张晓彤管理者的高效时间管理PPT文档格式.ppt

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Checklists便条及核对单2.Calendars&

Appointmentbooks日历及记事本3.Important&

Urgent重要及紧急的4.Manageourselves管理自己v人生人生7070古来稀（您计划活古来稀（您计划活_岁？

）岁？

）让我们做一项残酷的活动：

生命倒计时！

Weallhavethesametime.Weallhavethesametime.时间面前人人平等时间面前人人平等u一天一天1,4401,440分钟分钟u一周一周10,08010,080分钟分钟u一年一年525,600525,600分钟分钟假设一个人寿命为假设一个人寿命为7272岁岁现在是周一晚上，你要计划未来现在是周一晚上，你要计划未来55天的日程，这五天要做的事情有：

天的日程，这五天要做的事情有：

u1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生u2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡u3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话u4下个星期二，你要参加一次业务考试u5明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系u6明晚有一场演唱会u7你在图书馆借的书明天到期u8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李u9你要在星期五交计划书之前把它复印一份u10明天下午2点到4点有一个会议u11你欠某人200元钱-他明天也将参加那个会议u12你明天早上从9点到11点要听一场讲座u13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面u14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗u15你想好好洗个澡u16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时u17你身上只有5块钱，需要取钱u18大家明天晚上聚餐u19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录u20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时u21你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他u22周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间u23你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有个个人人目目标标金金字字塔塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标1010年以上年以上55至至1010年年11至至55年年每天每天2至至5个目标个目标设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。

了解你目前的状况。

设定具体的目标。

Specific:

具体的Measurable:

可衡量的Achievable:

可达到的Realistic:

现实的Time-bound:

有时间限制的时间管理理论uItsnotenoughtobebusy,thequestionisWhatyouarebusydoing?

u光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？

KeepsatimelogKeepsatimelog做时间记录做时间记录杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法v现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。

他们的任务开始，而是从他们时间开始。

记录时间；

分析时间；

管理时间。

如何做？

Completeitattheendofeachhour每个小时结束时填写表格Doit5daysthenstop!

连做5天不要停！

Keepitprivateandbehonestwithyourself.不要给别人看，对自己要诚实Analysisoftheresult结果分析结果分析AtaskisAtaskis一项任务是一项任务是uIMPORTANTIMPORTANTifdoingithasahighbenefitandifdoingithasahighbenefitandvalueforachievingthegoalsofyourjob.valueforachievingthegoalsofyourjob.u重要重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值好处及价值uURGENTURGENTiffailuretocompleteitnow,orassoonasiffailuretocompleteitnow,orassoonaspossible,willcancelorreducethebenefitofdoingitpossible,willcancelorreducethebenefitofdoingitatall.atall.u紧急紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处完全抵消或减少做这件事的好处紧紧急急不紧急不紧急重重要要不不重重要要重重要要紧紧急急重重要要不紧急不紧急不重要不重要不紧急不紧急不重要不重要紧紧急急轻轻重重缓缓急急矩矩阵阵IIMMPPOORRTTAANNCCEEURGENCYURGENCYURGENCYURGENCYAAB1B1B2B2CC举举例例说说明明紧急不紧急重要不重要干扰、电话某些信件、报告某些会议迫在眉睫的事符合别人期望的事做计划，长远规划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会忙碌琐碎的事广告函件，邮件某些电话闲聊天找东西等人紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议AAB1B1CCB2B2每一个象限的结果？

每一个象限的结果？

紧急不紧急重要不重要短期行为重点可能出现危机看不到长远目标觉得是牺牲者，失控人际关系淡漠或崩溃远景，长远规划生活工作平衡自律控制性强很少出现危机完全无责任心失去工作事事依赖别人事事需要指示压力自我爆炸危机救火AAB1B1B2B2CCTimeCategoriesTimeCategories时间分类时间分类uCategoryACategoryAHighimportance/HighurgencyHighimportance/Highurgency=给它许多时间，立即就做！

给它许多时间，立即就做！

uCategoryB1CategoryB1Highurgency/Lowimportance=Highurgency/Lowimportance=现在就做，给少量的时间现在就做，给少量的时间紧急重要紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议紧急不重要干扰、电话某些信件、报告某些会议迫在眉睫的事符合别人期望的事TimeCategoriesTimeCategoriesuCategoryB2CategoryB2Highimportance/Lowurgency=Highimportance/Lowurgency=给它很多时间，计划好你将何时做给它很多时间，计划好你将何时做uCategoryCCategoryCLowimportance/Lowurgency=Lowimportance/Lowurgency=控制花在这些任务上的时间控制花在这些任务上的时间当所有重要且紧急的事做完后再做当所有重要且紧急的事做完后再做不重要忙碌琐碎的事广告函件某些电话闲聊天不紧急重要不紧急做计划，长远规划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会u给重要的工作留大块儿的时间u直截了当处理紧急事务u控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急PlanYourWork,WorkYourPlanPlanYourWork,WorkYourPlan计划你的工作，工作你的计划计划你的工作，工作你的计划FailuretoplanFailuretoplanFailuretoplanFailuretoplan，istheplanforfailure!

istheplanforfailure!

计划失败了，就是计划着失败！

80%80%的价值来自的价值来自20%20%的因子的因子;

其余其余20%20%的价值来自的价值来自80%80%的因子。

的因子。

意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多巴莱多（又称巴莱多定律）（又称巴莱多定律）此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度时间管理的原则：

时间管理的原则：

80/2080/20原则原则80/2080/20举举例例说说明明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工时间管理的原则：

80/2080/20原则原则u将一天的工作全部列出例会审阅文件，资料与HR经理谈奖金问题准备招聘计划辅导下属（3件）与财务经理讨论费用预算问题会见客户准备工作总结向营销总监汇报工作处理应急事项（3件）接听电话并处理老总召见聊天等沟通关系时间管理的原则：

80/2080/20原则原则u工作价值分类价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等时间管理的原则：

80/2080/20原则原则u时间和精力分配价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:

00-11:

00准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:

00-12:

00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话时间管理的原则：

80/2080/20原则原则u一般做法接听所有的电话会见所有的电话阅读所有的文件接受所有下属的建议出席所有的会议每天要做完所有的工作u按照80/20原则由秘书过滤及接听电话，只处理重要的只会见占销售额80%的20%的客户只批阅占80%信息量的20%的文件听取20%下属80%的建议出席20%的重要会议先做完20%重要性是80%的工作救火！

救火！

充裕！

MosthatedinterruptionsMosthatedinterruptions最令人痛恨的干扰最令人痛恨的干扰uProcrastination拖延uDrop-inVisitors不速之客uTelephone