226华为公文处理暂行办法Word格式.docx
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包括文头名称、发文字号、秘密等级、缓急程度、签发人署名等项。
一、文头名称署发文单位全称,并加“文件”字样。
函件不加“文件”字样。
二、密级、急度置标题左上角、横线之下;
需要两者同时使用时,密级置上,急度在下,上下对齐。
三、发文字号应包括单位代字、年号、顺序号。
“文件”的发文字号置于文头名称之下,横线之上正中;
“函”的发文字号则置于横线右下侧。
四、签发人署名在横线之上右侧。
第七条
行文部分。
包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、发文时间等项。
一、公文标题。
公文标题包括发文单位名称、事由、文种三部分。
为简化起见,除规范性文件外,可将标题中发文单位名称省略。
二、向上级的请示、报告,只写一个主送单位;
向下普发性公文,主送单位按惯例排。
公司的普发性公文,主送单位全称排列为“公司各部门”;
主送单位置标题之下,正文之上,抬头排列。
三、公文如有附件,要注明附件名称和顺序,附件名称要与正文所列名称一致。
四、公文落款要署发文单位全称或规范性简称。
五、会议通过的文件,以会议通过的日期为准;
指挥性文件和重要通知,以领导签发日期为准;
一般性例行公文,以实际印发的日期为准。
第八条
文尾部分。
包括发至范围、报送单位、印制单位、印发时间、份数等项。
一、对上级机关行文用“抄报”,同级或不相隶属的机关用“抄送”,对下级部门用“发”。
二、印发单位置报送单位之下,署公文印发单位的全称。
三、印发时间以实际缮印日期为准。
四、印发份数在印发单位右下侧。
第四章
行文规则
第九条
公司及公司各部门应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。
一、公司对公司各部门、公司各部门对本部门所属下级单位用下行文,发布指示、指导工作。
二、下行文视需要可逐级行文,亦可多级行文,直贯到底。
三、公司各部门对公司用上行文报告工作和请示事项。
四、公司各部门之间用平行文联系工作、商洽业务、交流经验、通报情况。
同级部门之间不得发指挥性、规范性文件。
五、公司各大系统下属部门无权发正式文件,其所需上传下达的工作、业务事项应视其重要程度,或报请其所在的系统统一发文,或以函件形式发文。
第十条
需要请示政府有关部门解决的业务性工作问题,属于各部门职权范围内的,可由各部门直接向政府有关部门行文,同时抄报公司;
必须用公司名义向政府有关部门行文的,应报行政文件管理中心统一平衡后决定是否发文,并统一编排文号。
发文后有关部门对来文应负责办理,并及时回复办理结果。
第十一条
凡在公文中涉及到其他部门职权范围的,主办部门要与有关部门会商一致;
经会商意见仍不一致时,应据实上报;
凡未经会商或未经公司最后决定的公文,行政文件管理中心不予受理,各部门亦不得自行行文。
第十二条
公司各大系统文件(包括函件)发文时须抄送相关业务部门,以便协办或查考。
第十三条
请示与报告要严格分开。
请示公文应一文一事,不得多头、越级主送,不要同时抄送同级和下级部门。
第五章
发文办理
第十四条
发文办理。
包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、发文等程序。
一、拟稿。
拟稿即文件起草工作,是公文形成的第一道工序。
必须注意以下各点:
(一)要符合党和国家的方针政策、法律法令以及公司有关规章制度;
(二)情况要真实,观点要明确,文字要精炼,条理要清楚,层次要分明,书写要工整,篇幅要力求简短;
(三)用词要准确、规范。
除约定俗成者外,使用简称时应先用全称,并加以注明。
(四)文种、体式、行文要符合规定。
二、审核。
(一)文件审核是文件交领导签发前的重要工序。
公司级文件(含由各部门代公司起草的公司文件)由行政文件管理中心责任人初审后,送主管领导复核。
(二)公司各部门文件由部门负责人指定专人审核;
各部门代公司起草的文件,部门负责人要亲自审核。
(三)审核的主要内容:
1、是否需要行文,以什么名义行文;
2、公文体式、文种、行文是否符合规定;
3、是否文字表述精炼,标点使用正确,文笔通顺流畅;
4、文稿内容与党和国家的方针政策、法律法令以及公司各项规章是否一致;
5、文稿内容与本单位已发的文件涉及同类问题的规定是否吻合;
6、要求和措施是否明确具体,切实可行;
7、涉及其他部门职权范围的问题是否协商一致并经过会签。
(四)公司各部门拟用公司名义发文,部门负责人审核后,必需经相关领导会签。
(五)校对文件时要尊重原稿。
如对原稿有疑问或发现原稿有错误,应主动与拟稿人或审核人联系改正,不得自己随意修改。
三、签发
(一)公文的签发,是形成公文的最后一道工序,它表示签发人对文稿内容负完全责任。
文件一经领导核准签发即行生效。
公司上网的电子文件即为有效文件。
(二)文件的文头必须有“签发人”一栏,而函件的文头一般没有“签发人”这栏。
若有些规定、制度等,不能以文件形式发,而只能以函件形式发放给某些部门的,可在函件文头横线右上方加“签发人”一栏。
(三)公司级文件必须由公司总裁签发。
(四)重要的及涉及面广的部门公文,由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发;
内容仅涉及单位某一业务职能的公文,可由分管该项工作的副职领导人签发。
(五)对已签发的文稿,如发现疑义,可向领导提出修改意见;
未经领导同意,不得自行删改。
四、缮印。
(主要指目前发往各办事处及驻外机构的文件。
)
(一)公文缮印前,要认真登记、编号、核定印发份数。
(二)缮印公文要按规定格式,做到清晰、整洁,注意保护原稿,不得涂抹和损坏。
(三)要严格执行文件的印发份数,不得擅自增加印发份数或任意扩大分发范围。
密级文件缮印后要及时销毁废页。
(四)文件一律在左侧装订,并留出至少一厘米距离的装订线。
(五)公司文件一律由行政文件管理中心负责缮印;
部门文件由各部门自行缮印。
五、发文。
(一)以公司名义上报下发的公文,由行政文件管理中心统一登记、编号、发文。
(二)必须严格按照规定的发放范围进行发放。
(三)公司文件直接以电子文件形式发放,不再发放纸面文件,各部门不需打印存档。
各办事处及驻外机构目前因还未全部联网,且网络运行不是很稳定,暂时仍发纸面文件。
若今后各办事处均与公司联网,且网络运行稳定,将不再发纸面文件。
广而告之的文件,大家可以直接在网上的“公司文件夹”上查阅。
(四)各部门秘书收到文件后,应先查看文件发放级别及范围。
(五)发各大部门文件(指全公司范围),每一位员工均有权查阅。
部门秘书有责任提醒、督促本部门员工及时查阅。
(六)发各大系统的文件(如公司函件)只发给公司副总裁及各大系统主管,各大系统主管秘书若收到公司函件(指主管暂无电脑),应直接交主管,由主管决定是否再转相关人员。
(七)若只发某些范围的文件,只有该部门主管或秘书有权查阅。
主管应根据文件内容,决定是否转发相关人员或在部门内传阅。
(八)密级公文应在文件上标明密级,一般以密级形式发放。
收文部门秘书应直接将文件交部门主管(若主管暂无电脑),由主管决定是否再转相关人员。
六、公司文件缮印后要将原稿送行政文件管理中心统一存档。
第七章
附则
第十五条
本办法适用于公司及公司各部门对内、对外的所有行政性文件。
第十六条
本办法由公司行政文件管理中心负责解释、修改。
第十七条
本办法自公布之日起施行。
公司此前公布的有关公文处理规定与本办法不一致的,以本办法为准。
第十八条
文件管理的具体操作详见《公司级行政文件操作指导书》,文件编号:
75/CD-CMD0001。
附件一:
公司文件式样
公
司
文
件
华为司发【1998】
号
签发人:
【机密】
【急】
标
题
主送机关名称:
附件
发文机关名称
年
月
日
附件二:
各大系统文件式样
深圳市华为技术有限公司
总裁办公室文件
华为总字【1998】
【秘密】
【特急】
附件三:
公司函件式样
深圳市华为技术
有限公司
华为司函(1998)×
×
号
报送机关名称
印送机关名称
印发时间
(印发份数)
附件四:
各大系统函件式样
华为技术有限公司总裁办公室
华为总函(1998)×
印发机关名称
附件五:
下属部门函件式样
总裁办公室审计部
华为总审函(1998)×
附件六:
公文拟稿纸式样
公文拟稿纸
密级(
)
缓急(
)
签发:
经办单位核稿人
主办单位核稿:
主办单位:
拟稿人:
会签:
事由(标题):
附件(名称、份数)
抄报机关:
发放范围:
发文:
华为【199】第号打印份数:
打字:
校对:
年月日封发