如何当好会议秘书Word下载.docx

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议项

　　提议人：

　　会议计划实例一则

　　承蒙ToucheRoss公司允许使用，作者在此深表感谢。

　　提示

　　“用不同颜色作记录，且前后保持一致——我们用粉红色笔来记录时间，绿色笔记录议程，桔黄色笔记录需要引起注意的事。

另外，每次会议都准备好委员会手册或协约参考材料，也会很有用。

”

　　——苏扎恩·

戴维森（SuzanneDavison），行政官员

第27招如何主持好会议

在有些公司里，你永远都不可能用电话找到你要找的人。

他们不是在开会，就是有事缠身。

　　经理们最典型的一天中，有70%的时间花在会议上，而其中有1/3的会议很有可能是无关紧要的。

不管会议听起来有多么可怕，大多数无非是那些老套套，可以休身养性，就像外表花哨而无实质内容的劣等食物一样。

所以，既然我们每个人都希望会议变得理想有效率，那

么我们为什么不在此作一番讨论呢？

通往理想会议的一个途径是你自己来主持会议。

如果你很少主持会议或者曾有不良习惯的话，不妨考虑以下几个如何主持会议的要点：

　　1.这个会议是否非开不可？

用一个备忘录或一个告示是否就可以收到同样效果？

“周一晨会”如果没有什么东西需要讨论，就坚决取消；

　　2.将与会人员限制到8人以下。

删掉不发言只旁听的人。

那些只是因为必须列席而坐在那里的人，就像上课调皮捣蛋的孩子一样，只会扰乱会议或分散大家的注意力；

　　3.会议主题鲜明。

并就此主题与所有与会人员充分交谈；

　　4.约定会议开始与结束时间。

如果为在某项重要议题上达成决议而需要补时的话，要和所有与会人员商量究竟还需要多少时间才能结束。

如果大家达不成一致意见，就不要再补时讨论；

　　5.合理安排议程时间，各项议程长短适中，分出先后主次。

手腕里面戴块手表，以便需要时可以悄悄看一眼，掌握一下时间；

　　6.不要在桌上放文件。

所有文件应该事先就发下去，使大家有足够时间进行阅读和消化。

　　篇幅较长的文件或那些含有大量数据或详细情况的文件要相应附一份简短的内容提要。

要与会人员知道你为什么要发这些文件，又希望从他们那里得到些什么观点、决议或行动；

　　7.准备要相应充分。

送来的文件要全部阅读，两个会议之间的空闲时间和人们交谈一下，建立沟通桥梁，收集一些证据和信息。

用实例告诉大家，你希望其他每个人的会议准备工作也能达到这样一个标准；

　　8.鼓励参与精神。

让大家明确你选了这些人，就是让这些人都参加到讨论中来，不允许出现沉默现象；

　　9.排除“还有别的事吗”这句话。

如果公司的门廊塌了，或公司已经破产了，或者财务经理和清洁女工私奔了，这些事都不言而喻，无人不知。

“还有别的事吗”这句话是用来引导大家提出不同意见的提示语，或者是在大家都已疲惫不堪时，点点头便表示同意某个决议时用的；

　　10.如果会议因故取消了，理所当然要通知每个人。

但是如果有人没接到通知来开会了，那你就应该在会场上说明取消原因并向他们道歉。

　　禁止“二次会议”。

如果有人以没有参加上次会议为由，提出要就某事再讨论一次的话，你一定要态度坚决——就是不允许。

想好对付这些令你尴尬的委员们的办法。

实在不行的话，就拿出你的绝招——“主席决定权”。

第28招如何主持面试团工作

让自己在进行面试时显得有权威，同时给候选人和面试团成员鼓劲使其充满自信。

主持不当会使整个面试失去控制，或者面试时间被某个面试官占用，也可能出现不公正或非法提问，候选人可能会感觉受到了恫吓或其表述没有受到公正倾听的待遇。

这些对你的专业形象来说都是不好的消息。

以下是一个百试不爽的“40分钟长、3人面试团”的面试计划，供你参考：

　　话题时间提问人

　　·

融洽气氛，打破僵局2团长

介绍2团长

引导提问5面试官

（1）

CV提问7面试官

（2）

技能/专业提问7面试官

（1）

　　1个主要问题和/或2～3个次要问题

思维过程/解决问题办法提问7面试官

（2）

眼力看法提问3面试官

（1）

为什么我们要面试2团长

为什么你来面试2面试官

（2）

还有什么问题2团长

下一步是什么，谢谢1团长

有经验的面试官从来不打无准备之仗，他们的真正辨别力在于他们对所有这些都早已耳熟目悉，他们知道怎样去伪存真。

　提示

　　“对所有材料要反复阅读，对一些最重要的关键部分和相关问题要作一些笔记。

了解你的面试团成员并知道怎样发挥他们的作用。

如果面试已变得无力，或者你感觉自己不能判断面试人的真实才能，就稍稍改变一下面试形式，问一个出乎他意料的问题，比如：

‘有人说，有两种人能在面试中获胜：

能说会演的，和不能说不会演的。

你觉得这句话对你的这次面试适用吗？

’”

　　——詹妮弗·

鲍顿（JenniferBowden）,人事管理咨询专家

第29招如何当自愿组织团体的头儿

个人的政治观点即使在最文明的组织团体中都可能成为异端。

无论是在居民联合会、石油消费委员会还是在公司滑雪俱乐部里，要树立一个自愿团体领导者的形象，就牵涉到一项综合能力：

领导技巧和使具有迥异的性情和不同个人政治观点的人们能和平共处，形成一个工作团体的能力，不能“窝里斗”。

　　在一个自愿组成的团体里，所有成员都想知道他们能给这个团体带来些什么。

所以在聚

会前，你要做大量的辅助性准备工作。

作为领导者，你要知道他们来参加的动机是什么，要务必使每个人的时间、技术和才能得到充分的利用。

而最重要的一点则是，对他们作出的贡献，你要对他作私下和公开的道谢。

　　“一个内阁想生存下去的话，必须给人留下一种印象，即在作决定时，明确、干脆而不妥协，此谓政府。

而民主者，即速战速决也。

　　——克莱蒙特·

艾德礼ClementAttlee,1883—1967，英国首相［1945—1951］，工党领袖〔1935—1955〕，对英国大工业实行国有化，并创办国民保健事业——译者注。

（ClementAttlee）

　　提示

　　一个委员会通常喜欢感觉到他们属于某个特殊团体，且其领导人富有风格，并具有能使大众拥戴的领袖气质。

好好体会一下这句话。

第30招把参加会议作为发展事业的好机会

下面这个“10点计划”适用于任何会议，尤其是这种会议：

你在其中的作用还不十分明显，但需要反映出你的专家气派、自信和竞争能力：

　　1.提前到达会场，充满自信地步入；

　　2.挑选明显位置，确保能看见主席的眼睛。

占据合理空间，坐姿放松，但保持警觉，注

意观察、倾听；

　　3.务必较早发言；

　　4.发言观点明确，用词准确，开门见山；

　　5.一句一事；

　　6.大胆提出自己的见解，不要闷在心里（不然你坐在那里干什么）。

睿智、笼统、概括——把细节留给大家去发挥；

　　7.语气坚定、语音低沉，必要时放声陈述；

　　8.对另外一个人的发言或报告作一下你的评论——如果你担心自己的发言在大家心中不够分量；

　　9.掌握什么时候是留下印象的好时机——何时插一句，何时站出来；

　　10.及时离开。

除非你想利用这次机会征求某人的意见或和某人讨论某个问题，不要在会场继续逗留。

如果有人想找你说话，不妨以“还要去某地”或“还要见某人”为由推之。

　　检验一下你的不安全程度。

如果被邀参加某个会议，问一问自己，如果你不去又会怎样。

如果你必须去，务必清楚这是你发展事业的一部分工作：

　　●学点东西——你在其他地方得不到的最新消息、独到见解，甚至闲言碎语；

　　●提高自我；

　　●给人留下你的印象；

　　●提高你的知名度。

第31招加入专业团体

　专业团体成员资格不光是一个能给人以深刻印象的头衔，更是衡量你的竞争能力和信誉大小的尺度。

如果你是某个专业团体的成员，那么你便有资格向其他专业人士征求意见，或与其进行探讨和交往。

这些都是参加专业团体的一般好处。

但是许多专业团体加入要求都很严格，它们也不是惬意的俱乐部。

由一些高级专业人士组成的审查团对你的资历进行评估检查，这样获得的成员资格比只经过考试更能获得人们的信任和尊敬，因为这表示你确实有能力做这份工作，而并非纸上谈兵。

如果你加入了一个或几个专业团体，这表示你拥有了一张或几张专业证明，在一个竞争激烈的社会里，这可是使你面试获胜最有用的东西了。

　　如果你必须参加某个会议，就给自己定几条基本规则。

弄清楚自己在会议中担当的角色，你的职责与权限。

你能给这个会议做些什么？

如有必要，向会议进行陈述与再陈述。

找出担当这一角色的任务和前景。

如果你作为某利益团体的代表，应避免光讲该利益团体的路线政策。

如果人们已经知道你要说些什么的话，你又何必再浪费大家的时间呢？

你完全可以按自己的长相剪一块硬纸板，手上举一面横幅，上面印有你所属利益团体的路线政策，然后把它支在你通常的座位上，而你本人则可以逛大街去了。

　　不要反复唠叨旧话题。

它太令人厌烦，听者“一只耳朵进，一只耳朵出”。

第32招如何当好助理

助理的作用和主管的作用差异不是很大，但与主管相比有其本身一些特点，两者还是有明显的区别的。

助理的存在是为服务于某个团体，使其更容易达到预定目标。

方法是通过使团体中所有的成员能感到并促使其感到平等、有作为、被认可，要让他们确信这个团体存在得有意义、有目的。

　　会议助理的工作是检查会议的客观环境是否妥当，会议的时间安排是否合理。

要能起到这种作用，需要业务成熟，并能在需要时保持沉默，必要时慷慨陈词；

要仔细倾听，紧随会议讨论的主流，并能掌握人们潜在的思想和情感。

在做到以上要求的基础上，助理不能支配、领导这个团体或擅自作出决定。

　　管理咨询专家卡罗·

提埃叶（CaroleTietjen）和彼得·

沃尔科（Peterwalker）用了这么一个从种子发芽到开花结果的比喻：

　　辅助管理

　　种子

　　议事日程

　　花盆

　　会场安置及其环境

　　堆肥

　　由会上所有想法组成的肥沃的介质

　　发芽

　　讨论并大量意见的形成

　　培土

　　对各种意见的评估并选出最佳方案

　　开花

　　达成共识并产生出广为接受的结果

　　一个好的助理有助于把事办妥，但不当操纵者。

第33招如何主持小组会议

　在一个以良好工作结构行事的无级别组织里，留下你的业绩意味着参加某项工程，有时作为工程小组组长，有时作为小组成员。

而要领导一个小组，就意味着你的专业可靠性将受到顾客和小组内部成员的检验。

现代公司有了更多的以不同形式出现的小组，包括：

　　●自我管理工作小组；

　　●工程小组；

　　●问题解决小组；

　　●创造小组；

　　●管理小组。

　　小组会议主持人的作用是激发整个小组，使其向一个共同的方向努力。

如果你发现