工程建设行业标准《城建档案业务管理规范》文档格式.docx

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本规范主编单位、参编单位和主要起草人：

主编单位：

住房和城乡建设部城建档案工作办公室

北京市城建档案馆

参编单位：

南京市城建档案馆

天津市城建档案馆

沧州市城建档案馆

江西省住房和城乡建设厅城建档案办公室

参加单位：

青岛市城建档案馆

主要起草人：

姜中桥周健民张斌刘福利刘志清秦屹梅白石

王恩江胡士刚赵丹群邓尚元

主要审查人：

1总则

1.0.1为了加强城乡建设档案（以下简称城建档案）工作的业务建设，提高城建档案的标准化、规范化、科学化管理水平，特制定本规范。

1.0.2本规范适用于城建档案管理机构、建设系统各业务管理部门和建设工程档案形成单位的档案业务管理工作。

1.0.3开展城建档案业务管理工作，除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

2术语

2.0.1城乡建设档案urbanandruraldevelopmentarchives

在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等不同形式和载体的历史记录，简称城建档案。

2.0.2建设工程文件engineeringdocument

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称工程文件。

2.0.3建设工程档案engineeringarchive

在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录，简称工程档案。

2.0.4建设系统业务管理档案administrationarchivesofconstructionsystem

建设系统各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘测、设计、监理、抗震、人防、拆迁等专业管理单位）在其业务管理和业务技术活动中形成的业务管理及业务技术档案，简称业务管理档案。

2.0.5城乡建设声像档案audio-visualarchivesgeneratedfromurbanandruraldevelopment

记录反映城乡面貌和城乡规划、建设、管理活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音或影像档案。

2.0.6城建档案业务管理urbanandruraldevelopmentarchivesmanagement

为管理城建档案而开展的一系列活动，包括业务指导、收集与移交、整理、编目、统计、鉴定、保管与保护、电子文件管理、声像档案管理、信息化和信息安全、信息开发、信息服务、综合评估等。

2.0.7城建档案管理机构urbandevelopmentarchivesorganization

指城乡建设（或规划）行政主管部门设置的负责管理本地区城建档案事业的机构，或者受城乡建设（或规划）行政主管部门委托管理本地区城建档案工作的机构，以及收集、保管和提供利用本地区城建档案的城建档案馆（室）。

2.0.8业务指导guidanceforarchivalworks

城建档案管理机构依据有关城建档案的法律、法规、规章和技术规范，对下级城建档案机构、建设系统各行业（专业）管理部门、建设工程档案形成单位的档案形成、积累、整理、编目、归档、移交等业务，进行登记、告知、督促、检查、验收以及提供咨询、培训、示范等的过程。

2.0.9接收receive

城建档案馆（室）按照规定收存有关单位移交的城建档案和有价值的历史资料的过程。

2.0.10移交transfer

建设系统各业务管理部门和建设工程档案形成单位按规定将城建档案报送城建档案管理机构保存的过程。

2.0.11工程档案移交责任书contractfortransferingengineeringarchive

建设单位在办理建设工程规划许可证或建设工程施工许可证前，与当地城建档案管理机构签订的关于工程档案移交内容、移交期限、有关要求、双方责任等内容的协议。

2.0.12建设工程档案预验收pre-acceptanceofengineringarchive

城建档案管理机构按照有关规定，在工程竣工验收前，对建设工程档案的完整、准确、系统性进行验收和评价的过程，亦可称工程档案专项验收。

2.0.13建设工程档案接收证明书certificateofreceivingengineeringarchive

城建档案管理机构在接收到建设单位所移交的符合规定要求的建设工程档案后，向建设单位出具的档案交接文据。

2.0.14征集collection

城建档案管理机构向社会征收、收集散存、散失的城建档案和其他文献的活动。

2.0.15总目录generalcatalogue

城建档案管理机构按档案接收时间的先后顺序进行登记而形成的目录。

2.0.16必备目录requisitecatalogue

为确保在脱离计算机状况下仍能查找、检索档案，城建档案管理机构必须具备的档案目录。

2.0.17档案信息化archivesinformatization

在档案工作领域，广泛应用现代信息技术，建设先进的信息基础设施，有效开发利用档案信息资源，不断提高档案工作综合水平和效率，加速档案工作现代化进程的历史过程。

主要内容应包括：

档案信息管理系统软件的开发或商品软件的选用，硬件设备的配备，网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用），信息资源数据库的建设，标准体系的建立，业务队伍的建设，管理方式和工作方式的规范等，简称信息化。

2.0.18档案数字化digitizationofrecords

　　用计算机技术将传统的档案信息，包括文字、字符、数字、声音、图形、图像等转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字信号的处理过程。

2.0.19编研compilationandresearch

以城建档案为主要对象，对城市规划、建设和管理中经常需要利用的信息，按照一定题目，经过选材、加工、分析、编辑和研究，汇总成一定专题资料的研究性工作。

2.0.20技术服务technicalservice

根据用户需求，利用档案管理技术、数字化处理设备、声像设备和人才资源，为用户提供档案整理编目、电子档案制作和声像档案制作等服务的经济活动。

2.0.21信息咨询服务informationconsultationservice

根据用户委托，利用各种信息处理技术，通过搜集、加工、整理、汇总、分析馆藏档案信息和其它各类信息，提供档案信息增值服务，满足用户提出的信息需求的经济活动。

3基本规定

3.0.1城建档案管理机构的业务工作应包括下列内容：

1指导和管理本地区城建档案工作，拟订城建档案工作的发展规划与工作计划并指导实施；

2研究拟订本地区城建档案工作的法规规章和政策性文件，组织拟订有关城建档案工作的业务标准和技术规范并指导实施；

3对本地区贯彻落实和执行档案、城建档案方面的法律法规、部门规章及业务标准、技术规范等情况进行指导、监督和检查；

4负责本地区城建档案工作的监督、检查和指导，组织经验交流；

5负责本地区城建档案人员的业务培训工作；

6参加本地区重点工程（项目）档案的验收，对其工作进行检查、指导；

7组织并指导城建档案理论、档案技术与档案信息利用的科学研究，及其成果的推广工作；

8指导本地区城建档案协作组、学会、研究会开展城建档案理论研究与学术交流等活动；

9统一收集、保管和科学管理本地区城乡规划、建设及其管理活动中形成的重要城建档案及有关资料，维护档案的完整与安全；

10积极开发城建档案信息资源，面向政府、面向社会，积极对外提供利用，为社会主义现代化建设服务。

3.0.2城建档案馆（室）应重点管理下列城建档案：

1各类城乡建设工程档案：

1）工业、民用建筑工程；

　2）市政基础设施工程；

　3）公用基础设施工程；

　4）交通基础设施工程；

　5）园林建设、风景名胜建设工程；

6）市容环境卫生设施建设工程；

7）城市防洪、抗震、人防工程；

8）军事工程中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡行政区域的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

　　2建设系统各行业、专业管理部门形成的建设系统业务管理档案和业务技术档案。

3有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。

3.0.3为满足工作需要，城建档案管理机构除配备档案管理、工程建设、声像制作等专业人才外，还应加强配备计算机、勘察测绘等专业技术人才。

3.0.4建设系统各专业管理部门的档案机构负责本单位城建档案的收集、积累、归档、保管和提供利用工作，并将到期的、需要长期和永久保存的城建档案向城建档案馆（室）移交。

3.0.5建设、勘测、设计、施工、监理等建设工程档案形成单位负责收集、管理本单位在工程建设活动中形成的档案，并向工程建设单位移交。

3.0.6工程建设单位应设置档案保管场所，配备城建档案工作人员，及时收集、妥善保管工程建设过程中产生的档案材料，并按规定向当地城建档案馆（室）移交。

3.0.7城建档案管理机构、建设系统各业务管理部门和建设工程档案形成单位配备的档案工作人员应定期接受岗位培训。

4业务指导

4.1　原则与要求

4.1.1业务指导应遵循以下原则:

1统一指导；

2分级指导；

3分类指导；

4重点指导。

4.1.2业务指导应符合下列要求:

1严格执行党和国家的法律法规，贯彻有关标准规范；

2面向基层，面向用户，调查研究，热情服务；

3积极采用现代化手段，改革传统的工作模式，改进工作方式，不断提高公共管理水平和效能，为社会提供高效优质的服务。

4.2　类型与内容

4.2.1业务指导通常包括以下三种类型：

1上级建设（规