06沟通、交流与协商程序文档格式.doc

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负责相关方的健康安全环境抱怨、投诉及要求等方面的信息处理。

3.2各部门负责本部门内健康安全环境管理体系的宣贯及相关信息的收集、传递与处理。

3.3各部门负责职责范围内对外的信息联络与答复以及部门内部的沟通与交流。

3.4各部门内审员负责相关信息的记录和传递。

3.5公司的职业健康安全事务代表负责定期与员工进行沟通，了解员工对职业健康安全的意见和建议，代表员工参与有关职业健康安全事项的协商。

4工作程序

4.1总则

4.1.1健康安全环境信息交流的方式可以是口头、书面文件、信息公告栏、数据报表、电子邮件、例行工作会议以及其它方式。

4.1.2健康安全环境信息分为内部信息和外部信息。

4.1.3信息传递、汇总、分析、交流应准确、可靠、及时。

4.2信息交流

4.2.1内部信息交流

4.2.1.1内部信息交流主要包括以下几个方面的信息：

a、方针、目标、指标及其完成情况以及检查、监测等信息；

b、体系正常运行时的各种相关记录等信息；

c、内部审核和管理评审结果及其记录等信息；

d、不符合信息或潜在的不符合信息以及法律、法规及其他要求遵循情况等信息；

e、内部职责和权限的划分、培训的实施等信息；

f、异常、紧急情况等信息，如：

出现重大质量、安全环境事故，出现火灾等；

g、员工建议、抱怨等其他内部信息。

4.2.1.2内部信息交流的方式

a、将方针传达到全体员工，并就方针的内涵进行充分的沟通和理解；

b、通过文件、资料的传递以及召开相关会议，使员工和相关人员明确各自及相关岗位的职责权限；

明确目标、指标及管理方案；

了解管理方案的实施情况、目标、指标的完成情况以及法律法规及其他要求的遵循情况；

了解内部审核和管理评审的情况，包括不符合、潜在的不符合、纠正和预防措施的实施情况；

c、通过实施不同层次的培训，使员工了解法律法规及其他要求，增强遵守法律法规及其他要求的意识；

d、及时通报异常、紧急情况；

e、定期收集了解员工的建议，包括员工的抱怨。

4.2.2外部信息交流

4.2.2.1外部信息交流主要包括以下方面的信息：

a、本公司方针、绩效等信息；

b、当地质量、环境保护与职业健康安全管理机构、社区与本公司有关的信息，包括质量技术监督机构、环境监测机构、安全监督部门、卫生防疫机构监测或检查的结果及反馈的信息；

c、法律法规、标准及其他要求等信息，如环境保护与职业健康安全法律法规、标准、产品标准及其他要求；

d、行业、协会、客户方面的信息；

e、供方、外包加工方、外部检测/试验机构及其他相关方的信息。

4.2.2.2外部信息交流的方式

a、公开本公司的方针和绩效；

b、定期与当地环境保护机构、职业健康安全管理机构、社区、客户进行沟通，了解相关方对本公司的监测结果和评价情况；

发生异常、紧急情况，及时向相关方通报；

c、跟踪相关法律法规的颁布、修订情况；

d、与供方和外包加工方建立有效的联系渠道，及时将有关的程序与要求通报供方和外包加工方；

e、与进入工作场所的承包方和其他访问者进行沟通。

4.2.3信息的收集与处理

4.2.3.1内部信息传递可采用网络、文件、记录、会议、宣传栏等方式，信息的收集和传递应适时进行，有具体时限和处置要求的应执行相应程序中的规定。

4.2.3.2外部信息的收集及答复由各相关业务部门负责。

相关部门在接收外部信息后应及时传递到综合部，由综合部每季度或在接收重大信息后组织相关部门人员对外部信息进行评审，确认其对本公司安全环境管理体系的影响。

外部信息交流记录包括：

当地环境保护机构、职业健康安全管理机构有关海上作业的环保要求等；

变压器型式试验报告；

与重点施加影响相关方就公司对相关方职业安全与环境的要求的沟通记录等。

4.2.3.3对涉及具有不可接受风险的危险源与重要环境因素的内外部信息，应分别按《环境因素的识别与评价控制程序》、《危险源辨识、风险评价和控制措施的确定程序》进行识别和评价，并及时通知相关方。

4.2.3.4综合部负责质量信息、职业健康安全环境信息收集与处理的综合协调，各相关部门负责本部门职责范围内的信息的接收和处理及对外部相关方的答复。

4.2.4应对内外部信息进行适当的记录，并予以保持。

4.2.5应对具有不可接受风险的危险源和重要环境因素的外部交流信息予以记录，包括：

当地环境保护部门职业健康安全管理机构有关生产过程中环境保护和职业健康安全防护的要求以及有关公司环境与职业健康安全绩效的评价。

4.2.6由于公司的环境因素不会对周围环境构成大的影响，因此公司决定不就重要环境因素与外部进行交流。

4.3协商

4.3.1公司设立职业健康安全事务代表，由工会推荐，管理者代表批准后予以公布。

4.3.2职业健康安全事务代表负责协调听取、收集员工有关职业健康安全有关事项的意见和建议，并代表员工与相关部门就职业健康安全的事宜进行协商，表达员工的意见和建议。

4.3.3综合部分别负责与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。

4.3.3公司实行两级协商制度：

a.职业健康安全事务代表与员工的日常沟通与协商；

b.职业健康安全事务代表参与各部门有关职业健康安全事项的评审。

4.3.4综合部负责确定员工参与有关职业健康安全事项协商的安排并通报外包加工方等相关方，确保员工：

a.适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；

b.适当参与事件调查；

c.参与职业健康安全方针和目标的制定和评审；

d.对影响他们职业健康安全的任何变更进行评审；

e.对职业健康安全事务发表意见；

f.了解谁是职业健康安全事务代表和管理者代表。

4.3.5综合部每年组织召开一次由职业健康安全事务代表、各部门代表参加的协商会议，听取员工对职业健康安全问题的意见和建议。

5相关文件

5.1DA/QP14—2013《事件调查、不符合、纠正措施和预防措施控制程序》

5.2DA/QP10—2013《应急准备和响应控制程序》

5.3DA/QP03—2013《法律法规和其他要求控制程序》

6记录

JL-4.4.3-01信息反馈单

编制：

审核：

批准：

日期：

2013.11.1日期：

2013.11.2日期：

2013.11.6

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