英国的秘书与秘书工作定稿修改版Word文件下载.docx

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决议事宜办公室，主要负责向议员发送一切有关议会的文件；

供销办公室，主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。

英国下院设事务处，主管下院重要事务。

事务处下设一处五室，即：

会议秘书处，主要负责处理议员对大臣提出质询的通知，并准备一览表，列出大臣们答复质询的日程；

委员会办公室，负责给常设委员和特别委员配备人员；

公议案办公室，负责下院的公议案程序和财政程序方面的事务；

议事记录办公室，负责编辑《下院每周议事录》、《决议事项与会议记录》等项工作。

英国国家秘书既为官职，可分两类：

一类是政务官，一类是事务官。

前者是如上所举的政府成员，由他们决定政府政策，共同对议会负责，皆与内阁共进退；

后者则为政务次长以下的各级官员，其任务是处理政府事务，如收税、会计、管理教育、卫生以及办理文书等项工作。

从事管理这些事务的宫员，被称为事务官员。

英国的事务官员较多，超过万人，其中普通行政人员约万人，实业人员一万人，他们都在政府各部会的政务官员领导下也行管理，但与内阁的进退无关。

他们的职业是非政治性的，是永久性的。

英国政府中的普通行政人员分为四级：

一是行政级，包括上述各部常务次长、次长、司长、副司长、助理司长，下至科长、副科长等，其职务为辅助大臣和协助机关制定、草拟政策，联系与协调各级工作，改进机关组织与工作方法，负责机关内行政人员的考核与监督。

二是非行政级，这一级为文官的中下层干部，其职务是对次要提案进行初步审查分析，对不重要的事务进行直接指导，以及解决、处理公务中所引起的问题，负责主持次要工作的进行等等。

三是文书或办事员级，其主要任务是按一定法规、指示，处理特定事务，按规定格式准确记录，回答问题及统计资料，做简单的文书起草工作，搜集、提供和保存资料，作为上级处理工作的依据。

四是打字、文书和计算机操作级，此类人员大部分为妇女，地位为雇员，主要做誉写、打字、计算机统计、接电话等工作。

由以上所述，明确看出，英国的政务官与事务官，官职是称谓，从事秘书工作是实质。

换言之，这四类行政人员的工作，大致包括了英国的实际秘书工作，英国的全部秘书工作或秘书职责尽然归属于上述内涵。

英国的秘书三个不同的醒目之处：

（一）制定政策的常务秘书

英国制定国家政策，是由名高级同僚组成的内阁决定。

内阁之下分设各部门委员会，在制定政策的时候起关键性作用。

每一部门委员会的大臣首先负责提出他所管辖范围的有关政策，但在提出政策之前，内阁大臣必须广泛听取专家的意见，首先是常务秘书的意见。

常务秘书的传统作用，是收集并整理一切能收集到的详细材料和统计资料，以便做出完善的决定。

英国认为这是安国根本，正国纲常。

在英国体制中，内阁大臣绝不能避开其常务秘书及其部门的技术专家，而是共同议，言听计从于常务秘书。

因此，常务秘书对于决策起着相当有效的影响作用。

常务秘书必须尽量客观和公正，根据所掌握的材料情况，向大臣提出可供选择的政策以及在执行各项选择方案中，可能遇到的问题和可能出现的后果。

一旦做出决定，大臣就必须接受和维护决定。

再者，无论政府如何更迭，常务秘书的地位总是不变的。

虽然常务秘书在政治上保持中立，但他必须了解情况，明确认识政府的政治哲学，以便能够制定达到政府计划目标的总战略。

（二）

第二篇：

德国的秘书与秘书工作

当今之世，西方发达国家有关专家都正在从各方面探讨和研究秘书科学。

笔者十分称赞德国的研究专家克里萨尔，他从秘书的合理组织、心理观点等方面去着手研究提高工作效率的实用方法。

该专家认为，有效地借助现代技术，只能解决信息程序问题，而在通过管理决议方面，使程序及通讯型式化则极其困难。

在管理工作中，靠人的直觉直观的意志

解决问题的方法，其作用迄今仍是不可忽视的。

人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍能够起到极大的影响。

一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。

该专家的这种论点，可贵之处符合实情。

德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。

随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。

本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。

（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要

．国务秘书

在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。

此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。

政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。

概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。

当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。

至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。

国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。

人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。

国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；

对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。

．企业秘书

一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。

德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。

一般秘书的基本条件，年龄不能超过岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；

再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。

此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。

同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。

故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。

关于变更重要定货人电话号码的通知；

关于分配全年奖金的指示；

同你号合作的企业的定期咨询；

非主要订货人提出的减价要求；

邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；

关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；

有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；

对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；

整顿七天一叠未拆开的公文；

本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；

进行关于发起组织技术装备的提案；

电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；

对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；

十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。

例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。

企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：

企业内部规章；

顾客订货信息单据；

有关同行业竞争信息；

生产计划；

有关公司对手方面的信息；

进行举办讲习班的资料；

签字无讹的字样证明；

有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；

企业史；

企业工作活动图表；

参观访问者的统计表册；

实习生工作须知等等。

若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。

文件可分为下列各类：

不太有用的或极少用的文件；

短时保存的公文；

保存期明确文件（如保存到……年为止）；

等待答复的公文；

在……法律生效期间内保存的文件；

长期保存的文件，共此六种。

资料则分为：

邮寄费用手册；

送领导人签署的文件；

办公室木器家具一览表，家具广告一览表；

有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函；

号杂志；

对初参加工作者的职业信息表；

旅馆饭店一览表；

企业于某一时期停业的通告；

董事会选举的

结果；

决定性的生产会议记录；

半年之久的剪报；

有关干部问题咨询服务信件；

老常规条文；

企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；

生产上不幸事故的报告书；

董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。

对书籍提出如下的要求：

将书籍详细订出目录卡片；

将有关书籍资料正确登入卡片内；

将书籍按第一个字母、按学术领域分类。

秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：

（）马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：

《高等秘书学校》第４版，门什翁德阿尔巴依特出版社年出版，页。

内容：

秘书职业；

速记；

打字；

通讯；

电话交谈；

电报及电传打字报道；

人际学；

、办公室（厅）工作；

工作的合理化；

内部通讯；

书籍与杂志；

领导人出差；

会议；

管理原则。

（）安涅马里、连纳尔茨著：

《秘书的有效工作》费尔拉格出版社年版，页。

同来访人接触；

秘书行业；

分配工作；

准备开会和会议。

（）乌尔苏拉、德列克斯列尔著：

《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社年再版，页。

秘书本人的工作；

准备会议；

准备出差；

文件工作；

生产交谈特点。

（）克里斯塔亚捷著：

《秘书简明手册》，第八版，年版，页。

通信；

秘书处实用方面的工作与技术方面的工作；

准备公务旅行；

按期完成工作检查；

提供领导人信息；

组织工作的技术设备；

同人联系；

纵横交错计划的拟定方法。

（二）德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点

正确使用电话和书信书写的观点分别为：

．打电话

秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。

电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。

同他人交谈时思考好交谈目的，准备交谈信息。

电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。

公务电话免除与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。

通电话时话语速度要慢，言谈要准确，免使对方再问；

电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。

、书信书写技能

德国专家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。

但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字体要端正，这对信的写收双方皆有利。

收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目了然，洞悉实质。

写信前应先拟定提纲，以免遗漏；

信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、友好、礼貌；

信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规