恒大冰泉物料制作及活动执行外包管理办法Word文档格式.doc
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省分公司采购
主要为海报、单页、货架插卡、跳跳卡、价格签等纸质印刷品，及区域活动赠品、促销道具等。
市分公司采购
主要为堆头KT板、包柱、灯箱、店招、雨棚等需当地现场制作安装或不便于远途运输的物料。
2.消费者推广活动执行外包包括：
总部消费者推广活动执行外包和地方（省、市分公司）消费者推广活动执行外包。
3.市场推广物料分类明细详见附件一：
《市场推广物料分类明细》。
三、供应商甄选管理流程
1.总部市场推广物料制作及消费者推广活动执行外包供应商甄选，由总部市场推广部提供需求，根据《恒大矿泉水集团销售公司采购管理制度》，填写立项报告按权限审批后，根据不同采购方式（年度采购、单项采购、特殊采购）依据相应流程，进行招投标工作，完成供应商甄选。
2.省、市分公司市场推广物料制作及消费者推广活动执行外包供应商甄选，以省分公司为单位，根据市场状况，当地规划，参照《恒大矿泉水集团销售公司采购管理制度》，由省分公司行政人事部主导，省分公司市场部、品牌部参与，具体流程如下：
序号
部门/岗位
流程/要求
1
省分公司市场经理
采购立项：
总价5万元以下（含5万元）省分公司总经理审批；
总价5万元-10万元（含10万元）销售公司董事长审批；
总价10万元以上（不含10万元）报矿泉水集团董事长审批。
2
市场经理/品牌经理/行政人事经理
按照《恒大矿泉水集团销售公司采购管理制度》，寻找符合资质要求的供应商。
3
省分公司总经理
亲自或指定专人在一个小时内填写加盖公章的《联系函》并密封寄出。
向供应商发出询比价信息，统一使用《消费者推广活动执行外包报价单》、《市场推广物料询比价单》、《常规自制市场推广物料报价单》。
4
供应商
根据询比价资料填写相关内容，加盖公章后，以邮寄方式将询比价资料（须密封）及样品寄至省分公司行政人事部。
5
省分公司行政人事经理
收集询比价资料及资质（营业执照、税务登记证）、以往的执行案例；
6
询比价截止时间过后，将询比价资料及其他材料收集情况通知省分公司市场经理和品牌经理。
7
在采购中心的指导下，按《恒大矿泉水集团销售公司采购管理制度》严格执行发标、开标、定标工作。
8
省分公司行政人事经理
行政人事部将定标结果按《矿泉水集团管理办法》采购定标权限上报审批。
并告知参与询比价的供应商中选或落选信息。
9
与中选供应商签订年度合同或者项目合同。
3.省、市分公司市场推广物料制作及消费者推广活动执行外包相关表格详见附件：
《省分公司甄选供应商套表》。
四、市场推广物料采购流程及需求提报
1.总部市场推广物料采购流程
内容/步骤
总部品牌策划中心
提供品牌设计基本元素。
总部市场推广部
参照基本元素设计市场推广物料设计文件，并根据全国市场需求，提供市场推广物料制作数量及参数要求。
总部采购中心
提供市场推广物料供应商样品，预估到货时间信息回复总部市场推广部。
总部市场推广部终端品管理经理
对总部采购中心提供样品、价格和到货时间进行确认；
样品一式三份签字确认后，两份交给总部采购中心，一份总部市场推广部留存。
销售公司董事长
审批物料申请。
矿泉水集团董事长
核准物料申请。
根据总部市场推广部提供的《总部市场推广物料采购申请单》和签样，与供应商签订采购合同，跟进供应商到货情况。
1.1.总部需求提报流程
总部市场推广部终端品管理经理
每月10日前下发下月《总部统采市场推广物料地方需求汇总表》至各省分公司。
省分公司市场经理
收到总部下发《总部统采市场推广物料地方需求汇总表》后，转发给各市分公司。
市分公司市场专员
填写《总部统采市场推广物料地方需求汇总表》，经市分公司总经理审核确认后，提交省分公司市场经理。
市分公司总经理
审核分公司市场推广物料需求的合理性。
省分公司市场经理
汇总、审核市分公司市场推广物料需求合理性，针对不合理需求数进行调整，经省分公司总经理确认后，每月15日前提交总部市场推广部终端品管理经理。
审核市分公司促销物料需求合理性。
根据总部市场推广物料库存情况，审核省分公司市场推广物料需求。
总部市场推广部总监
审核省分公司市场推广物料需求。
销售公司分管领导
核准省分公司市场推广物料需求。
2．省分公司采购及需求提报流程
下发省分公司市场推广物料需求表《省分公司市场推广物料需求表》至市分公司。
市分公司市场专员
填写需求数量，经市分公司总经理确认后，提交。
汇总、审核市分公司市场推广物料需求合理性，针对不合理需求数进行调整，使用非总部下发的标准设计元素报总部市场推广部设计经理审核。
总部市场推广部设计经理
核准元素设计。
核准单一市场推广物料采购金额5万以下（含5万）的物料申请。
核准单一市场推广物料采购金额5万元-10万元（含10万元）的物料申请。
核准单一市场推广物料采购金额超过10万以上（不含10万元）的物料申请。
根据不同采购方式（年度采购、单项采购、特殊采购），依据相应流程完成制作。
3.市分公司市场推广物料需求提报流程
填报《市分公司市场推广物料制作申请表》，经市分公司总经理确认，提交省分公司市场经理。
审核需求合理性。
审核市分公司市场推广物料元素使用合理性，使用非总部下发的标准设计元素报总部市场推广部设计经理审核。
总部市场推广部设计经理
可协助省分公司进行采购，但市分公司无采购审批权限，由省分公司根据不同采购方式（年度采购、单项采购、特殊采购），依据相应流程完成制作。
五、市场推广物料日常管理办法
1．日常领用管理流程
流程
职责/要求
入库流程
省分公司市场经理市分公司市场专员
以运单作为原始凭证，并依原始凭证在《市场推广物料台账》中做记录。
异常反馈
如发现市场推广物料数量或者质量异常，第一时间反馈上一级管理部门。
领用流程
省分公司市场经理、市分公司市场专员
填写《市场推广物料领用单》并写明用途，经领用人和省、市分公司总理签字后，作为原始凭证留存，依据原始凭证在《市场推广物料台账》中登记相关记录。
月度盘点
每月盘点一次库存，盘点日期由省、市分公司自行确定，盘点时使用《市场推广物料库存盘点表》盘点完成后在盘点表上签字确认，如发现问题，上报省、市分公司总经理处理。
2.市场推广物料管理人员离任交接流程
离任人、接手人
由离任人与接手人对市场推广物料库存进行盘点，双方在《市场推广物料库存盘点表》上签字确认盘点结果。
省、市分公司总经理
省分公司仓库：
省分公司总经理在《市场推广物料盘点表》上签字确认，交接完成。
市分公司仓库：
市分公司总经理在《市场推广物料盘点表》上签字确认，交接完成。
3.市场推广物料报废管理流程
因过期或损坏已无法使用的市场推广物料，可提交报废申请。
签字确认、并给出处理意见。
对报废申请进行审核。
对报废申请进行审批。
市分公司市场专员、省分公司市场推广部、财务
对仓库报废物料进行实地处理，处理完成后将报废所得款项及款项明细（经参与人员签字）交财务经理。
省分公司财务
集中一次性上交集团财务中心（一年一次）。
4.相关表单保存期限
表单名称
保管部门
保存期限
总部市场推广物料采购申请单
总部采购中心/总部市场推广部
1年
市场推广物料台账
2年
市场推广物料领用单
市场推广物料库存盘点表
省分公司甄选供应商套表
总部市场推广部、省分公司市场推广部
六、本暂行管理办法自即日起生效，如之前下发相关文件与本办法相抵触部分，以此办法为准。
七、附件：
附件一：
《市场推广物料分类明细》
附件二：
《总部市场推广物料采购申请单》
附件三：
《省分公司市场推广物料需求表》
附件四：
《市分公司物料制作申请表》
附件五：
《市场推广物料台账》
附件六：
《市场推广物料领用单》
附件七：
《市场推广物料库存盘点表》
附件八：
《总部统采市场推广物料地方需求汇总表》
附件九：
《省分公司甄选供应商套表》
附件十：
《恒大矿泉水集团销售公司采购管理制度（定稿）》
恒大矿泉水集团有限公司
二〇一四年一月二十九日
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