档案管理作业指引_精品文档Word下载.doc

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流程目的

为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的作用。

适用范围

适用于公司级档案及资料的收集、整理、归档、移交、使用、保存及销毁等管理工作。

定义

1、资料：

阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。

2、档案：

是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成中的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等形式的历史记录。

流程主导部门

行政管理部/项目公司综合办

流程参与部门

相关部门

部门

流程中承担职责

1.负责对应归档业务记录及档案资料的接受、标识、整理、保存和日常管理；

2.负责对公司其它各部门的档案工作进行监督、检查和指导。

1.负责本部门业务记录及档案资料的日常收集、整理、归档和使用等管理工作；

2.向行政管理部/项目公司综合办移交业务记录及档案资料。

人力行政分管总经理/项目公司总经理

1.审批档案资料的借阅申请和销毁。

2.工作程序

2.1档案资料分类

2.1.1档案资料按密级分类：

1）绝密档案：

是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。

即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。

包括集团、各公司的投资类资料、相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件，其他经核定为绝密的资料。

2）机密档案：

是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。

即公司各类经济合同、客户档案、人事资料、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要，其他经核定为机密的资料。

3）秘密档案：

是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。

即公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件，其他经核定为秘密的资料。

4）普通档案：

是公司可以内部公开，但不可以对外传播的档案。

部门工作联系单、内部发文、宣传资料、各公司、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的资料。

2.1.2公司档案资料按种类不同，可分以下几类：

1）政府办文类（可细分为公司类、工程类、营销类、财务类）

2）证照类（可细分为公司执照类、工程类、营销类、财务类）

3）经济合同类（可细分为办公行政类、工程类、营销类、融资类）

4）工程基建类（可细分为工程施工类、工程招标类、工程预结算类）

5）其他文件类（可细分为政策法规类、政府类、股东类、董事会类、上级公司类、下属公司类、综合类等）

2.1.3公司档案资料按业务性质不同，可分以下几类：

1）综合管理类

2）工程档案类

3）营销档案类

4）会计档案类

5）人事档案类

2.2档案的保管期限

2.2.1档案的保管期限可分为：

“永久保存”、“长期保存”、“短期保存”、“临时保存”。

1）永久保存档案是指在公司需保存年数超过50年的文件资料：

相关政府批文、不动产所有权及其他债权凭证、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、与其他经济组织的合作合同等，其他经核定需永久保存的资料。

2）长期保存档案是指在公司需保存15年以上、50年以下的文件资料：

公司各类经济合同、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、各项办理资料、单位往来函件、重要工作计划、重要会议纪要，其他经核定需长期保存的资料。

3）短期保存是指保存年数为15年以下，但在项目建设期间及项目运营后一定时期内仍需保存的文件资料：

小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料，其他经核定需短期保存的资料。

4）临时保存文件仅指在项目实施的某一过程中需要保存的临时文件，随后会被更有效用的正式文件所取代的文件资料：

公司临时事项之通报或副本。

2.2档案资料收集和移交

2.2.1移交范围要求

1）各部门的档案资料按行政管理部规定的公司级档案及资料分类表要求进行移交。

2.2.2移交时间要求

1）根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：

l即时归档移交：

政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。

l按工作阶段归档移交：

如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。

l按子项目结束时间归档移交：

如工程类的招标文件资料等，在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。

2）按年度归档移交：

一般的管理文件资料,一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。

2.2.3移交要求

1）凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。

2）原则上各部门于每个月5号前向档案室移交一次资料。

各部门向档案室移交资料时需填写《资料移交表》清单一式两份。

移交的资料必须严格按归档范围《附件：

汇景集团档案分类及归档指引》进行移交，不能遗漏，并按归档范围进行分类，依次排序填写目录清单。

3）移交光盘、照片等声像档案时，必须注明时间、地点、人物、事由、整理人（或拍摄人）等关键因素。

4）移交实物档案时，属归档范围的电子文件需一起移交，内容必须一致，分类清楚。

移交实物档案时，也需根据情况做出说明。

5）移交的文件材料必须为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料，保证归档文件的整洁、完整、系统、准确。

6）各类文件材料一般归档一式一份。

重要和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其归档份数。

7）各部门资料文员应及时处理、收集需本部门保管的资料，属归档范围内的所有原文件必须先留在本部门，如被借用，必须做好登记，并尽快收回。

移交档案时不允许发生找不到原文件的情况。

8）各部门上报的经公司管理层审批的重要文件的批件及后附的文件内容必须保留，特别是经公司决策层修改后的最终修改稿，都要将原件移交档案室，不允许个人私自保留。

9）所有盖公司印章的文件必须留原件一份，以备日后查找利用，如遇特殊原因不能留原件时，需留复印件，并在复印件上做出详细文字说明。

按照公司规定，所有需盖章文件必须经审批后方可用印，用印申请人有义务对其申请事宜进行解释，并保留印章文件，如使用过程中丢失，将追究其相应责任。

10）由几个部门协办而产生的资料均由主办部门负责接收、征集。

11）公司离职员工，必须办理资料移交手续后方可离职。

员工离职移交资料时，员工上级领导应做好核查和监督工作，对离职员工未清理或未移交资料而造成公司利益损失的负有责任。

12）各类资料的移交作要做到及时、定期、有效。

对不按上述要求进行移交的，不予接收。

2.3档案的整理

2.3.1归档文件以“件”为整理单位进行装订。

正本与定稿为一件；

正文与附件为一件；

转发文与被转发文为一件；

原件与复制件为一件；

来文与复文为一件；

文件处理单与文件为一件；

报表、名册、图册等每册（本）为一件。

2.3.2装订时，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

复文在前，来文在后；

有文件处理单的文件，文件处理单在前，正文在后。

不同文字的文件，中文文本在前，外文文本在后。

2.3.3专职档案管理人员在整理归档文件时，必须于装订前去除订书钉、曲别针、大头针等易锈蚀的金属物。

文件装订以不锈钢钉装订为主，文件材料过厚时可选用线装、不锈钢夹装订。

2.3.4装订文件要力求整齐、结实、美观。

采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐，采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。

2.3.5编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目。

1）责任者：

文件的发文机关或署名者。

填写责任者项时一般应使用全称或通用简称；

联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时加“等”字可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。

2）文件编号：

文件的发文字号或图纸的图号，没有文号的文件材料应空着不填。

3）题名：

文件标题。

没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。

4）日期：

文件的形成日期。

以8位阿拉伯数字标注，格式为“年-月-日”，如“2010-6-1”。

5）页数：

每件归档文件的页数。

有字迹和图表的页面算作一页，空白页不算。

6）备注：

注释文件需要说明的情况。

2.3.6归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型，字体用四号宋体。

2.3.7归档文件目录应按年度装订成册并编制封面。

封面设置年度、保管期限、机构等项目。

2.3.8装盒。

归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊项目。

由于传统立卷归档给档案借阅、查找带来不便，因此尽量采用盒装。

移交时，盒内必须有完整的归档文件目录。

文件装入盒时应严格区分类别，并按件号顺序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一盒。

2.3.9填写备考表。

备考表置于盒内文件后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。

盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：

负责整理归档文件的人员签名。

整理日期：

立卷完成的日期。

检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员签名。

检查日期：

检查的日期。

2.3.10填写盒内文件目录。

盒内设文件目录，是为了便于盒内文件材料的保管、利用和进出核查。

在项目设置、填写内容和要求上与归档文件目录完全一致。

号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。

2.3.11填写盒脊。

文书档案的盒脊填写年度、保管期限、起止件号、部门。

工程档案的盒脊填写档号、案卷题名。

2.3.12档案排列要按照案卷顺序从上至下，从左至右存放。

各种资料要分门别类编号存放。

声像材料要集中保存。

2.4档案资料的借阅

2.4.1公司员工如需查阅“普通”类或本部门文书类档案，在档案室查阅相关资料，阅后即时归档、登记。

如需复印，由档案专员复印完后归档、登记，在复印件上盖复印资料的专用章。

如需借阅，由档案专员负责登记，双方签字，注明归还日期。

2.4.2公司员工如需查阅、借阅、复印“秘密”、“机密”、“绝密”类档案，必须提交《档案资料使用审批表》和《档案借用登记表》，如需复印，由档案专员复印完后归档、登记，在复印件上盖复印资料的专用章。

1）集团档案借阅审批权限：

借阅人部门经理审核、行政管理部经理审核，行政分管总经理审批。

2）项目公司档案借阅审批权限：

借阅人部门经理审核、综合办经理审核、总经理助理审核、分管副总审核，项目公司总经理审批。

2.4.3办理登记手续，档案资料用后应及时归还，档案管理专员有义务按期催还，并应严格进行清点、核对、办理退还手续。

2.4.4借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。

2.4.5档案资料是国家和公司的宝贵财富，借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢