集团公司综合办公室各岗位职能、职责、权限Word格式.doc
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及时编写总裁的发言稿和其他以企业名义发言的文稿审核工作,严格按行公文程序办理,保证文稿质量;
14.建立各种企业文化宣传渠道,加强宣传工作管理和信息管理工作,协助人力资源部进行企业文化培训;
15.掌握公司主要活动情况,为领导决策提供意见和建议,负责编写公司年度大事记;
16.负责负责企业参与的重大活动、会议的联络、协调工作,来宾的接待安排;
17.负责组织全公司员工大会的工作,开展年度总结评比和表彰工作;
18.负责组织娱乐文化活动、公益活动,活跃和提高员工工作热情;
19.协调处理公司与上级主管部门、政府等有关部门的外事联系;
20.完成公司领导交办的其它工作任务。
二》综合办公室主任岗位责任
1.对公司制度执行、安全管理、行政经费预算控制、文书档案、保密等负领导责任;
2.向总经理汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任;
3.组织规划,调动团队成员的工作积极性的责任;
4.合理控制行政日常成本和经营所需人工之直接、间接成本责任;
5.对公司规章制度的建立健全及办公文件实施有效管理负责;
6.对公司的文件和规定上传和下达,并检查落实负责;
7.对与政府相关部门的外联及时、高效、有效负责;
8.对各部门提供服务的及时性、高质量负责;
9.对总经理交办的各项工作任务的完成负责;
10.对协调公司各部门关系,促进公司高效运转负责;
11.负责公司资产的管理,对公司固定资产、低值易耗品的购买、使用登记、盘点等制度落实负责;
14.对公司印章和介绍信的管理、印章和介绍信的使用规定的执行负责;
15.对公司车辆的管理、车辆档案建立、车辆的维修、保养、定期检查车辆使用等负责;
16.根据总经理的指示,积极组织好公司的活动17、负责公司对外围环境卫生的管理
17.对公司的接待、各类活动的组织负责;
18.对总经理授权下配合其他部门完成特定工作的责任;
19.对职责范围内的其它工作负责。
三》综合办公室主任岗位权限
1.文件起草负权;
2.部门工作计划的制定及执行权;
3.对监督检查中存在的隐患负有责令整改权;
4.对公司所有综合性、专题性会议予有监督、跟进会议决定事项的落实情况的权利;
5.有权监督检查各各部门日常制度的执行,并对违反制度的个人或员工作出处罚;
6.对公司部门经理级以下人员有行政处罚权,对经理级以上人员有建议处罚权;
7.对直接下属人员有考核权、指导权、分配权、奖惩权、任用权、解聘权;
8.对低值易耗品、办公设备采购的计划权、审查权;
9.对公司行政类相关文件的审查权;
10.部门费用的审批决定权和其它总经理授权范围内的费用审批权;
11.总经理赋予的其他权利。
《二》行政文员岗位职责、责任及权限
一》行政文员岗位职责
1.负责做好公司内部日常会议的通知安排、会议记录等;
2.事业部内外文件的发放、登记、传递、催办,并按规定向档案管理员递交归档文件和资料;
3.负责事业部行政办公类资产的登记、维护、转移、报废等管理,建立固定资产台账,每季度做一次固定资产清查;
4.负责公司的相关证照、资质等的办理、变更、审验工作;
5.负责公司电话、网络的缴费、系统维护的协调等日常管理,保障线路畅通;
6.负责办公设备、设施的使用调配、维修协调等,提高使用效率,提倡节俭;
7.负责公司车辆上户、审验、保险缴纳、油卡充值、维修保养、油耗核算管理,每月提交车辆情况报表(车辆费用、油耗、维修保养、保险理赔登记);
8.负责员工工作服的订购、补充、费用扣缴等工作;
9.综合办有关财务借支、报销工作;
10.协助综合办主任做好外部客情关系协调和联络工作;
11.接受综合办主任工作安排并做好其他临时工作。
二》行政文员岗位责任
1.对各类行政文件的转发传递、文件打印工作负责;
2.对上级及有关部门的通知事项和会议安排的及时传达负责;
3.对行政办公类资产的管理负责;
4.对公司相关证照的有效性负责;
5.对公司电话、网络的正常运行负相应责任;
6.对办公实施、办公设备的正常运行负相应责任;
7.对公司车辆的证照的有效性负责;
8.对公司车辆的正常运行负相应责任;
9.对本部门财务借支、费用核销负责;
10.对职责范围内的其它工作负责。
三》行政文员岗位权限
1.要求各部门经理配合工作的权力;
2.监督各项办公用品使用的权力;
3.行政办公用品采购和管理的建议权;
4.行政办公用品的使用监督权;
5.固定资产管理权;
6.对不按规定使用办公耗材、办公设备、办公实施的员工提出处罚的建议权;
7.对驾驶人员车辆管理规定执行的监督权、处罚建议权。
8.主任赋予的其他权利。
《三》前台文员岗位职责、责任及权限
一》前台文员岗位职责
1.负责前台总机电话的接听和转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;
2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;
3.负责办公区6S管理的检查和考核记录,出具周、月度、季度6S考核评分表;
4.负责公司前台、会议室的环境卫生管理,保持整洁干净,及会议室的使用管理;
5.日常办公用品入库、发放、库存管理,建立台账,每月清点、制作汇总表,年终盘查;
6.负责来信、来函、书、报的订阅、签收、分送管理,以及公司图书库管理;
7.负责事业部图章、证照的保管、使用登记管理;
8.负责公司办公区日常安全,下班前检查水、电、门窗等的关闭情况;
9.负责事业部人员票务预订、住宿、餐饮预订及相关合作单位的联络;
10.接受综合办主任工作安排并协助行政文员作好其他工作。
二》前台文员岗位责任
1.对公司内外来访人员的接待工作负责;
2.对公司内外来电的结转负责;
3.对公司前台的环境卫生负直接责任;
4.对公司信函、报刊、邮件(包)收取、分发负责;
5.对擅自放进不明身份人员进入办公区,造成公司损失负责;
6.办公区6S管理的检查、监督负责;
7.对职责范围内的其它工作负责。
三》前台文员岗位权限
1.对不经允许进入办公区的来客有拒绝的权利;
2.审核邮寄件的发送权;
3.对收件人不明确的邮件可代收权;
4.部门制度建立的参与权;
5.对违反6S管理规范的员工处罚的建议权;
6.对不符合要求的图章、证照使用的拒绝权;
7.对来电、来客的询问权;
《四》档案管理员岗位职责、责任及权限
一》档案管理员岗位职责
1.贯彻和执行国家、上级主管部门、公司有关档案管理制度,积极参加和学习业务培训,不断提高档案管理水平,使档案管理规范化、标准化、系统化;
2.负责综合办文件、通知、资料的收集和整理,及时归档;
3.负责公司日常工作、会议、活动时的录音和拍摄,及时收集初始资料,并归纳和整理,形成档案;
4.负责公司外部网络、媒体等与公司业务、品牌相关资料、图片、影像资料的采集和整理,形成档案;
5.跟踪和记录各部门档案的形成过程,负责将分散在各个部门和个人手中的文件、资料的收集,办理文件资料移交手续,经过整理、立卷、归档保存;
6.将收集的资料进行系统整理、编排、立卷,加工、装订、分类存放,并编写档案目录,及时更新电子档案系统,对档案的收进、移出、使用、借阅、销毁均须有完整的登记手续,及时提交月度、半年度的档案汇总目录和统计报表;
7.按时向企业内刊编辑部门提供月度事件、活动的文字和图片影响资料及稿件;
8.严格执行档案管理制度,负起档案保管的安全和保密责任;
9.对档案室的安全管理负责,做好档案室的使用管理;
二》档案管理员岗位责任
1.负责资料归档、文书档案及人事档案归档、保密工作;
2.对档案制度建设负责负相应责任;
3.对接收档案的完整性和保存的完好性负责;
4.对外借档案材料的及时催还负责;
5.对档案的借阅(调)归还负责;
6.对职责范围内的其它工负责。
三》档案管理员岗位权限
1.对各部门资料及相关审批表的索取权;
2.有权拒绝无手续借阅涉密文件权;
3.有各类档案资料的收集、登记、整理、保管和统计权;
4.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查权;
5.定期进行档案、资料的安全检查权;
6.档案管理制度建立的参与权;
7.主任赋予的其他权利。
《五》采购专员岗位职责、责任及权限
一》采购专员岗位职责
1.参与新包装设计稿、印刷样稿的审核,保证包装材质、质量要求不违反国家相关包装法规要求;
2、负责按已定样稿、质量标准及样稿电子版,协调制作彩喷稿、印刷模版、打样稿;
3搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息,建立详尽的供应商档案;
4.编制单项材料采购计划并实施采购;
5.签订和送审小额采购合同;
6.对供应商到货情况进行督促落实,对采购品进行检验,确保采购物资质量合格;
7.根据财务预算情况,合理安排督促支付供应商货款;
8.对供应编制单项采购活动的分析总结报告;
9.选定、管理供应商以确定采购的产品符合公司的需要;
10.发展、处理当地供应商关系,如价格谈判、采购环境、产品质量、供应链、数据库等;
11.改进采购的工作流程和标准,尽可能少的流通环节;
12.向管理层提供采购报告;
13.配合其他部门完成特定的工作任务;
14.完成采供部经理、公司领导交办的其他事宜。
二》采购专员岗位责任
1.对公司采购执行等相关事宜的处理、合同签订、费用支付等负责;
2.向主任汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任;
3.公司供应商管理责任;
4.如因工作失职给公司造成损失,负相应的经济责任及行政责任;
5.制定采购计划的责任;
6.编制采购预算的责任;
7.审查采购申请的责任;
8.收集整理供应商资料、建立供应商管理档案、定期评估供应商的
责任;
9.对市场供求信息及价格调查实现优质采购负责;
10.采购成本控制的责任;
11.在主任授权下配合其他部门完成特定工作的责任;
12.相关费用的执行权和其它主任授权范围内的费用执行权