湖南师范大学党群行政类档案归档细则Word格式文档下载.docx
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10非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（以上某些方面如果需要，也可选择作资料暂存）
二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程
（一）形成积累
1学校各院、部、处、室、馆、分党委（总支）、所、社、中心、工会、团委和直属单位均为立卷部门，分工归口立卷。
2各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的内容，参照归档范围，编制案卷类目。
3各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别归档。
（二）立卷
1立卷原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。
以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2.立卷分工
（1）上级机关下达的文、电材料，综合性的由党委办、校长办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
（2）以党委、学校名义的发文，由党委办、校长办分别立卷归档，以部门名义的发文，由各部门立卷归档。
（3）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办、校长办分别立卷归档。
职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
（4）校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办或校长办立卷归档；
请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。
（5）两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。
（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
3.立卷程序
（1）检查案卷的文件成份。
文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
（2）检查案卷文件的联系。
依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
（3）检查案卷文件保存价值，察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
（4）检查案卷文件数量。
一般不超过200页。
对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。
问题单一、文件数量少者可组薄卷。
4.立卷分类
（1）分年度。
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；
跨年度的请示与批复，归入批复年度，跨年度规划，计划，归入开始年度；
跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；
跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；
跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
按学年处理的文件归入专门年度。
（2）将文件按其内容所反应的问题、事物分开。
（3）分期限。
将文件按照规定的不同保管期限分开。
5.立卷组合
（1）基本要求。
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
（2）组合形式。
会议文件，按会议的届次组合，根据文件数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件材料可按照特殊的形式组合。
6.卷内文件材料的排列
卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。
⑴密不可分的文件材料排列顺序：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
结论性材料在前，依据性材料在后。
⑵同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
⑶不同事由的归档文件，可按不同事由形成的时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由具有的共同属性分别集中排列。
⑷会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
⑸上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。
⑹对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。
7.托裱、拆除金属物、编写页号
⑴对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；
对较大的表格，要适当地折叠；
拆除文件材料上的金属物。
⑵卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号（空白面不编写）；
页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，管理内容的档案也可以以件为单位编页号。
8.填写卷内文件目录
序号：
以卷内文件排列先后顺序填写
文号：
填写文件制发机关的发文字号
责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
题名：
即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
日期：
文件的形成时间。
填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“·
”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用两位数字。
对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。
页号：
卷内文件起止页的编号。
以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数。
备注：
用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。
9.填写卷内备考表
备考表置于卷内文件之后，项目包括卷内文件情况说明，整理人、检查人和日期。
卷内文件情况说明：
填写卷内归档文件需要说明的情况，包括该卷内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。
整理人：
填写负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。
检查人：
填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
检查人应是立卷部门负责人。
填写归档文件整理完毕的年、月、日。
10.拟写案卷标题
案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），案卷标题一般不超过50个字。
（三）归档验收
立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录一式两份，在次年五月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
湖南师范大学党群类档案归档范围和保管期限表
（一）党委办公室
党务综合（DQ11）
序号
归档内容
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）
长期
2
本校党代会文件材料
⑴
大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像；
大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；
候选人登记表和情况介绍；
大会选举办法、选举结果和上级批复等。
永久
⑵
大会提案及办理情况；
会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
⑶
会议参考文件；
工作人员名单；
工作证、列席证及选票式样。
短期
3
本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长联席会、分党委、总支书记会、党委中心组的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件和重要汇报材料等。
4
永久党委工作计划、总结（包括经验总结）
5
党委上报上级党委的报告（包括调查报告）、请示及批示、批复
6
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
7
以党委名义召开的工作会议材料
8
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
9
党委负责同志在校内的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿、声像材料
10
党委关于专题性问题的调查材料、情况反映和汇报材料
11
党委《工作简报》、《督办通报》
12
党委工作大事记、党群系统启用印章的文件和印模
13
党群系统重要统计材料、基层报表、保密工作计划、总结、调查汇报材料及记录
14
党委办的工作计划、总结
15
以党委办名义下发的文件材料
16
党办编印的《内部参考》、《思想动态》等简报
17
重要的群众来信来访及处理材料
18
党委各部、室、分党委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及党委批复
19
党委与外单位联系、协商工作的来往文件
20
分党委、总支、直属支部的工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
21
分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料
22
分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
（二）纪检会（监察处）
纪检、监察（DQ12）
上级关于纪检监察工作的文件
本校纪检、监察工作规章制度
纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料
上报上级机关的请示、报告及批示、批复
校纪委（监察）会议记录
党员处分、复查材料及本校违纪案件检查处理材料
纪委（监察）工作的统计报表及有关分析材料
校纪委及分党委、总支纪检委员名单
校监察员及各部门监察员名单
群众来信来访及处理意见
（三）组织部（党校）
组织（DQ13）
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
落实政策的有关文件材料
表彰先进的文件材料
组织部专题调研、经验交流、党费收支情况材料
副科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的、要附任免报表）
副处级以上干部名册
分党委、党总支、支部改选、增补报告及审批材料
干部名册、党员名册、各总支、支部委员名册
关于吸收新党员、预备党员转正、延期或取消资格、党员退党的文件材料
发展新党员、预备党员转正名册、党员转出组织关系及介绍信存根
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