前台结帐子系统文档格式.docx

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3、提前结帐

是预先过房费，即把某一宾客的帐提前结算，如一宾客从今日住店三日，提前结帐就是把这一宾客的三日内的房费今日全部结算。

具体的操作是：

进入提前结帐，输入宾客房号，回车，出现该宾客的消费项目，按‘预过房费’，出现如图（1-10）所示的界面。

点击‘预过天数’中的按钮选择天数，选择[3天]好以后，按‘确定’按钮后，便会出现您预过房费的总和。

接下来‘按提前结帐’即可完成对该宾客的提前结帐。

4、单项结帐

是对某一宾客的消费账目进行单个结算。

比如某一宾客在店期间消费了餐费、洗衣、娱乐等，您按宾客的要求进行单个帐目的结算。

具体操作如下：

按菜单中的‘结帐’‘单项结帐’出现单项结帐窗口。

单击窗口中的宾客一栏，便会出现该宾客的明细帐。

单击分类明细帐中的帐项后，便可对这一帐项进行‘单笔结帐’结算。

5、团体结帐

团体结帐是对团队、会议的结算操作。

操作如下：

点击菜单‘结帐’‘团体结帐’便可进入团体结帐界面如图（1-11）所示。

a、点击您要结帐的团体，使其变为蓝底后，便可进入结帐，如图（1-11）所示。

图（1-11）中的下左是团队的预付款金额，上右是团队中个人所消费的帐项。

下右为消费总计。

如果团队一项中消费100.00的话如图（1-11）中的下左所示，则表明团体名义上的消费为100.00，所以应退金额为团体预付款数。

图1-10图1-11

b全体结帐：

所有的成员进行结帐，包括个人所消费的帐项。

c、团体结帐：

只结算团体所消费的账项。

注意：

在团体结帐后，所有团体成员将变为散客。

以上可以根据要求进行结帐，结帐的方式和散客一样。

d、成员离店：

成员离店可分两种，一是离店不结帐，二是离店结帐。

前者必须是在团体负责人肯定的情况下。

操作如下：

在图（1-11）中点击要离店的成员名。

此时成员‘广泛大幅度’一栏变为深黄色，下右面是该成员的个人消费帐，且屏幕上方的结账栏一块出现了‘分帐结帐’‘离店’，如图中的中间部分所示。

如果宾客是离店不结帐的话，请您点击‘离店’，系统会提示您，按‘确定’即可。

此宾客离店，但账由团体结算。

如果宾客是要求自己结帐的话，点击图（1-11）中的‘分账结帐’即可，结帐方式如同散客。

6、团体付款代码定义

定义团体所结算的账项。

定义之的帐项由个人结算。

7、暂挂结帐

暂挂结帐是结“暂挂”的帐。

A、在帐务处理中有一个暂挂的功能，专门处理那些因特殊原因，宾客离店但不能马上结帐，把帐暂时挂起来，待日后再结算。

结帐时用“暂挂结帐”。

B、在帐务处理中单击‘暂挂’，系统会提示您‘是否将******暂挂结帐?

’，按‘确定’后，系统会提示您是否暂挂成功。

C、其他收银点当天帐一定要当天结清，当有特殊情况当天没法结帐时也会挂入临时帐号上，即转到前台来。

临时帐号在系统管理中设置，一般由系统管理员管理。

当客人来结帐时不再到具体收银点去结帐，而是到前台来结帐，这时用到暂挂结帐。

D、“司机回扣”也是一个系统临时帐号，当发时费用时，在此帐号中用冲帐的方式输入一笔负的费用，帐项为“房费”，然后结帐，结帐方式选现金，即把现金回扣出去了。

图1-12

E、结帐时单击‘暂挂结帐’，如图（1-12）所示，所有帐务处理中“暂挂”的帐号以和系统临时帐号都显在窗中。

选中需要结帐的一个帐号，然后点击结帐按钮即可进行“结帐”。

双击一个帐号即进入帐务处理状态，可以看到帐目明细、可以做各种帐务处理。

8、账务处理

是对宾客的账务进行多方面的操作，如补账、冲账、预付款等。

进入后输入房/账号后回车。

a、转账记录：

是查询该宾客是否进行过转账，如有的话，如该宾客有转帐记录的“转账记录”可用，可以对转帐记录进行查询；

否则的话为，‘转账记录’按钮不可用。

b、预付款：

预付款是指宾客在住入酒店时，需付的预付金。

预付金就是在这里输入的。

c、信用：

信用是对某一宾客给出的信用额，方便宾客签单。

比如一宾客的预付款的是500元，假若他餐费是600元的话，餐厅的计算机是挂不上他的客帐的，此时就需要给这位宾客一定的信用额。

本酒店管理软件使用信用额来控制宾客签单，从原来定性控制（能与不能签单）提高定量控制（能与不能签单，能签多少金额）。

d、补账：

由于种种原因，造成少收宾客账目的，可在此用补账方法进行操作。

比如少收一宾客娱乐费100元，具体方法如下：

进入补账窗口后，

输入单号、账项、金额、部门、备注等。

e、转账：

转账是对宾客的账目进行转入他人帐，意思是把账转给别人。

前题条件是：

必需经过入帐人同意。

此项大多用于团体。

例如：

‘成龙’宾客想把‘娱乐’账目转给‘田园’的宾客。

单击‘转帐’进入转帐窗口，单击要转出的帐目‘娱乐’后，再单击‘转入账号’的部分。

（或者先选择‘转入账号’，选择转入的宾客后，再选择转出的账目）进行选择。

f、冲账：

冲帐的意思就是由于各种原因多输入了帐，需要取消这笔帐，就用冲帐来解决。

冲帐的操作和补帐的操作是一样的，只是两个概念相反。

单击‘冲账’后，进入冲账的界面和补账的界面相同。

惟一区别是冲账中输入的金额为负数。

如“-100”

g、账务处理：

意思是对该宾客的账项、金额等进行调整的操作。

分账：

意思是对宾客的某一账目进行分账操作。

如例：

一宾客想把餐费100元的账分一半给传真。

选择账项为‘传真’，在费用中输入金额为‘50’，按‘确定’退出分账。

结果餐费50元，传真50元。

h、重住（反单）：

重住是对已离店宾客或已结帐宾客进行重新结算；

反单是对在离宾客已结算的账目进行反单，从新结算。

打开‘账务处理’如图（1-13）

图1-13

在图中输入房间号，选择宾客名。

然后点击‘重住’。

接下来就可以对该宾客进行账务操作了。

其中图中的灰色是表明重住成功。

结帐：

在暂挂结帐中结算。

9、应收客户管理：

是对应收客户的操作，该项将在应收款一章详细介绍。

当班结束：

确定是否当班结束的操作。

如果当班

（1）结束，下一班进入该模块时，班次就会变为下一班

（2）。

四、问讯子系统

问讯系统中有四大项功能，分别为时刻表、旅游、邮政、酒店服务。

这些都是酒店中宾客最常问到也是最容易问到的一些问题。

在时刻表中又分为民航时刻表、铁路时刻表、长途汽车时刻表和轮船时刻表，还有一点最有特色的就是世界时间。

旅游里又分为酒店、旅行社、旅游景点、餐饮娱乐和购物商店。

邮政里有一些电话号码、电话区号和邮政编码。

酒店服务包括宾客留言和失物查询两项。

1、时刻表

a、民航时刻表

在时刻表里打开民航时刻表（如图1-14），在民航时刻表中有增加、删除、打印和退出四个功能按钮。

图1-14

民航时刻表里面可以查到从什么地方起、什么地方止和班次、始发时间、到达时间、备注。

但这里的内容都是需要输入进去的。

增加：

点击增加以后，出现一个填写框，分别在班次、起始站、到达站、起始时间、到达时间和备注里输入相应的内容之后，点击确定。

这时刚输入的这条记录在时刻表中就可以找到了。

删除：

如果需要删除从某某站到某某站的某条记录，如图1-14（例如要删除从南京到泰州的13：

00-16：

00的6502班次，就在起里面选择南京，在止里面选择泰州，然后在右面的框中选择6502班次13：

00的这条记录，点击删除这条记录就会在时刻表中删除。

打印/退出：

点击打印之后会打印出这张时刻表，退出就会退出民航时刻表。

b、铁路时刻表（操作同民航时刻表）。

c、长途时刻表（操作同民航时刻表）

d、轮船时刻表（操作同民航时刻表）

e、世界时间

打开世界时间之后，你可以看到一些比如说新加坡、东京、纽约等地的标准时间。

2、旅游

a、酒店

在酒店一览表当中，（如图1-15）可以看到附近一些比较知明的酒店，和它的简介。

当然这都要事先输入的。

图1-15

（1）增加

点击增加之后会出现填写框，在名称里填写酒店的名称，在介绍里面填写酒店的资料和一些介绍，然后确定，在酒店一览表当中就可以看到刚才增加的酒店。

（2）删除

在左下方选择需要删除的酒店资料，然后点击删除，在酒店一览表中这条酒店的记录就会消掉。

（3）打印/退出点击打印可以打印出酒店和其酒店的简介。

按退出就会退出酒店一览表。

下面的旅行社/旅游景点/餐饮娱乐/购物商店的操作和酒店操作一样，就不再重复介绍了。

旅行社、旅游景点、餐饮娱乐、购物商店

3、邮政

a、电话号码

电话号码界面（如图1-16），可以在里面找到一些非常常用的电话号码和名称。

如果要增加某个名称的电话号码，可以点击增加（如图1-16中第二排有空白的一条，上面可以看到光标，在相应的地方输入电话号码和名称，显示顺序一定要填，因为在下一次进入时系统要自动排序。

如果要删除某条记录，只要把鼠标点在这条记录上，然后点击删除，会有提示框出现，如果真的要删除确定就可以了。

b、电话区号

电话区号的操作和电话号码大体上是一样的，只是在名称后面多了一个单价，只要在输入的时候加进去就行了。

c、邮政编码

邮政编码的界面和电话号码大体上也是一样的，只是电话号码里面的名称在邮政编码里面相对应的是地名，操作是一样的。

4、酒店服务

a、宾客留言

右击留言房，选择“宾客留言”，进行留言操作：

如果某个房间的客人或来访者留言，中需要右击要留言的房间（或是右键单击便会弹出菜单，选择免打扰或是留言即可），这时会弹出一个留言框，（如图1-17）如果是宾客留言就在宾客里面输入名字，如果是来访者留言就在来访者里输入名字，再分别输入电话，和留言的内容。

确定就可以了。

图1-16图1-17

提取留言：

提取留言就双击某个房间就可以看到里面的留言了，如果需要清除留言的话，只需要点击相应的清除按钮就可以了。

b、失物查询

失物查询界面，打开之后在条件里面输入查询条件，如房号、姓名、物品名称，然后点击查询就可以查到。

失物的登记在客房里我们会详细介绍。

五、账单查询

1、房态查询：

即打开房态图，上例已介绍。

2、实时监空：

是对宾馆今日的综合查看，如图（1-18）。

从中可以了解到今日酒店的综合情况，如图可知。

3、客户协议查询

此项操作是对与贵宾馆有协议的单位进行查询。

可以对协议单位进行添加、修改、删除、查找、打印等功能。

4、预订散客查询

首先定义查询类别、查询条件和查询对象，填写完成后点击“查询”，即可查询出所需资料。

如下图（1-19）：

图1-18图1-19

点击图中‘查询类别’一栏中图标，选择查询类别，‘查