表格的填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔，复写时须用单面黑色复写纸。
3.2.5监理资料应字迹清楚，图样清晰,图表整洁，签字盖章手续完备。
3.2.6项目监理部应随着工程项目的进展同步收集、整理各专业监理资料，并认真检查，保证监理资料的同步性、完整性和准确性，分类、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，做到分类有序、存放整齐。
4档案的组卷与移交
4.1监理档案组卷原则上按单位工程及保存期限分类立卷。
如果项目为群体工程而部分资料内容无法分开时，可将无法分开的资料合并立卷，可分开的资料分开立卷。
4.2因故中途停止监理的项目，由项目总监理工程师出具停止监理工作说明书，并经公司总经理签字确认后，与停止监理工作前已形成的技术档案共同立卷。
4.3监理档案的验收和移交
4.3.1项目监理部在工程竣工验收后两个月内，将应移交建设单位（附录A中，移交建设单位栏打√部分）及城建档案馆（附录A中，移交城建档案馆栏打√部分）的监理档案整理（或装订），由总监理工程师移交给建设单位。
移交时应编制移交清单，双方签字盖章作为凭证。
4.3.2工程竣工验收后两个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料（附录A中，提交监理公司打√部分）分别进行整理装订，并由总监理工程师审核、签字后提交本中心总工办，正式移交本中心保存管理。
4.3.3利用计算机进行资料管理的项目监理部须将资料光盘移交本中心总工办。
4.3.4开工前领用的施工图，在监理工作完成后应退还建设单位。
4.3.5其它不必归档的资料经项目总监理工程师审核后统一销毁。
5档案的借阅与保存期限
5.1项目监理实施期间，监理部人员或甲方人员需外借监理部技术资料时，应办理借用登记手续，用后及时归还；
其它方面人员外借，须经总监理工程师同意，办理借用登记手续，双方经办人负责收回。
5.2因工作需要借用本中心监理归档资料时，须经本中心总工办负责人及主管领导同意，填写“文件借阅登记表”，办理借阅手续，用毕及时归还。
5.3监理档案的保存期限分为三类：
短期、长期、永久。
到期的监理档案须由分公司进行扫描，以电子版的形式进行留存。
纸质档案经本中心主管领导审批后统一销毁。
6档案归档的惩罚措施
6.1若按本管理办法编制、整理、装订，但未按4.3.1、4.3.2要求时间完成归档工作，在工程竣工验收后六个月内才完成归档工作的监理部，经本中心总工办出具证明，报常务副经理审批，对本项目监理部可不奖不罚。
6.2若工程竣工验收后六个月仍未完成归档工作的监理部，经本中心总工办出具罚款通知，报常务副经理审批，对该项目监理部所在的分公司罚款人民币伍仟元作为档案抵押金，在项目监理部按要求将档案归档后将抵押金退还。
6.3本中心总工办接到经常务副经理审批的罚款通知后，由公司财务从分公司的财务账中直接划转入本中心。
7附则
7.1本办法经审议通过后由常务副经理核准颁布施行，增补修改亦同。
附录一：
监理档案资料的收集与管理表
序号
编号
归档文件名称
保存单位和保管期限
建设
单位
施工
设计
监理
市档
案馆
A类
工程准备阶段文件
一
A1
立项文件
1
A1-1
项目建议书
永久
√
2
A1-2
项目建议书审批意见
3
A1-3
可行性研究报告及附件
4
A1-4
可行性研究报告审批意见
5
A1-5
与立项有关的会议纪要、领导讲话
6
A1-6
专家建议文件
7
A1-7
调查资料及项目评估研究材料
长期
8
A1-8
计划部门批准的立项文件和计划任务
二
A2
建设用地、征地、拆迁文件
A2-1
选址申请及选址规划意见书
A2-2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
A2-3
拆迁安置意见、协议、方案等
A2-4
建设用地规划许可证及其附件
A2-5
国有土地使用证
三
A3
勘察、测绘、设计文件
A3-1
工程地质勘察报告
A3-2
建设用地钉桩通知单（书）
A3-3
地形测量和拨地测量成果报告
A3-4
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
A3-5
初步设计图纸和说明
A3-6
审定设计方案通知书及审查意见
A3-7
有关行政主管部门（人防、环保、消防、卫生等）批准文件或取得的有关协议
A3-8
施工图设计文件
9
A3-9
设计计算书
10
A3-10
施工图设计文件审批意见
四
A4
招投标文件及承包合同
A4-1
勘察设计招投标文件
A4-2
勘察设计承包合同
A4-3
施工招投标文件
A4-4
施工承包合同
A4-5
工程监理招投标文件
A4-6
监理委托合同
五
A5
开工审批文件
A5-1
建设项目列入年度计划的申报文件
A5-2
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
A5-3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
A5-4
建设工程规划许可证及其附件
A5-5
建设工程开工审查表
A5-6
建设工程施工许可证或开工报告
A5-7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
A5-8
工程质量监督手续
六
A6
财务文件
A6-1
工程投资估算材料
短期
A6-2
工程设计概算材料
A6-3
施工图预算材料
A6-4
施工预算
七
A7
建设、施工、监理、勘察、设计单位及负责人资料
B类
监理文件
B1
工程监理管理文件
B1-1
监理规划
B1-2
监理实施细则
B1-3
设计文件审查意见
B1-4
设计交底和图纸会审会议纪要
B1-5
施工组织设计（方案）报审表
B1-6
工程项目管理体系报告
B1-7
施工单位申请书
B1-8
监理工程师通知书
B1-9
工程竣工验收报审表
B1-10
监理会议纪要
部分存档
11
B1-11
监理日记
12
B1-12
专题总结
13
B1-13
监理月报
14
B1-14
工程竣工总结
B2
工程进度控制文件
B2-1
施工测量放线报验表
B2-2
工程开工/复工报审表
B2-3
工程暂停令
B3
工程质量控制文件
B3-1
B3-2
材料/构配件/设备报验表
B3-3
（检验批、分项、）工程报验审核表
B3-4
（分部、单位工程）工程报验审核表
B3-5
（隐蔽、中间验收）工程报验
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