工程项目档案及合同管理Word下载.docx

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根据业主委托的监理工作范围和内容，将建立以项目监理部为处理核心的信息资料管理中心，协调项目业主、承建商、监理三者之间信息流通，收集来自外部环境各类信息，全面、系统处理后，供参建各方处理造价、进度、质量事务时使用，为整个项目建设服务。

信息资料管理的日常工作包括：

负责规范建立项目信息资料管理系统，收集信息、信息加工整理和储存，信息资料检索和传递，实现监理工作本身的自动化、标准化、规范化、系统化管理，并推动整个项目信息资料收集、处理效率。

本项目信息资料管理将使用建设工程监理专业软件系统，最大限度利用计算机来完成信息管理各个环节工作。

信息是不断流动的，在建设过程中各个环节都有参建各方处理事务的信息产生，只建立监理内部的信息流程是没有效率的，也不可能收集和处理好监理工作所需要信息，因此必需规划整个项目信息资料管理系统，对业主、承包商、监理、外部信息进行统一分类，明确各方在信息资料收集方面的职责，同时满足各方在信息资料使用方面要求。

1、档案与文件资料收集

（1）收集项目决策文件及有关资料

项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制，基本要求等基础性依据，是监理和参建各方对工程实施控制的重要文件，其中包含了许多设计文件的重要依据，指导着整个项目运作方向。

（2）设计文件及有关资料的收集

工程设计文件不仅是施工的依据，而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据，设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助，在收集工程设计文件的同时，应收集：

（3）初步设计资料，收集初步设计资料重点在：

工程项目目的和任务、工程的规模、总体规划、主要建筑物位置、结构形式和设计尺寸，各种建筑物材料用量，主要技术经济指针；

（4）技术设计资料，技术设计是对初步设计更进一步深化，其中许多资料是对初步设计资料补充和修整，因此重点收集和核对这些修整和补充资料；

（5）施工图设计资料：

施工图作为设计单位最终输出产品，直接指导项目施工，对施工图及其有关文件收集和管理，是设计资料信息管理的工作重点。

所收集信息包括：

施工总平面图、建筑物施工平面图和剖面图、安装施工详图、各种专门工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等，在收集设计资料时要收集与设计图纸和技术说明书同时输出的概预算资料。

（6）招投标文件及其有关资料收集

工程监理中，合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书，招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力，其中大量有用信息，要在施工期间合同管理过程予以应用，所需收集的信息如下：

a.业主全部“要约”条件：

业主所提供的材料供应、设备供应、水电供应、施工道路、临时房屋、征地情况、通讯条件等等。

b.承包商全部“承诺”条件：

承包商投入人力、机械方面情况，工期保证、质量保证、投资保证、施工措施、安全保证等。

（7）业主方施工过程信息资料收集

a.业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某些指令。

b.业主负责部分材料的供应时，需提供材料的品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息。

c.业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，同时也及时提供甲方的上级单位对工程建设的各种意见和指令。

（8）承包商施工过程信息资料收集

a.承包商在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容，承包商自身必须掌握和收集这些内容，经收集和整理后，汇集成丰富的信息资料。

b.承包商在施工中必须经常向有关单位、包括上级部门、设计单位、监理单位及其它方面发出某些文件，传达一定的内容，如向监理单位报送施工组织设计、报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。

（9）监理单位施工过程信息资料收集

a.工地日记，主要包括：

现场监理人员的日记表；

现场每日的天气记录；

监理工作纪要；

其中有关情况与说明等。

现场每日的天气记录主要内容为：

当天的最高、最低气温、当天的降雨量、降雪量、当天的风力及天气状况、因气候原因当天损失的工作时间等。

b.周报：

总监理工程师应每周向工程项目业主负责人汇报一周内所有发生的重大事件；

c.月报：

总监理工程师应每月向业主汇报下列情况：

工程施工进度状况（与合同规定的进度作比较）：

工程款支付情况，工程进度拖延的原因分析；

工程质量情况与工程进展主要困难与问题，监理工作总结等；

d.总监理工程师对承包单位的指示，主要内容为：

正式函件、日常指示，如在每日的工地协调会中发生的指示，在施工现场发出的指示等。

e.工程质量记录，主要包括试验结果记录及样本记录等。

（10）收集工地会议信息

工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息，工地会议系属监理工程师行政管理的一部分，它包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地例会及现场协调会。

2、档案与文件资料处理

监理工程师在施工过程中，依据当时收集到的信息所作的决策或决定如下几个方面：

（1）依据进度控制信息，对施工进度状况的意见和指示，监理工程师每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并作综合评价，包括当月整个工程各方面实际量、实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较，如果某一部分拖后，应分析其原因，存在的主要困难和问题，提出如何解决的意见。

（2）依据质量控制信息，对工程质量情况的意见和指示，监理工程师应当系统地将当月施工中的各种质量情况，包括现场检查监理中发现的各种问题、施工中出现的重大事故、对各种情况、问题、事故的处理等情况，除在月报中进行阶段性的归纳和评价外，如有必要可进行专门的质量定期情况报告。

（3）依据造价控制信息，对工程结算情况的意见和指示。

工程价款结算一般按月进行，要对投资完成情况进行统计、分析，在统计分析的基础上作一些短期预测，以便对业主在组织资金解说词面提出咨询意见。

（4）依据合同管理信息对索赔的处理意见，在工程施工中，由于甲方的原因或客观条件使乙方遭受损失，乙方提出索赔要求，监理工程师可对索赔提出处理意见。

（5）信息的储存是将信息保留进来以备将来应用，对有价值的原始资料，资料及经过加工整理的信息，要长期积累以备查阅，信息储存的设备主要有三种，纸、胶卷和计算机内存。

3、档案与文件资料的存档

（1）无论是存入档案库还是存入计算机内存的信息、资料，为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分类工作，健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案即保存完好，又查找方便，否则会使资料杂乱无章，无法利用。

（2）信息的传递是指借助于一定的载体（如纸张、软盘、磁带等）在监理工作的各部门、各单位之间的传递，通过传递，形成各种信息流，畅通的信息流将利用报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断地将监理信息输送到监理工程师手中，成为他们工作的依据。

三、监理资料的提供

1、施工阶段的监理资料

作为我公司进行项目管理和项目监理的优势之一，公司非常重视监理资料的提供和管理，在施工阶段，监理资料主要包括以下内容：

详见《监理资料一览表》。

2、监理实施细则是监理单位根据工程的特点和施工单位递交的施工组织设计或者专项施工方案编制的监理工作依据和指导性文件，在监理机构进场后将提供:

园林绿化种植工程监理细则。

监理资料一览表

文件类号

文件名称

A01

工程开工/复工报审表

B07

监理工作专题/考察报告

A02

施工组织设计（方案）报审表

B08

工程质量评估/考察报告

A03

分包单位资质报审表

B09

监理单位工程质量合格证明书

A06

监理工程师通知单回复

B10

监理工作报告（月报、周报）

A16

质量缺陷与事故处理文件

B11

监理工作总结报告

A04a

施工单位质保体系、施工人员报验申请表

C01

巡视、旁站检查记录表

C02

实测、实量记录表

A04b

测量放线报验申请表

C03

监理日记

A04c

园林绿化种植工程报验申请表

C04

工程照片及声像资料

A04d

园林建筑工程报验申请表

D01

监理规划

A04f

园林电气、给排水工程报验申请表

D02

监理细则

A05

工程款支付报审表

D03

工程例会纪要

A07

工程临时延期申请

D04

专题会议纪要

A08

费用索赔申请表

E01

工程施工招标文件，合同文件，工程预算书

A10

工程竣工报验表

A11

施工进度计划报审表

E02

勘察文件，红线，水准点测绘及地下管线资料

A12

承包单位申请表

A09

工程材料、构配件、设备报审表

E03

设计文件，施工图纸，设计修改通知单

A13

施工配合单位资质报审表

A19

施工设备报审表

E05

环境监测、沉降测量

A14

工程变更单

F01

项目监理部函件

A15

工程量签证单

F02

建设单位函件

材料认证单

F03

承包单位函件

A17

施工单位完成情况周报

F04

质量监督部门函件

A18

施工单位完成情况月报

F05