西软酒店管理系统预定接待系统使用手册50Word文档格式.docx

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主要信息、附加信息及其它信息，前两者分别对应于图（1-2）与图（1-3）中的中间部分。

1．主单信息：

反映了客人的姓名、证件、性别、单位地址以及该主单的来源、房类、房态、房价等主要信息。

下面将其分为“A”“B”“C”三个区来介绍：

图（1-2）散客工作窗口之主单信息

●输入界面说明：

（非常重要，请熟记）

1．通过选择Alt+阿拉伯数字可快速将光标定位至屏幕的相应位置。

2．单击‘？

’处或按F1键可得到帮助。

3．单击日历样图标可编辑日期。

4．灰色显示的输入栏为不可编辑栏，其内容由系统自动赋予。

【A区】：

客人主要信息栏，可输入当前客人的[姓名]、[证件]、[性别]、[单位]、[地址]等主要信息。

其中：

“1.标识”:

是第一次保存客人资料时电脑自动生成的客人流水号。

“姓名”：

客人的姓名，缺省值为“NONAME”；

“别名”：

即客人的其它称呼。

当你输完客人姓名后，按回车，系统将自动生成一个别名。

若输入的姓名在特别提醒档案、当前客人档案或客史档案中出现，系统将自动在屏幕中显示提醒档案或客史档案信息，以便操作员确认。

若该客人确为档案中客人，则按回车键可将其证件、单位地址等信息自动弹出，以已达到快速入住的目的，并且在“档案号”一栏中显示对应的号码，点击该档案号可随时查询相关信息。

“2.证件”：

要求输入各类证件的代码，如身份证、护照等。

“编号”：

该证件的号码，如果输入的是正确的18或15位身份证编号，则客人的籍贯、性别、生日等项将自动显示（本模块不允许证件为空，若证件处输入C01—身份证，则编号处必须输满18位或15位数字且须符合一定的规则。

）

系统也将按输入的证件号码自动与特别提醒档案、当前客人档案或客史档案相匹配，若找到相同证件者，系统可将其证件、单位地址等信息自动弹出，以已达到快速入住的目的。

系统按身份证的前六位（地区码）查找时，若数据库中没有相应的地区代码，或身份证的日期输入有误，系统将提示＂身份证不正确＂，以便操作员确认。

客史：

一旦该客人被确认为回头客，系统会在“客史”处显示该客人的历史档案号，并可随时从信息查询中的客史中查询其历史档案。

“VIP”：

本系统可事先设置多种VIP类别，本项设定后在查询客人信息时即可通过相关的指示灯识别其为VIP客人，并可打印相应的VIP报表。

“保密”：

选择该项后，在查询客人信息时也可通过相关的指示灯识别其为保密客人。

其它可输入信息有：

国籍、籍贯、性别、生日、单位、地址等，以上信息可根据实际情况输入，这里不再逐一介绍。

注意：

客人信息输入出现下列情况之一，则该客人离店后其信息将不进历史档案统计：

●“姓名”为空值或“NONAME”；

●“编号”与“证件”同时为“？

”或空值；

●“单位”与“地址”同时为空。

【B区】：

主单主要信息栏，可输入当前主单的来源、房类、房间号、到日、离日等信息。

“5.来源”：

客人的来源代码，用于统计“客人来源表”。

“单位号”：

若当前入住客人为协议单位客人，则可在此选择其单位号。

选择正确的单位号后，屏幕将自动弹出单位名称及相应的协议号。

“6.到达”：

对预订，即为该主单的预订日期。

对登记，即为主单的入住日期，由系统自动记录和显示。

“离开”：

本主单的预期离店日期。

“特要”：

本主单的特殊要求,有别于附加信息中针对于单个客人的特要。

该主单有无设定特殊要求在客人信息查询中的标志灯中即可识别。

“7.房类”：

房间类型代码，由最多三个英文字母组成。

对预订，房类代码必须输入，房号则可入住时再输。

对登记，输入房号后系统会自动显示相应的房类。

“5.房号”：

客人入住的房间号。

点击问号得到“客房简报”窗口。

“预订方式”及”预订单号”：

针对预订客人可设置相应的预订方式及手工预订单号。

“8.定价”：

系统自动弹出所选房类的门市价。

“房价方案”：

该选择项在公关销售系统中定义,具体含义及操作方法见《公关销售系统》的相关说明。

“房价”：

两个输入框主要针对于两种不同的房价折扣方法。

A．实价优惠：

如给一客人300元／间，在第一个输入框内输入300元；

B．百分比优惠：

如为8折，在第二个输入框内输入0.2，即优惠20%，系统会自动显示8折后的房价；

若该主单为协议单位客人并已选择相应的单位号时，系统将自动显示该单位可享受相应房类的协议价。

“优惠理由”：

客人享受房价优惠的理由。

如有优惠，则此项必须输入，且不可以超过该理由的最高权限额度。

“结算”：

也即预订结算类别，一般由预订人员输入，作为一个结算参考，有别于附加信息中的付款方式。

【C区】：

显示该主单的付款、消费、余额信息，以及建立与当前修改该主单的操作员信息。

2.附加信息：

可记录客人的另名、民族、职业、事由等以及专门针对境外客人的签证日期、有效期、签证机关、入境时间、地点等公安境外管理需要的其它信息，还有主单的类别、付款方式、订房人等附加信息。

下面介绍其中的几个项目：

图（1-3）散客工作窗口之附加信息

“类别”：

主要反映客人用房的性质，用于统计“住客类别表”。

可选择项为：

独占房：

一般的散客用房方式，一个房间对应于一个客房帐号；

共享房：

即拼房，也即按床卖房，每个房间可对应多个客房帐号，同一房间的不同散客或成员间帐务需要独立核算时应选择该项；

长包房：

常租房或长期包房时应选此项，系统将提供相应报表可备查询与审核，在房态表中长包房的代号为”L”；

自用占房：

宾馆内部用房可将类别设为该项，在房态表中代号为”Z”。

“结算方式”：

客人的付款方式代码，如现金、支票、各类信用卡等。

“限额”：

记帐的额度，在输入付款方式后会自动显示，也可根据实际情况进行修改。

用于定义该帐单催款的最大限额（打印催帐单时使用）。

“加床”：

若主单有加床，则必须选中该复选框，框内‘√’符号出现后，才能输入加床的价格。

3.其它信息：

散客工作窗口中还可查询客人的日志、帐务信息、协议单位签单情况等其它信息。

日志：

系统提供了完备的日志记录可供查询，以便管理员对该主单的操作过程进行跟踪。

帐务信息：

按Ctrl_T可显示该客帐的所有帐务信息，如图（1-4）所示。

协议单位签单情况：

若该客帐为协议单位住房，则系统还提供实时查询其签单情况功能。

图（1-4）客人帐务信息

（二）、散客‘王小二’预定实例

具体操作步骤：

（1）执行‘散客’→‘新建散客预订’；

（2）在如图（1-5）的‘散客工作窗口’中，输入‘客人姓名’王小二，回车，系统自动产生一个别名。

值得注意的是，如果此客人是本酒店的‘历史客人’，回车的同时系统自动调出王小二的‘历史档案主单’，如图2-6所示。

在确定当前客人就是历史客人时，双击图2-6中的蓝色部分，系统将自动把历史档案中的有关信息录入到‘散客工作窗口’，同时‘历史档案主单’自动消失。

如果王小二不是酒店的历史客人，则在A区手工输入有关信息。

图2-5散客工作窗口

图2-6王小二的历史档案主单

（3）在‘散客工作窗口’B区输入预定的房间类型（可用F1帮助），或者直接输入房号。

（4）保存主单信息，此时系统自动生成一个主单帐号。

鼠标左键单击‘散客工作窗口’保存图标；

或者单击‘主单’‘保存（S）’，即可。

散客预订在散客工作窗口中完成，应根据实际情况尽可能完整地输入预订信息，特别注意对来源、类别等信息也应正确输入，从而保证销售报表的准确性。

预订状态下房间号可为空。

针对预订的栏目主要有：

“预订方式”、“预订单号”、“结算”、“订房人”、“电话”等。

本系统提供了多方式，进入散客工作窗口进行散客的预订。

除了上面介绍的这种最常用的方法之外，还有以下几种方法:

方法二：

直接从房态表上进行操作，把鼠标指向某一房间，然后单击鼠标右键，在下拉菜单中选中“散客预订”功能；

方法三：

在散客工作窗口的工具栏中选择“新建预订”按钮；

方法四：

当前客人档案界面中在状态为“R”的情况下选择“新建”。

操作时可灵活选择最方便快捷的方式进行预订。

（三）、客人预订后还可能进行以下操作：

1．修改预订信息

如发现以前输入的预订单有误或预订信息需要调整，可通过如下方式修改，具体操作步骤如下：

（1）‘预定接待系统’界面----按F2，或者左键单击工具栏上的‘当前住客档案’图标，进入如图2-7界面；

（2）单击A区选择栏‘I’，出现下拉菜单，选择‘R’；

（3）如果用‘姓名’来查询，则在查询条件中，单击‘2.姓名’，系统弹出如图2-8所示的提示框，输入姓名，----=========对相应项目进行修改，注意修改完毕后一定要存盘。

在此还可单击日志按钮查看该客人的操作日志：

若操作员执行＂修改＂功能对该主单的重要信息作过某些修改，系统将自动作必要的日志记录工作，以备今后跟踪该客人的操作过程，明确操作员的责任。

查询条件

图2-7当前住客档案

2．删除预订信息

宾馆可能因客人要求、客房紧张、或者操作失误等情况，需要删除客人的预订单，本系统提供以下几个功能：

（1）批量删除预订单：

做＂散客＂中的＂删除超时预订＂功能。

它可以批量地删除所有满足条件的预订单，即把客人的有效预订状态改为＂Ｎ＂（未到客人）。

系统不删除预订状态为＂Ｃ＂或者已交订金的预订客人。

该功能必须在每天晚上六点之后才可以操作，一般在房间比较紧张时才需使用。

（2）单个删除预订客人：

通过散客信息查询查找到需删除的预订单并进行散客工作窗口后，执行工具栏中的删除功能即可。

也可执行主菜单中的”删除宾客帐号”功能来完成。

该功能也同样只能删除平衡数为零（没有交过预订金）的预订客人。

若客人已交过预订金，则应到收银处退还订金并结帐。

（3）在夜间稽核时，系统自动把所有到达日期小于或等于今天的预订客人变为“未到客人”（改状态为“Ｎ”）。

3．预订确认

如一个客人已预交了订金，或饭店内部人员对该客人进行担保，就必须把该预订客人的状态改为确认状态“C”，以免因客房紧张、或者操作失误等原因，被饭店批量删除。

具体方法是找到该预订主单后，选择”状态”下的“确认”功能来进行预订确认。

预订经确认后，若无任何帐务信息