采购流程管理规定Word下载.docx
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5请购
请购经办人员应以实际需求为基准、批准的预算为依据，核实库存情况履行请购申请手续（以工作请示单的形式进行请购立项，需注明请购资产的名称、规格、数量、需求日期、预算等）；
紧急请购时，请购经办人因予以注明并写出原因（请购申请通过综合信息系统中工作请示单流程进行申请）。
注：
在预算范围内，10000元以下的立项由分管院领导审批；
超出预算或10000元以上的立项需由院长审批。
6采购
6.1采购方式
请购申请获批后，采购经办人员填写“采购单”经审批通过后进行采购。
除一般采购方式外，采购部门可依商品使用、采购特性及对院经济效益的影响，选择下列一种最有利的方式进行采购：
——长期报价采购：
凡经常性使用，且使用量较大宗的商品或服务，采购部门依据议价小组选定的供应商（选定厂商）及议定长期供应价格。
——集中计划采购：
凡具有同质性的商品或资产，以集中计划办理采购较为经济的，可核定集中采购项目采购部门定期集中办理采购。
——临时零星采购：
对于使用频度不高，较难实现规划的，一次采购金额在2万元（含）以下的临时零星采购。
6.2询价、比价、议价、招标
6.2.1询价、比价
采购金额5万元（含）以下的采购（日常办公用品、维修维护料、低值易耗品、设计专项外包或劳务借用等），采购经办人应依请购事件的缓急，先核对请购内容，查阅“供应商资料”、“历史采购记录”、库存数量、参考市场行情或公司可利用的资源等其他有关资料后开始询价，需要选三家或三家以上的供应商办理比价或经分析后议价（符合长期报价采购的情况，且供应商库中未有三家或以上提供相同产品或服务的供应商，可不受此限），并呈报另一指定的人员进行核实。
由另一指定的人员通过实地调研、网络、电话或传真等方式对其询价结果进行核实并发表意见。
采购过程中产生的文件，包括供应商报价单（加盖公章）等需在采购申请部门留存。
临时零星采购也应由采购部门通过网络、电话、实地走访等形式进行三方比价。
采购金额在5万元至50万元之间，履行以上询价和比价程序，确定供应商后必须签订采购合同，按照合同约定完成采购。
分类：
设计类供应商10万以下可不签合同，10万-50万签订合同。
6.2.2议价
采购金额超过50万元至200万元（含）时，采取邀请招标方式，组织三家以上供应商投标，并组织评标小组进行评标。
确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。
评标小组成员应由使用部门、采购部门、财务部门、纪检及内审部门等共同组成，特殊物资须请相关专家参加评标。
已纳入供应商库的设计类供应商可不采取邀标方式。
6.2.3招标
a）采购金额超过200万元的，委托具有资质的招标单位进行公开招标，确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。
b）招标工作应组织评标小组，成员应由使用部门、采购部门、财务、纪检和内审部门等共同组成，特殊物资须请相关专家参加评标。
c）因特殊原因，未能进行招标采购的，经院务会批准后，可应采取多家比价的方式，综合考虑性价比，确定供应商。
d）招标采购应遵循集团招标管理的相关规定。
6.3各部门需开支（采购）时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部有权拒绝付款。
7采购合同签订及物资验收
7.1合同签订
采购部门填写“合同审查表”，并与供应商签订采购合同。
7.2物资验收
7.2.1由采购部门会同请购部门统一按合同验收。
7.2.2采购部门应将所采购物资进行入库登记并统一管理（成本归属部门的设备物资产生跨部门调配的，需填写《设备调配单》，按流程完成调配手续）。
7.3付款形式
采购部门按公司财务规定进行付款。
8采购人员要求
8.1参与本院采购的工作人员应严格遵守相关廉洁自律的规定，自觉接受院的监督检查。
对采购活动中发生的违法、违规或有损公司经济利益和社会形象的行为，任何人可以向院长信箱投诉、举报。
8.2对相关责任人员违规的处理：
参与本院采购的工作人员因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的依照国家法律、法规、和本院有关规章制度进行处理，情节严重的移交司法部门处理。
9供应商管理
9.1通过询价、议价、招标确定的供应商，由采购部门填写“供应商选择评价表”以及“合格供应商名录”。
供应商登记的主要内容应包括对方单位名称、地址、联系人姓名、电话、供应产品、供货单价、结算方式、能否开具增值税专用发票等。
9.2采购物品应优先选择合格供应商名录中的供应商。
9.3采购部门每年年底根据采购物品情况，对所列供应商进行一次全面评估；
新进供应商应做到“先评价、后入库”。
评估结果应记入“供应商选择评价表”中。
9.4经持续评估确认为不合格的供应商，将依照以下办法处理：
——限期整改，复评；
——或取消供应商资格。
当供应商处于限期整改状态下，采购部门应停止向其采购，待对其复评合格后，方可向其采购。
9.5例外原则
对以往经营活动中，本院积累形成良好合作关系的供应商，直接填写“供应商选择评价表”，并在评审结论中加以说明，经部门负责人以及分管院领导确认后，供应商名单进入“合格供应商名录”。
10质量记录表
—《采购单》（QM/Ⅲ-21-R1-1）
—《设备调配单》（QM/III-11-R1-2）
—《合同审查表》（QM/Ⅲ-21-R2）
—《供应商选择评价表》（QM/III-21-R3）
—《合格供应商名录》（QM/III-21-R4）
附加说明：
起草人：
年月日
审核人：
批准人：
实施日期：
年月日
采购单（QM/III-11-R1-1）
采购经办人
采购部门
请购部门要求到货时间
获批预算
询价或比价情况：
序号
采购商品或服务名称
相关要求
数量
商品或服务描述
采购意向及供应商：
采购总金额：
采购部门意见：
财务部门意见：
当采购金额超出获批预算时需财务复审
采购部门分管院领导审批：
验收情况：
采购部门签字验收：
请购部门签字验收：
申请人领用/确认签字：
办理完毕复印三联：
一联采购部门留存，一联经办人附在报销清单后报销，一联经办人留存
设备调配单（QM/III-11-R1-2）
经办人
经办人所属部门
调出部门
调入部门
设备调配情况说明
若接受设备内部调配请依据网管提供的设备清单选择所要设备，调配价格由双方部门经理自行协商并签字注明。
调配设备名称
调配原因
约定金额
调出部门总监意见：
调入部门总监意见：
财务部备案：
经办部门分管院领导审批：
一联经办部门留存，一联经办人交财务备案，一联经办人留存
合同评审表
合同名称
甲方合同
联系人
姓名
联系方式
合同类型
□设计项目□园区改造□招商引资
□行政采购□实验基地□媒体宣传
□其它
乙方合同
设计项目类型
□住宅□配合公建□公建
□其他
发起部门
总经理意见
设计项目内容
□全过程□方案及初设阶段
□概念方案□初设和施工图设计
□其它
财务总监
复核意见
设计项目规模
法务意见
设计项目地点
甲方名称
院长审批
乙方名称
合同总额
合同归档
是否归档
□是□否
档案保管人
付款方式
1、
2、
备注
3、
4、
合同签订完成
备注：
（1）院内有关物资采购、建筑工程合同由财务部或信息中心审查价款。
（2）重要或标的额较大的合同（如合资、联营、资产转让、借款、担保、购买成套装备、标的额5万元以上的合同），须报院长审批。
（3）重大合同、标的在20万元以上的合同必经法律顾问签署意见。
供应商选择评价表（QM/Ⅲ-21-R3）
供
应
商
简
况
供应商单位名称
供应商单位地址
成立时间
法定代表人
电话
邮编
传真
营业执照
资质凭证
营业范围
可提供产品及服务项目
评审结论：
等级分为“优、良、中、差”并填写复评意见（总体评价在良或以上的可入库）
评审内容
资质
价格
服务
质量
总体评价
等级
入库意见:
部门负责人：
分管院领导：
复评意见（第一年）
分管院领导：
复评意见（第二年）
复评意见（第三年）
复评意见（第四年）
复评意见：
①代表“通过复评”；
②代表“限期整改，复评”；
③代表“取消供应商资格”。
合格供应商名录（QM/Ⅲ-21-R4）
供应商名称
经营范围
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
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