office办公软件使用技巧大全.docx

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office办公软件使用技巧大全

办公软件使用技巧

1.同时保存所有打开的Word文档

　　有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？

在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了

2.巧妙设置文档保护

　　在用Word2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。

怎么办呢？

执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。

怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。

等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

3.编辑长文件更轻松

　　相信大家都有这样的经历：

在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处容复制到文章末尾。

但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。

其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。

你只需在上面编辑区找到文章开头的容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制容了，而不必来回切换。

这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的容。

4.给WPS文档添加水印

　　先用作图软件（画笔工具等）制作一色彩非常淡的图片（直接将Word的水印效果图“抓”下来也行），然后打开需要添加水印的WPS文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

5.在金山文字中快速打开“页面设置”

　　在用金山文字2002处理文档时，一个最常用的操作就是设置页面。

先执行“视图→标尺→水平（垂直）标尺”命令，展开“水平（垂直）标尺”打开，然后用鼠标在水平（垂直）标尺上双击，即可快速打开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。

6.在Excel中插入拼音

　　在我们使用Excel时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音注释就能使人看得更明白。

具体的方法是：

选中想要加入拼音注释的表格，打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息/设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。

要查看拼音，可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。

7.取消“自作聪明”的超级

　　当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级。

但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。

如何取消这种功能呢？

在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级”项目前的小钩取消。

再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级”项目前的小钩取消。

再单击“确定”。

这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级了。

8.巧设Word启动后的默认文件夹

　　Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。

通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：

（1）单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；

（2）在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；（3）单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；（4）最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

9.在Word中快速输入汉字偏旁部首

　　作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。

执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。

每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的（如扌、攵、氵等）偏旁部首，按“插入”按钮就行了。

10.改变WPSOffice2000启动后的默认纸和字号

　　1.进入WPSOffice2000，选择“文件→页面设置”，将“纸规格”设置为16开或B5，并根据需要设置好纸边距，回车确定。

　　2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四号”。

　　3.选择“文件→存为模板”，在左面模板类型中选择“通用”型，在右面“模板名”中输入模板名称，单击“确定”。

然后退出WPSOffice。

　　4.再次进入WPSOffice，选择“文件→新建”，单击“通用”模板，单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默认模板”，单击“确定”，大功告成。

这样，当你每次进入WPSOffice后，纸就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要的了。

11.将Word表格巧妙转换为Excel表格

　　先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。

把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。

12.巧存Word文档中的图片

　　有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：

打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。

打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。

13.在金山表格2002中为数值自动添加单位

　　在使用金山表格2002时，因工作需要，笔者常常需要在输入的数字（如“2310”等）后面添加单位如“平方米”等。

其实只要稍加设置一下，就可以让系统自动添加：

选中相应的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，在“格式”标签中，选中“格式类别”下面的“数值扩展”选项，再在下面“格式编码”的方框中输入“#"平方米"”，先后按“添加”和“确定”按钮退出。

以后在上述单元格中输入数字，按下“Enter”键后，即可将数字后面自动加上所设置的单位。

14.PowerPoint的特殊播放模式

　　在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。

而用Powerpoint演示文稿时，一般会处于全屏放映模式，在这种模式下，必须使用Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗口切换。

其实我们可以这样操作：

按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键而激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，如最小化和自定义大小。

15.在WordXP中巧输分数

　　启动WordXP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“\F（,）”，按下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如EQ\F（1,2），连按两次“确定”回到Word编辑窗口，这样分数制作就完成了。

16.快速输入大写数字

　　由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字（特别是财务人员），但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型还是拼音输入法输入都比较麻烦。

后来偶然发现，利用Word2000可以巧妙地完成：

首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所示的对话框，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。

17.巧设WPSOffice的表单域外形

　　WPSOffice中的表单域虽然可以自由设置填充色和边线，但是却不能修改外形。

为此笔者找到一个方法，可以对几种表单域外形进行设置，只是方法略为麻烦了一点。

　　插入一个单行文字型表单域，点击表单域工具栏中的保护文档图标，确定使文档处于保护状态，单击该表单域使它进入输入状态，可以看到文字输入的光标在表单域中闪烁，然后点击表单域工具栏中的保护文档图标解除保护状态。

请注意此时文字输入的光标仍处于表单域中，马上右击该表单域，在弹出的右键菜单中就会有一个外形选择项。

现在只要在外形选择项中选择喜欢的外形就可以修改表单域的形状了。

　　当然并不是所有的表单域都可以采用以上方法设置。

经笔者试验，单行文字型、多行文字型和日期型的表单域都可以设置外形。

18.在Excel中快速输入特殊符号

　　报表中常用的“二○○二”中的“○”。

很多人都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。

其实这都是不正确的，“00”是数字键，“OO”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们之间都不匹配。

经过仔细摸索，笔者发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。

打开中文输入法，先输入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“○”便被录入进来。

19.WPSOffice中用文字框巧分栏

　　在工作中，经常会用到页面分栏设置，WPSOffice能够将栏间距设为0～100mm之间的任何数值，基本上能满足工作的需要。

但有的时候可能需要将栏间距再加大或左右不对称，这时系统设置就无能为力了。

其实利用文字框就能解决这个问题。

　　1.首先设置好分栏数，然后打开“插入”下的“文字框”，这时鼠标变为十字形，用鼠标在分栏的中间拖出一个文字框。

　　2.用右键点击文字框，在弹出的菜单中选择“对象属性”，然后在“边线端点”中将“边线风格”设为空线。

　　3.再到“位置尺寸”框中根据需要设定好文字框的大小与位置。

这里需要注意的是，文字框应该与栏中的文字等高。

　　4.最后将右键弹出菜单中的“绕排方式”设为“左右绕排”。

20.幻灯片播放速度随意设

　　用PowerPoint2002制作幻灯片时，“自定义动画”的“速度”只有5个选项，其中最快为0.5秒，最慢为5秒，但有时播放动画需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么办呢？

这时可以先在“自定义”动画的任务窗口中选中所定义的动画，点击右侧的小三角，选中“计时”项，然后在弹出的对话框中找到“速度”项，将它修改为合适的速度即可（最长不能超过60小时）。

21.在Excel中快速输入大写数字

　　在“智能ABC输入法”状态下，按住Shift键，再按下“i”键（不含引号），松开Shift键，然后输入任一数字键，就得到相对应的大写数字了。

另外，财会人员常用的单位词，如“个、拾、佰、仟、万”等，同样可以借助于i键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到（具体可查看“智能ABC输入法”的“帮助”菜单）。

22.在Word文档中插入MP3文件

　　在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。

但是，这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。

要插入MP3格式的声音文件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由文件创建”活