集团档案管理制度定稿Word文档下载推荐.doc

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第12节 档案统计 28

第13节 档案保密制度 29

第14节 奖励与处罚 31

第15节 附则 32

第1节总则

1为规范集团档案管理工作，为集团经营管理服务，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》及有关法律、法规，结合集团实际情况制定本制度。

2本制度所指的档案，是指集团在经营管理活动及建设过程中直接形成的具有保存与利用价值的各种不同形式的历史记录。

3档案是公司全部活动的真实记录和宝贵财富，是公司资产的依据和凭证，属于公司所有。

公司依法享有占有、使用、收益、处置档案的权利，并依法承担保护档案、为国家和社会积累历史材料的义务。

4公司全体员工要树立档案意识。

对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

5集团档案实行统一领导、集中与分级管理相结合的管理模式。

集团档案室负责管理集团总部各部室、规划院、酒店公司及各地项目公司按规定移交的档案，并对商管公司总部、院线公司总部、百货公司总部档案管理工作进行监督指导和考评。

商管公司总部、院线公司总部、百货公司总部根据本系统实际情况制定档案管理办法，并对系统内各公司档案管理工作进行监督指导和考评。

第2节管理机构与职责

1集团档案室为集团档案管理机构，集团办公室为其行政主管部门。

2集团档案室履行下列职责：

2.1根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，建立健全档案工作制度和具体实施细则；

2.2负责集团归档范围内档案的收集、整理、保管工作；

2.3采取各种形式开发档案资源，为公司利用档案资源提供服务；

2.4组织档案鉴定及销毁工作；

2.5监督、指导集团各部室、规划院、酒店公司、各项目公司、商管公司总部、院线公司总部、百货公司总部档案工作；

2.6开展档案统计与编研工作；

2.7负责集团档案信息化系统的管理与应用；

2.8开展档案管理员培训。

3各公司应确定一名公司领导分管档案工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中，依据集团档案制度确定的原则建立健全本公司档案制度，明确档案工作主管部门，配备档案管理人员具体负责档案管理工作，统一管理本公司档案并按规定移交。

4集团各部室应配备兼职档案管理员具体负责本部室档案的收集、整理工作，并做好预立卷及定期向集团档案室移交的工作。

5规划院、酒店建设公司、各地项目公司应在不增加原有编制的前提下设立档案管理专员岗位，以档案管理为主要工作职责。

6档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内通知集团档案室。

7规划院、酒店公司、各项目公司应按期将工程建设项目竣工资料向集团档案室移交。

其他经营管理性文件自行保管。

8档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备专业知识。

9档案管理人员岗位职责：

7.1贯彻执行集团档案制度，建立健全本部室（公司）档案工作实施细则。

做好档案的接收、借阅登记手续。

7.2熟悉本部室（公司）文件材料归档范围和保管期限，做好本部室（公司）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对部室（公司）文件材料的齐全、完整、准确负责；

7.3负责对本部室（公司）各类电子文件进行整理、著录，建立本部室（公司）的电子文件档案库；

随时做好电子文件备份工作。

7.4根据本部室（公司）不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚；

7.5主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案；

7.6做好档案统计工作，按规定时间上报档案统计报表；

7.7积极参加档案业务理论培训，不断提高档案管理水平；

7.8做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部室（公司）文件材料。

7.9负责本部室（公司）档案信息系统的管理和维护工作。

第3节工程项目档案管理办法

1总则

1.1本办法依据国家关于城市建设档案管理的有关规定制定。

本办法适用于万达集团各项目公司。

1.2项目公司应认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作制度，建立切合实际的项目档案工作程序。

1.3项目公司应对项目档案工作实行统一管理，对本公司各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

1.4项目档案工作实行总经理负责制，明确负责项目档案工作的部门，配备档案管理专员，实行各部门和有关人员档案工作责任制，并采取有效的考核措施。

2工程项目档案的收集整理与编制

2.1项目公司在招标、投标和与各参加建设单位签订设计、施工及监理等合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交竣工档案的各项要求，包括移交档案的内容范围、质量、数量、时间要求和违约责任等。

凡未按档案管理要求完成归档任务或工程档案质量不合格的项目，项目公司可根据合同约定暂扣工程保证金或暂停支付工程款，并督促其完成归档任务，直到满足档案归档要求为止。

2.2各参建单位对所承建工程应归档文件材料负有收集、整理责任，在工程完工验收前，应完成对有关文件材料的收集、整理、归档工作。

工程档案通过验收后由各参建单位按合同约定的移交份数及标准格式移交给项目公司，交接双方应认真履行交接手续。

2.3项目公司业务人员对本岗位的文件材料负有收集、整理的责任，工作调动时未交清有关应归档文件材料的人员，不得办理调动手续。

任何个人或部门均不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

2.4对改建、扩建和重要部位维修的工程，项目公司应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。

凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后三个月内向当地城建档案管理机构及集团档案室报送。

2.5项目公司应按当地城市建设档案管理机构、规划行政管理部门的要求，参照《建设工程文件归档整理规范》附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》，结合工程项目实际制订出本公司档案归档范围和保管期限表，并报集团档案室批准后执行。

2.6工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，长期为16—50年（含50年）、短期为15年以下。

长期保管的档案实际保管期限不得短于工程项目的实际寿命，短期保管的档案在工程竣工结算完成前应予保存。

2.7工程档案案卷质量应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。

归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠成A4规格。

2.8工程图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

竣工图上必须加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2.9项目公司应指定专人负责反映工程项目建设过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、录音、录像等声像材料的整理、注释，并附以详细的文字说明。

工程建设中的隐蔽工程、重大事件、事故，必须有声像材料。

3工程项目档案的安全

3.1项目公司筹建时，应设置与工作任务相适应的档案库房，档案库房应采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。

3.2项目公司应为档案资料保管和提供利用配置必要的设备。

如档案柜架、符合标准要求的卷盒、卷皮等装具。

归档文件材料的制成材料应符合耐久性要求。

4竣工档案的验收和移交

4.1对列入城建档案管理机构接收范围的工程，项目公司应在工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程移交。

4.2自本规定下发之日起竣工的项目，项目公司应在竣工验收之后的15日内向集团档案室书面提出移交申请，并在申请确认后的1个月内向集团档案室报送一套工程项目档案。

项目公司同时应向相应的运行管理公司移交有关竣工档案，移交文件范围由管理公司界定，便于日后维护管理利用。

4.3项目公司移交档案时，应编制项目情况说明，填写移交目录，办理移交手续，双方签字后交接。

编制说明的内容应包括工程概况、竣工档案的编制依据，案卷号的编写，以及案卷总数、文件件数、页数；

图纸卷数、张数；

照片卷数、张数；

工程录像盒数（含时间长度）等相关内容，由公司总经理签字认可，并盖公章。

5支持文件

5.1《建设工程文件归档整理规范》

5.2《技术制图复制图的折叠方法》

5.3《工程竣工档案移交申请表》

5.4《工程竣工档案移交目录》

第4节档案的收集整理与归档

1凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；

及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存。

2集团文书档案保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年、5年。

凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

3集团总部文件材料归档范围及保管期限表详见附表《万达集团文件材料归档范围及保管期限表》

4两个以上部门（公司）合作完成的项目，主办部门（公司）保存全套文件材料，协办部门（公司）保存与承担任务相关的正本文件。

有合同、协议规定的，按合同协议要求执行。

5归档时间

5.1应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在10个工作日内向所在部室档案管理员移交。

5.2各部室经营管理工作中形成的综合类档案应在办理完毕后的第二年6月30日前整理立卷，向公司档案室移交。

项目管理类档案在项目竣工结算后1个月内移交。

工程周期较长的也可以分阶段整理归档。

5.3外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

5.4特种载体档案可随时归档。

5.5凡以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后5个工作日内向公司档案室报送一份原件。

5.6会计档案在财政年度结束后，暂时由公司财务部保管五年，待期满后移交公司档案室。

5.7对已归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。

6员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部室或公司档案管理员，在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。

7仪器设备验收、安装、调试及大修过程中的有关文件、记录应由经办人及时清点并移交给档案管理人员。

8撤销机构的档案，应及时向上一级公司档案主管部门移交。

停建、缓建工程的档案，由集团档案室集中保管。

9专业性较强或需要保密的档案，经公司主管档案工作副总裁同意，可以延长向档案室移交的期限；

由于保管条件恶劣可能导致档案不安全或者严重损毁时，可以提前向档案室移交。

10归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

11归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内文件目录。

12各部门档案管理员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门主管档案工作领导签字核准后向档案室移交。

重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

档案人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。

13交接双方应认真核