办公用品管理制度含5个表格Word文件下载.docx
《办公用品管理制度含5个表格Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公用品管理制度含5个表格Word文件下载.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
3.管理管理要求及职责分配
3.1办公用品管理要求
3.1.1集团公司办公用品管理实行“统一管理、合理分配，谁使用、谁负责”的原则。
3.1.2办公用品的申领、采购、配发、使用保管、维护、调配、储存应符合程序并登记备查。
3.1.3办公用品应分类登记和管理。
3.1.4办公用品的使用应遵循集团管理规定与产品使用说明。
3.1.5管理部门定期盘点办公用品库存。
3.2管理职责分配
3.2.1管理部门
集团人力行政部为集团办公用品的归口管理部门，负责办公用品的采购、登记、配发和调配等。
3.2.2使用部门
办公用品使用部门负责办公用品的申领、使用、保管、维护、报修等。
4.办公用品领用申请
4.1办公用品的领用申请由需求部门提出，并指定专人办理申领、领用、内部配发与报修工作。
4.2需求部门每月申领办公用品的数量和额度原则上应不超出当月的财务预算范围。
4.3办公用品申领
4.3.1计划内申领
每月月底，各部门向人力行政部汇总申报本部门下月《办公用品需求计划》，申领物品的数量和额度在当月财务预算范围内。
4.3.2特别申领
因业务情况变动等特殊原因，超出本月计划或财务预算范围的办公用品申领需求，须另行单独审批。
4.4申领审批权限
各部门《办公用品需求计划》由人力行政部确认、财务部审核，经执行副总裁审批后有效。
5.办公用品采购
5.1供应商选择
5.1.1办公文具等办公消耗品的采购应由人力行政部、财务部共同选择并确定二至三家指定供应商。
每年年底，人力行政部组织进行供应商综合评估后对供应商做出续用或更换选择。
5.1.2无指定供应商的一次性采购必须进行询价和比价程序，填写《办公用品采购询价单》。
供应商的选择应遵循货比三家的原则，如为单一供应商或独家供应商，人力行政部须加以说明或解释；
5.2采购周期
5.2.1办公文具等办公消耗品于每月上旬集中采购；
5.2.2非办公消耗品按需求采购。
5.3采购需求审批
人力行政部比对办公用品库存与申领需求后编制采购方案，按集团采购相关制度填写《物料采购申请单》，报集团执行副总裁审批后实施。
采购物品属固定资产范畴的应按《固定资产管理制度》办理。
电子办公设备的采购在报批前须附由专业人员出具的性能与硬件配置建议。
6.办公用品日常管理
6.1办公用品验收入库
办公用品采购到货时，由人力行政部按集团采购相关制度组织验收，入库单并按办公用品类别分类建账、登记、入库并保管。
采购物品需要专业部门进行验收的，还需要专业人员验收签字。
6.2办公用品领用
办公文具的领用应由各部门指定的专人按审批后的《办公用品需求计划》领用和登记签收，并负责部门内部的配发和建账签收。
办公家具、电子设备的领用应由使用人本人领用并登记签收，部门公用物品应由部门负责人登记签收。
接待品与礼品的领用资格只赋予部门负责人及以上岗位人员，凭审批后的《办公用品需求计划》登记领用。
6.3办公用品的使用和监管
各类办公用品的最终签收领用人为该物品的保管责任人，对物品的安全合理使用和非正常损耗负责。
属于固定资产范畴的办公家具和电子设备等，人力行政部应根据《固定资产管理制度》要求加贴固定资产卡片进行管理。
办公用品的处置权归属人力行政部，其他部门和人员不得擅自处置。
人力行政部对办公用品的使用进行监管，并根据相关规定处理违规行为。
6.4电子办公设备的管理
对于电子办公设备，人力行政部应对其主要硬件配置信息进行登记。
电子设备及其主要硬件的安装、拆除、保养、检修或更换须由人力行政部进行或在人力行政部监督下进行，并登记备查。
其他配件如鼠标、键盘等如已损坏需要更换的，在办理领用手续的同时应将已坏配件归还行人力行政部。
电脑、传真机、服务器、路由器、交换机、照相机、摄像机、电话机、移动硬盘、U盘等涉及信息存储和传输的电子办公设备按集团信息化管理相关制度规定使用。
6.5办公用品的调配
应业务需要，人力行政部有权在集团内部调配各类办公用品，相关部门或人员应积极配合交接手续的办理。
集团公司员工工作调动或离职前，办公用品应纳入交接范围。
个人领用的办公用品应交还人力行政部，个人签收的部门公用物品应交由人力行政部指定的其他人员保管。
6.6办公用品库存盘点
人力行政部按月对库存办公用品进行盘点和登记，做到帐物相符。
同时，根据《固定资产管理制度》要求定期对固定资产进行盘点。
6.7责任与处罚
6.7.1出现下列情况之一的，给予警告处分，情节严重的给予500元以下的罚款：
不遵照正确使用方法进行操作的；
擅自拆卸、改造设备的；
对办公用品的使用不注重节约，存在浪费现象的；
采购验收过程失职，造成实际物品与购买物品不符的；
野蛮操作造成办公用品非正常损耗的。
6.7.2出现下列情况之一的，照价赔偿，并视情节给予不低于500元的罚款：
故意或恶意损毁办公用品的；
浪费现象严重的；
擅自拆卸、改造设备造成设备损坏的；
因个人保管不当，造成办公用品丢失的；
采购验收过程失职，造成实际物品与购买物品不符，后果严重的；
野蛮操作导致贵重物品损毁的；
擅自出借或处置办公用品，造成物品损毁或资产流失的。
7.附则
第二十条：
本制度解释权归集团公司人力行政部。
第二十一条：
本制度经总裁办公室讨论通过并由执行副总裁签字后生效,修改亦同。
8.附件
相关表格：
《办公用品需求计划》
《办公用品采购询价单》
《办公用品入库台帐》
《办公用品出库领用台帐》
《电子办公设备使用跟踪台帐》
《办公设备维修申报单》
办公用品需求计划
部门：
时间：
年月日
个人领用类
部门领用类
名称
规格
数量
预估
单价
需求人
备注
预估
总价值
------
备注：
复杂办公用品如电子办公设备等可另附详细使用要求。
经办人确认：
日期：
部门经理审核：
集团人力行政部审核：
财务部审核：
集团执行副总裁审批：
办公用品入库台帐
类别：
□办公文具□办公家具□接待用品与礼品□其他
序号
名称
数量
单位
单价（元）
合计（元）
入库数量
入库时间
1
2
3
4
5
6
7
8
9
办公用品出库领用台帐
出库数量
领用部门
领用人
领用日期
电子办公设备使用跟踪台帐
设备名称
规格/型号
主要部件
编号
使用人
维护保养记录
10
办公设备维修申报单
申报部门
申报人
故障表述：
申请人确认：
部门经理意见：
集团人力行政部意见：
办公用品采购询价单
办公用品名称：
采购部门：
采购数量：
品牌与型号
主要技术参数
供货商及
联系方式
产地
性能说明
市场单价
采购单价
总价合计
让利说明
询价人意见
经办人签字：
采购部门意见
负责人签字：
升级会员 