呈批件的流转管理办法Word格式.doc

呈批件的流转管理办法Word格式.doc

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如：

行政公文、合同、制度、报表等。

1.按业务性质：

分为财务类、人力资源类、行政办公后勤类、经营管理类；

2.按文件内容：

分为行政公文（决定、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要）、制度、报表、合同；

3.按紧急程度：

分为一般、紧急；

4.按密级程度：

分为一般、秘密、机密、绝密。

三、呈批文件的工作流转分类及阶段界定

呈批文件审批工作流程按审批层级：

分为集团公司董事长、总裁审批、事业部总经理审批3种审批流程。

XXX公司的组织架构为“一办五中心”[总经办（包括：

人力资源部、财务部、行政部、公关部、质量稽核部、采购部）、营销中心、服务中心、园艺中心、开发中心、物管中心]，呈批主要划分为文件拟定，文件初审，文件复审与审批，文件存档、发文与执行四个阶段。

（一）事业部总经理审批

所处阶段

阶段名称

流转过程

责任人

阶段一

文件拟定

经办人文件草拟、修改过程

经办部门负责人

阶段二

文件初审

“一办五中心”涉及负责人审核过程

“一办五中心”负责人

阶段三

文件复审与审批

事业部“行政部”审核与总经理审批过程

事业部总经理

阶段四

文件存档、发送与执行

事业部总经理审批完成至文件存档、执行过程

事业部收文人、事业部职能部门、事业部总经理

（二）集团公司董事长及总裁审批

“一办五中心”审核过程

“一办五中心”负责人

事业部总经理审核过程

集团审核与审批过程

集团业务归口中心负责人、集团总裁或董事长

集团董事长或总裁审批完成至文件存档、执行过程

集团分管部门收文人、分管中心/部门负责人、集团总裁或董事长

四、呈批文件的呈批管理

（一）呈批件拟定

1.拟定请示、报告文件时，应充分收集参与部门意见，文件内容本着5W1H原则，即对某一工作在调查研究的基础上，就其工作内容（What）、责任者（Who）、工作地点和岗位（Where）、工作时间（When）、怎样操作（How）以及为何这样做（Why），进行书面描述，阐述清楚目前存在的问题、分析问题、提出解决问题的建议和措施、请求上级协调和帮助解决的事项和问题，并附带必要的调研、说明和会签文件等。

2.拟定计划、方案文件时，应明确目标内容（经济目标和任务目标）、实施内容、投入的劳动力、时间、成本、资源、关键控制节点、阶段性成果等重要内容。

3.拟定行政公文文件应使用公司公文管理规定格式和公文模版。

呈批文件草拟完毕后，文件经办人须填写相应“文件呈批表”，并将由行政专员进行文件流转工作。

（二）文件登记、编号

各部门及中心完成文件拟定后，进行文件初级审定后，报行政部收文人进行收文登记及文件编号。

文件编号规则按：

公司名称关键字开头大写字母-业务类编码-年份-四位流水号，例如2014年XXXX公司人资类文件，编号为CSY-HR-2014-0001。

按照业务类编码：

行政后勤类（XZ）；

人资类（HR）;

财务类（CW）;

经营管理类（JG）。

（三）文件呈批会签

文件呈批过程中的会签：

指公司各职能部门和主管领导根据各自不同的职能权限和专业对业务或项目文件进行审查，提出专业意见，并签字。

会签的方式包括会议审核（事业部总经理级以上有权利提出）和流转审核。

对呈批上级主管部门的文件，须附齐会签意见、说明、会议纪要、有关政策依据等相关文件。

文件经办人拟稿完毕，报中心行政专员，各中心行政专员根据会签需要进行相关职能部门之间的审核、会签，会签完毕后交由行政部收文专员进行副总级以上的审核会签，并根据审核意见进行修改、执行。

（四）呈批文件存档、发送与执行

文件审批完成后，统一由事业部收文专员及时取回报批文件，然后进行备案、分类、存档（人资类文件除外，由人资自行存档，每月30日提供文件目录至事业部收文专员处），并通知文件呈送人取件和办理相关业务或项目。

在事业部层级审批的文件，事业部收文专员也应及时进行备案、分类、存档，以备集团业务归口中心/部门核查。

业务或项目经办人接到审批文件后，须严格按照审批意见执行。

部分特殊呈批文在执行过程中，应定期向主管领导汇报执行情况，并抄送集团业务归口分管中心/部门、审批领导。

（五）呈批时限

对由本事业部独立办理的文件且属急件的，应即收即办；

属于一般普通件的，各级部门负责人应在1-2个工作日内提出拟办意见，呈事业部领导审核。

外出公干无法出具意见时，由部门负责人决定是否授权部门其他人员代签或通过电话、电子邮件审核。

原则上报送文件的复审阶段不得超过3个工作日。

对于部分需要一段时间方可审核完毕的文件，应在3个工作日内回复呈送人，可根据工作安排办理，不受前述时间限制，但应本着效率原则，抓紧办理。

五、附责

1.呈批文件内容未表达清楚或含糊，行政部或会签领导有权遣回呈批文件重写；

2.会签领导没有合理原因耽误呈批文件审批时间或不负责呈批，而引发的不良后果，需对此负责。

3.按密级程度，绝密或机密文件，将由经办部门自己完成事业部整个呈批流程工作，文件也将由经办部门自己保存，只需每月30日提供呈批文件目录及编号给行政部。

4.所有呈批文件都应及时进行收文编号，呈批文件无收文编号的将试为无效呈批件。

5.呈批文件管理办法中未尽事宜，请参照《XXX集团公司呈批文件流转工作指引》执行。

6.该制度自颁发之日起执行！