秘书处职能手册(完整版)Word文件下载.doc

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第二节报告管理表单………………………………………………………………44

第三节会议管理表单………………………………………………………………52

第四节公文范本……………………………………………………………………64

第五节总经理日程安排表单………………………………………………………70

第一章秘书处工作职责

一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。

二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。

三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。

四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。

五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。

六、负责会议决议的督办、反馈工作。

七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。

八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。

九、负责文件、信息、机要保密工作。

十、负责电话记录、电子邮件的传接。

十一、负责完成总经理交办的其他工作。

第二章秘书处岗位职能

一、总经理助理、秘书处主任岗位职责

（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；

（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；

（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；

（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；

（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；

（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；

（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；

（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；

（九）负责秘书处保密工作；

（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。

二、秘书岗位职责

（一）总经理办公室事务管理

1．负责总经理工作期间日常事务管理；

2．负责总经理日程安排，包括总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排；

3．负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作；

4．负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作；

5．负责总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等工作；

6．负责总经理办公室整理工作，每天总经理下班后，关闭门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁工作；

7．负责总经理交办的其他工作。

（二）文件、档案、保密管理、督办工作

8．负责事业部日常文件信函、报告等材料的起草、打印、收发、登记、转递、催办工作，做到手续完备、及时准确；

9．负责外来文件的分类、登记工作，并放入待处理文件夹内，便于总经理查阅；

10．外来公函、通知及文字材料，及时呈报总经理批阅，根据总经理批示办理；

11．重要和紧急文件，须提醒总经理；

12．每天将呈报总经理批阅的文件清理一次，并核对登记记录，及时按照总经理批示进行传阅并做好登记；

13．根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作；

14．做好借阅档案的登记、回收工作；

15．不可私自对外界透露与公司有关信息，不可私自外借公司文件；

16．做好督办工作。

（三）会务管理

17．负责会议室安排、会议提案收集、会议程序拟定，以及会议通知；

18．负责会议材料准备、会议签到及记录；

19．负责会议备品准备、会场布置检查；

20．负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。

（四）其他工作

21．负责秘书处办公用品的保管、发放登记等工作；

22．负责本部门办公和接待区域的整体环境的整洁，创造良好的办公和接待环境；

23．负责秘书处日志记录；

24．接听电话、妥当应答，并做好电话记录；

25．完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项，并对其负责。

第三章秘书处工作制度

第一节公文管理办法

第一条依据《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704-1999），结合事业部实际，特制定本办法。

第二条公文管理办法概念。

公文管理制度是对事业部业务文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度。

第三条公文管理办法制定依据。

贯彻执行事业部各项决议和指令，记录事业部经营管理活动全部信息。

第四条公文的范围

1.内部公文：

事业部与下属部门、下属部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为：

（1）上行文（如：

请示、报告、意见、提案等）；

（2）下行文（如：

通知、批复、章程、制度、命令、决定、指令、公告、通报等）；

（3）平行文（如：

函等）。

2.外部公文：

事业部或事业部下属部门与政府机关、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等，如请示、报告、函电贺信、合同协议等；

第五条公文用字。

文字从左至右横写、横排。

批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每页排22行，每行排28个字（详见模板）。

第六条公文结构层次序数。

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

第七条公文用纸。

一般采用国际标准A4型（210mm×

297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第八条公文写作

1.写作要求。

遵循现代应用文写作要求，简明扼要，语言措辞力求准确规范。

2.格式要求。

内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注事业部统一文眉、页尾，外部公文视行文内容加盖事业部印章（详见模板）。

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

秘密等级和保密期限。

涉及事业部秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。

紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

3.发文标识。

由事业部全称或规范化简称后加“文件”二字组成。

发文标识字体使用小标宋体字，用红色标识（如人和商业控股有限公司经营管理事业部文件）。

4.发文字号。

由事业部代字、文种代字、年份和序号组成。

如：

下行文、平行文通常采用“事业部发（函）〔2009〕×

×

号”。

各部门呈报的报告、请示由“事业部代字+部门代字+年+号”组成，如“事业部人资〔2009〕×

号”组成。

发文字号一般在发文标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。

文种代字一般用“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2种。

年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔2009〕，不得使用〔09〕之类简称。

序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

　　5.签发人。

分公司、各部门上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为分公司、各部门的具体承办人员）的姓名和电话。

签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6.公文标题。

公文标题应准确、简要概括公文主要内容并标明公文种类，一般应标明发文分公司、部门。

如转发文件原件标题过长时，可用原件发文字号代替，如“人和商业控股有限公司经营管理事业部关于转发×

发〔2009〕×

号文件的通知”。

公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，与公文的内容性质相吻合。

　　公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；

回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。

7.主送。

指公文的主要受理机关、单位、部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

在标题下空1行，左侧顶各用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

命令（令）、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。

最后一个发送单位后加句号。

主送机关的全称、特称、单位概念，均应使用统一文字表达形式，不得前后不一。

8.公文正文。

主送部门名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字和年份不能回行。

正文要简明扼要，层次清楚。

9.附件。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.×

”）；

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

10.成文日期。

成文日期以负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准。

并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

11.印章。

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。

加盖印章要端正、居中。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

12.附注。

公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

13.主题词。

公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。