秘书实务实训 1同名26783Word文档格式.docx
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9日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。
刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚``````
思考题:
1、假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?
2、假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?
3、向总经理报告后,你还应该做些什么?
4、召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?
案例二会务准备要细致、周密
一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。
大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。
后来大会秘书处主要
会,某机关的总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知?
一气之下,都回家去了。
事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心,在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。
但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。
尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。
问题讨论:
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?
案例五
会议方案制订
中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一,去年实现销售额8亿元人民币,产品30%出口海外,并不断保持产量连年递增的势头,质量管理也达到了同行业的先进水平。
为适应生产规模的进一步扩大,去年底,该公司又扩建了1万平方米厂房,增加了3条国际先进的生产流水线,使显示器年生产能力达到了100万台。
产量增加了,销售必须跟进。
目前,中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商,为了让代理商更多地了解公司的发展,同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能,研究如何扩大产品销售等问题,公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议,由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景;
研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果;
生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况;
销售部总监介绍公司产品的销售情况;
公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。
同时,选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验,最后表彰50家优秀代理商。
会议期间,还要组织与会代表参观企业,利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会,安排代表游览上海市内的几个景点。
为保证会议的成功举办,公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心,食宿也在上海国际会议中心。
同时各部门抽调10人组成大会筹备处,由张副经理负责,具体工作包括准备会议所需文件、材料,寄发会议通知,接待,安排食宿,布置会场,联系上海国际会议中心及旅游景点,预订返程车、船、机票,邀请新闻媒体,组织联欢晚会,购置礼品等。
总经理还特别强调,要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下,尽量让代表们吃好、住好、玩好。
根据公司领导的意见,张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处,并召开了会务工作会议,对会议准备工作进行了部署和分工。
实训要求:
1.为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。
2.根据会议的规模、层次和主题,会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。
3.以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。
4.
请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项)。
5.请根据会议内容拟写一份会议通知。
6.制作一份会议签到单。
案例六会场布置
【职业情景】
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业,年产200万吨“龙”牌系列全价饲料,工艺设备先进,技术力量雄厚,饲料产品系列配套,特别是公司采用国际先进配方后,生产的“龙”
牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素,具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点,为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。
产品经公司下属的大壮猪场试验饲养,外贸出口猪优良品质率名列全国前茅,产品还被认定为全国优质产品。
再过一个月,就是企业成立50周年。
为此,公司已决定举办一系列纪念活动,一方
面回顾总结企业50年来走过的历程,继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神,另一方面是研究确定下一步企业发展战略,寻求新的发展机遇。
在系列纪念活动中,安排了4次会议:
(1)庆典大会。
邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工,以及企业员工代表约300人出席。
根据会议方案,主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。
(2)报告会。
请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。
会议规模为100人。
(3)企业发展战略研讨会。
邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部,共同研讨企业下一步的发展战略,请专家为企业把脉,为企业开出处方。
(4)劳动模范座谈会。
拟邀请企业内各级劳动模范11人,与企业4位党政领导及工会主席进行座谈,回顾创业历程,听取劳模对企业发展的意见和建议。
本着节俭办会的原则,根据公司的安排,4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。
实训要求:
1、实训分小组进行,每个小组确定一名负责人。
2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。
要按真实会场布置的要求进行实训,并达到:
1.布置庆典大会会场要热烈、隆重。
2.布置报告会会场要庄重、美观。
3.布置研讨会会场要庄重、舒适。
4.布置座谈会会场要轻松、和缓。
案例七会务服务
【职业情景】
滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业,公司经济实力雄厚,主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂,兼营日用百货、针纺织品、文化用品、‘五金、交电等。
公司营销方式以调拨、批发为主,辅以零售、代购、代
销,薄利多销为该公司的一大特色。
该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系,以互惠互利为合作之本。
各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息,在管理和经营上都获益匪浅,也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖,相互合作更加紧密。
适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业,为进一步加强工商合作,滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会,邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展,同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。
剪彩后,30家厂商的老总还将举行购物签名活动。
在公司办公室主任夏雨的精心准备下,上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。
由于大家相互间都很熟悉,又有一段时间没有见面,因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好,谈论对近期国家大事的看法。
期间还有很多传接电话。
作为会议召集人的夏雨,很想控制会议的进程,但她不知道怎样说。
事后,公司老总批评了办公室主任夏雨,认为本次会议没有达到预期的效果。
1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。
2、模拟演示会间奉送茶水。
3、模拟演示会议记录。
4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。
5、针对会议出现下列情况,模拟演示协助会议召集人控制会议进程:
(1)与会者偏离议程;
(2)会议决定片面;
(3)与会者沉默,没有气氛;
(4)会议决定与现行政策或规定相抵触。
案例八会见与会谈的安排
南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校,学校占地10万平方米,建筑面积6万平方米,设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业,在校生4500余人,每年除有500名毕业生对口报考高职外,约有1000名毕业生走上就业岗位。
为此,该校专门设立了就业办公室,负责学生的就业指导,搜集用人单位信息,向用人单位推荐应届毕业生。
又到了毕业生推荐的时节。
由于南方职业技术学校近年来每年均向XX工业园区的外资企业输送600多名毕业生,而且通过毕业生跟踪调查,毕业生对就业去向普遍反映很好,用人单位也对该校毕业生多有青睐。
为此,学校决定邀请XX工业园区管委会领导来校会谈,一方面征询用人单位对人才培养的意见和建议,另一方面了解今年工业园区对应届毕业生的需求,向工业园区推荐毕业生。
4月上旬,苏州工业园区管委会主管人力资源的副主任、人力资源部经理、办公室主任和秘书共4人莅临南方职业技术学校,与学校校长、副校长、就业办主任及秘书在学校会议室举行了会谈。
会谈期间,双方领导分别介绍了各自的情况,并就今年7月中旬南方职业技术学校向XX工业园区5家外资企业输送800名应届毕业生达成了意向。
拟设职业情景,模拟演示会谈的程序(标明宾主双方的座位安排与合影布置图)和秘书做会议记录。
案例九签字仪式
江海学院是一所省直属重点职业学校,学校占地1000亩,设置中、高职15个系,开设35个专业,专任教师700多人,其中高级职称教师占全体教师人数的30%,现有在校生5000多人。
江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主的学校。
为进一步整合办学资源,拓宽学校办学空间,学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标,在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。
因学校坐落于全国知名的化工城,学校拟发展地方特色专业,利用现有资源,对学校的专业进一步拓展,决定筹建化工系。
兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业,以前曾人选“全国十大化工企业”。
现有员工10000余人,企业每年产值近20个亿。
兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校,是国家级示范中专,学校的化工专业为示范性专业,办学水平一流。
这几年来,很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并,中等专业学校的办学空间越来越狭窄,他们了解到江海学院正在筹建化工系,马上与江海学院进行了联系。
江海学院领导经过分析,认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义,学校在师资队伍、实习基地建设、
专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力’,有利于加快学校向综合性大学迈进。
随后,双方进行了多轮的协商谈判,最后达成了一致意向。
一个月后,兴华化工学校师生员工喜气洋洋,江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。
本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备,参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工