项目物业前期接管工作流程说明文档格式.docx

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　　由开发商选聘物业公司，并签订《物业管理委托合同》。

　　*委任物业公司总经理，招聘高、中级管理人员

　　1.由总部委任或对外招聘具有多年物业管理经验的总经理1名。

　　2.招聘各部门经理、主管、员工

　　综合部：

经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员（兼库房管理员）2名；

　　财务部：

经理1名、会计1名、出纳1名；

　　管业部：

经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、

　　前台接待2名；

　　保卫部：

经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名（含领班1－2名）、保安员4名（含领班1－2名）；

　　工程部：

经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调（生活水）主管1名、土建主管1名、技工2－3名／专业（约12人）；

　　建议：

在招聘技工时，可以选聘项目工地施工队中对本物业项目（本专业）较为熟悉、了解，技术、素质水平较高的人员，纳入公司编制。

　　说明：

因物业公司组建之初，所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉，招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。

　　“公司初期人员架构图”附后

　　*筹备前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案

　　1.各部门共同汇编的文件：

　　⑴.《房屋使用、管理、维修公约》

　　⑵.《房屋质量保证书》

　　⑶.《房屋使用说明书》

　　⑷.《房屋交付（入住）通知》

　　⑸.《入伙授权书》

　　⑹.《业主（使用人）服务指南》

　　⑺.《装修管理规定》

　　⑻.《办理装修流程说明》

　　⑼.《治安、消防协议书》

　　⑽.《二次装修施工区域治安、消防承诺书》

　　⑾.《二次装修协议书》

　　⑿.《业主联络资料登记表》

　　⒀.《收楼须知》

　　⒁.《物业管理费收费标准》

　　⒂.《公约承诺书》

　　备注：

《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开发商确认，并到北京市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执行。

《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册（一式三份），在业主收楼时发给业主，由业主签字（盖章）认可、执行；

《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主（使用人）服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册，作为业主收楼时的《用户手册》。

同时，在《用户手册》正文内容前增加：

“总经理致辞”。

　　2.各部门在前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜。

　　△综合部

　　⑴.编制《员工手册》，经公司领导批准后，统一印刷成册。

　　⑵.制订《员工考勤制度》，建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。

　　⑶.制订《员工奖惩条例》，建立“员工过失单”、“奖励审批单”。

　　⑷.制订《员工聘用办法》，建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。

　　⑸.制订《员工培训规定》、培训计划，建立“培训审批表”、“培训协议”。

　　⑹.制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。

　　⑺.制订《员工工服管理规定》，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。

　　⑻.制订《员工请假制度》，建立“休假申请单”。

　　⑼.制订《薪金实施细则》，建立“工资报表”、“薪金明细表”。

　　⑽.制订《印章管理规定》，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”；

统计公司各种印章，经总经理审批后统一刻制（公章、管业

　　部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章）。

　　⑾.制订《库房管理规定》，建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。

　　⑿.制订《内部行文管理规定》，建立“文件签收表”、“内部请示报告”。

　　⒀.制订《档案管理规定》，建立“档案分类表”、“档案（一、二、三级）目录表”、“档案借阅登记表”。

　　⒁.制订《部门运作手册》：

人员编制、岗位职责（经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员）、工作程序、管理制度。

　　⒂.联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批后统一印刷。

　　⒃.制订《开办费使用方案》，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准，并负责前期采购工作；

建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。

　　⒄.制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》，建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。

　　⒅.制订《计划性工作管理办法》，建立“年度（月度、周）工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。

　　△财务部

　　⑴.制订《财务报销管理制度》，建立“付款申请及报销单”。

　　⑵.建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”

　　⑶.制订《现金支出管理规定》。

　　⑷.编制《部门运作手册》：

人员编制、岗位职责（经理、会计、出纳）、工作程序、管理制度、。

　　⑸.制订《预算管理制度》，建立“年度预算报表”。

　　⑹.编制《固定资产购置方案》。

　　⑺.制订《库存盘点制度》。

　　⑻.制订《内部收支报表制度》，建立“月度收支报表”。

　　⑼.制订《发票、收据有价票据的管理制度》。

　　△管业部

　　⑴.制订《物业管理收费标准明细》：

物业管理费（押金）、车位费（押金）、租线费（押金）、装修管理费（押金）。

　　⑵.制订《业主（使用人）收楼流程》，建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”，并告知此流程中涉及的部门。

　　⑶.制定《业主（使用人）二次装修管理流程》，建立“业主（使用人）装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表（管业部）”、“施工人员出入证”。

　　⑷.制订《有偿服务价格表》：

维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。

　　⑸.制订《部门运作手册》：

人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待）、工作程序、管理制度。

　　⑹.编写《车位租赁（购买）协议书》、《电话租线（购买）协议书》。

　　⑺.落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地（楼层垃圾间）。

　　△保卫部

　　⑴.制订《停车场管理规定》、《自行车场管理制度》。

　　⑵.制订《巡视管理规定》，建立“治安巡视记录表（公共区域）”。

　　⑶.制订《物品出门管理规定》，建立“出门条”。

　　⑷.制订《钥匙使用管理规定》，建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。

　　⑸.制订《备用钥匙启用管理规定》，建立“备用钥匙启封审批表”。

　　⑹.制订《一装、二装交叉施工管理方案》，建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表（业主装修区域）”、“二次装修施工现场检查表”。

　　⑺.制订《灭火器租用管理办法》，确定租金费用（押金），建立“灭火器材配置记录表”。

　　⑻.制订《施工违规级别明细》，建立“违章通知单”。

　　⑼.制订《成保人员岗位职责》，建立“成保人员月度工作考核表”

　　⑽.制订《中控室（监控室）管理规定》，建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。

　　⑾.制订《警具使用、管理办法》，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。

　　⑿.制订《部门运作手册》：

人员编制、岗位职责（经理、主管、领班、保安员、消防执机员）。

　　⒀.制订《明火使用管理规定》，建立“动火许可证”。

　　△工程部

　　⑴.制订《物业接管前巡检办法、计划》，建立“工程遗留问题跟进记录”，并随时将工程遗留问题通知开发商。

　　⑵.制订《专业机房管理规定》：

强电专业（变配电室、柴油发电机房）、弱电专业（电话机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房）、空调生活水专业（空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池）。

　　⑶.联系物业办公用房，确定装修方案，并负责跟进装修施工进度。

　　⑷.制订《项目接管验收细则》，建立“验收单元交接书”，按专业、具体内容划分。

　　⑸.建立业主（使用人）二次装修“装修质量验收表”。

　　⑹.从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员，聘用至工程部。

　　⑺.经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。

　　⑻.编制《部门运作手册》：

人员编制、岗位职责（经理、主管、领班、技工、工作程序、管理制度）

　　⑼.制订《设备运行保养检修计划》（各专业设备），建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”

　　*联系政府部门、相关单位，办理相关手续

　　1.联系工商所，办理企业营业执照

　　2.联系税务所，办理税务登记

　　3.联系银行，开通公司帐号

　　4.联系劳动局，电梯审检，领取合格证、特殊工种报检（开发商）

　　5.联系北京市居住小区办公室，核准《公约》

　　6.联系供电局，确定供电方案及价格（开发商）

　　7.联系自来水公司，确定供水方案及价格（开发商）

　　8.联系节水办，确定节水方案（开发商）

　　9.联系煤气公司，确定通气方案及价格（开发商）

　　10.联系热力公司，确定供热方案及价格（开发商）

　　11.联系电话局，电话报装开通及产权分界

　　12.联系交通大队，报车场管理方案

　　13.联系邮电局，为物业通邮

　　14.联系环卫局，落实垃圾清运价格、方式

　　15.联系绿化队，确定绿化维护方案及总体费用（开发商）

　　16.联系物价局，报物业管理收费标准（开发商）

　　17.联系当地派出所，报社区门牌号码（开发商）

　　18.联系外管局，报涉外关系（开发商）

　　19.联系广电局，报光缆信号传输相关手续（开发商）

　　20.联系公安局，报内保关系

　　21.联系安全局，报卫星电视的涉外节目（开发商）

　　22.联系防疫站，报检生活水箱，取合格证（开发商）