秘书实务实训 1同名26783Word文档格式.docx

1、9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚思考题：1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？3、向总经理报告后，你还应该做些什么？4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？案例二 会务准备要细致、周密一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受

2、到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及

3、一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。问题讨论： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？案例五 会议方案制订 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优

4、势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食

5、宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。实训要求：1为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。2根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。3以筹

6、备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。4请根据会议的内容制作一份会议日程表（要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项）。5请根据会议内容拟写一份会议通知。6制作一份会议签到单。案例六 会场布置【职业情景】 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨“龙”牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙” 牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素，具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点，为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲

7、养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。再过一个月，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。在系列纪念活动中，安排了4次会议：（1）庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工，以及企业员工代表约300人出席。根据会议方案，主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。（2）报告会。请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术

8、及国外发展现状等。会议规模为100人。（3）企业发展战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部，共同研讨企业下一步的发展战略，请专家为企业把脉，为企业开出处方。（4）劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范11人，与企业4位党政领导及工会主席进行座谈，回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。本着节俭办会的原则，根据公司的安排，4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。实训要求:1、实训分小组进行，每个小组确定一名负责人。2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。要按真实会场布置的要求进行实训，并达到：1布置庆典大会会场要

9、热烈、隆重。 2布置报告会会场要庄重、美观。3布置研讨会会场要庄重、舒适。4布置座谈会会场要轻松、和缓。案例七 会务服务【职业情景 】滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代 销，薄利多销为该公司的一大特色。该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧

10、密。 适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。 在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本

11、次会议没有达到预期的效果。1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。2、模拟演示会间奉送茶水。3、模拟演示会议记录。4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。5、针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：（1）与会者偏离议程；（2）会议决定片面；（3）与会者沉默，没有气氛；（4）会议决定与现行政策或规定相抵触。案例八 会见与会谈的安排南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校，学校占地10万平方米，建筑面积6万平方米，设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管

12、理与服务等10个专业，在校生4 500余人，每年除有500名毕业生对口报考高职外，约有1000名毕业生走上就业岗位。为此，该校专门设立了就业办公室，负责学生的就业指导，搜集用人单位信息，向用人单位推荐应届毕业生。又到了毕业生推荐的时节。由于南方职业技术学校近年来每年均向X X工业园区的外资企业输送600多名毕业生，而且通过毕业生跟踪调查，毕业生对就业去向普遍反映很好，用人单位也对该校毕业生多有青睐。为此，学校决定邀请X X工业园区管委会领导来校会谈，一方面征询用人单位对人才培养的意见和建议，另一方面了解今年工业园区对应届毕业生的需求，向工业园区推荐毕业生。4月上旬，苏州工业园区管委会主管人力资

13、源的副主任、人力资源部经理、办公室主任和秘书共4人莅临南方职业技术学校，与学校校长、副校长、就业办主任及秘书在学校会议室举行了会谈。会谈期间，双方领导分别介绍了各自的情况，并就今年7月中旬南方职业技术学校向X X工业园区5家外资企业输送800名应届毕业生达成了意向。拟设职业情景，模拟演示会谈的程序（标明宾主双方的座位安排与合影布置图）和秘书做会议记录。案例九 签字仪式江海学院是一所省直属重点职业学校，学校占地1000亩，设置中、高职15个系，开设35个专业，专任教师700多人，其中高级职称教师占全体教师人数的30，现有在校生5000多人。江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主

14、的学校。为进一步整合办学资源，拓宽学校办学空间，学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标，在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。因学校坐落于全国知名的化工城，学校拟发展地方特色专业，利用现有资源，对学校的专业进一步拓展，决定筹建化工系。兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业，以前曾人选“全国十大化工企业”。现有员工10000余人，企业每年产值近20个亿。兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校，是国家级示范中专，学校的化工专业为示范性专业，办学水平一流。这几年来，很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并，中等专业学校的办学空间越来越狭窄，他们了解到江海学院正在筹建化工系，马上与江海学院进行了联系。江海学院领导经过分析，认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义，学校在师资队伍、实习基地建设、 专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力，有利于加快学校向综合性大学迈进。随后，双方进行了多轮的协商谈判，最后达成了一致意向。一个月后，兴华化工学校师生员工喜气洋洋，江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工