项目文档管理办法文档格式.doc

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（二）项目档案是指在项目进展的整个过程中产生的包括非电子文件、文本文件、声音文件、图形文件、多媒体文件等项目有关的文件资料。

（三）项目档案管理工作由档案管理人员负责，其主要职责是收集、整理、归档项目资料，并定期向项目经理汇报档案管理情况。

（四）项目中的非电子文件在归档的同时，原则上可以转换成电子文件的需备份电子版，在内容、相关说明和描述上保持一致。

（五）项目组成员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目经理整理后报文档管理人员存档。

所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。

（六）项目档案分为项目管理文件、技术文件、商务文件，各类的收集范围见附表。

（七）建立档案索引目录，便于文件拷贝和查看。

二、文件收集

（一）收集范围：

非电子文件、文本文件、影音文件、图形文件、多媒体文件等项目进展过程中的所有文件。

（二）收集要求：

1.记录了重要文件的主要修改过程，有参考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，由档案管理员进行电子文件的转换工作。

2.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

三、文件归档

（一）归档时间：

项目管理文件和商务文件一周归档一次。

技术文件两周归档一次。

特殊情况，根据项目需要调整归档时间。

（二）归档要求：

1.有效性和完整性鉴定。

归档前由档案管理人员对文件的有效性和完整性进行鉴定，查看文件是否破损、内容是否完整。

2.文件分类。

归档前对电子文件进行分类，有必要时对文件重新命名，参考附表归纳到所属类别。

3.纸质文件按照类别归档，以标签形式注明类别，及时锁入安全柜中。

4.文件分类后按照档案索引目录存入相应的文件夹。