新时期高校办公室强化督办职能的思考Word文件下载.docx
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高校办公室作为高校组织机构的枢纽，代表着高校的管理水平。
督办职能是高校办公室工作的重要组成部分，是保证决策指挥中心的决策付诸实施至完成任务的关键。
在充分发挥其承上启下、参谋咨询、综合协调等基本职能的基础上，应着力强化督办工作，确保学校政令畅通，推进各项事业的可持续发展。
一、强化高校办公室督办职能的重要意义
现代管理科学中，督办工作是实施领导过程中的一项重要工作、一个重要环节。
从系统原理 分析，它是领导行为不可或缺的环节；
从反馈原理分析，它是在整个领导系统中运用反馈手段以达到预定目标；
从封闭原理分析，它处于封闭回路系统的监控环节，处于决策中心与执行环节的中介位置，通过监督和反馈决策的执行情况直接服务于决策中心。
督办工作对于保证政令畅通有着至关重要的作用。
同时，它作为一项整体功能，存在整个决策及其实施过程始终。
随着形势、条件的发展变化和领导科学化进程的不断推进，督办工作的职能作用将得到更大的发挥。
当前，高等教育发展已经从依靠规模扩张的外延发展向注重质量提高的内涵发展转变，这一阶段的特点是通过加强管理，充分发挥人才培养、科学研究、社会服务的三大功能。
在此背景下，强化办公室督办职能有着积极而现实的意义。
一是落实科学发展观，推进高校内涵建设的客观要求。
“从领导工作来讲，作出决策和制定政策，事情只是做了一半，另一半而且是更重要的一半，就是努力贯彻实施，真正把决策和政策变成群众的自觉行动。
如果不落实，再好的决策和政策也是一纸毫无意义的空文”［1］。
加强高校内涵建设任务头绪繁多，没有强有力的督办，一些具体工作可能就难以快速推进。
学校领导层面确立整体框架后，必须通过办公室督办职能的发挥，保证整体方案得到细化，并逐步落实到位，杜绝“从思路到思路，从会议到会议，从文件到文件，从方案到方案”的现象，防止决策流于形式，确保内涵建设目标的实现。
二是和谐校园建设的需要。
督办工作的成效最终要通过决策的落实程度来体现，决策是否正确不仅影响着学校事业的发展，更影响着和谐校园的建设［2］。
决策正确，群众的支持度就会很高，督办也会非常顺利，会很容易见效。
这就要求办公室工作人员通过督办，深入群众之中开展广泛调研，为领导形成符合客观实际、正确的决策提供第一手资料，推进和谐校园建设。
三是体现办公室价值的需要。
“有为才有位”，只有为学校的事业发展做出贡献，才能体现部门和个人的价值。
督办工作作为服务学校事业发展的重要工作之一，对维护决策的严肃性起着不可忽视的作用。
在督办过程中，办公室既要对承办者解释决策的合理性和必要性，又要敢于坚持原则一抓到底。
凡是学校决定了的事情，办公室就要认真领会，及时传达，不折不扣地加以督办落实，进而确保决策的落实到位。
四是提高学校工作效率的需要。
管理学认为，工作效率的高低，在很大程度上取决于决策督办的及时性。
学校一旦就某个问题作出决策，除特殊情况外都要求办公室及时督办。
人们常常在工作实践中看到，有些决策是针对某种需要或者为解决特殊问题而作出的，如不及时贯彻就失去了决策本身的意义，更谈不上效能。
及时督办是提高督办职能的重要前提，有的工作及时督办会达到事半功倍的效果，能充分发挥决策应有的作用。
二、新时期督办工作的主要内涵
督办主要是督促检查落实行政决策，综合协调、规范日常行政事务，保障政令畅通；
检查、督促上级指示、会议纪要、领导重要批示和重要工作的执行情况。
高校办公室的督办工作应该有其重点，否则就会陷入繁杂的具体事务中；
但如果仅限于领导交办就办，不交不办，又会使得工作陷于被动的局面。
结合工作实际，我们认为高校办公室督办工作主要包括：
一是上级来文督办，包括党和国家的路线、方针、政策、上级领导机关重要文件和重要会议精神的贯彻落实；
二是学校的工作规划、年度计划、重要文件、重要规章制度和决定事项的贯彻落实；
三是上级机关、主管部门的领导和学校领导的重要批示、交办事项的落实；
四是校长办公会议、校领导召开的其他专门会议决议的落实；
五是经校领导批示，各下属单位的请示、报告办理情况及基层要求帮助解决有关的问题落实；
六是学校信访督办，包括经领导批示的校内外来信、来访等有关事项的落实和催办。
对为学校发展和建设提出的合理化建议以及教职工提出的实际困难、反映强烈的问题做好督办工作，不仅有助于树立领导形象，处理好干群关系，而且也是一个学校 政治文明的体现。
督办是一项重要而复杂的工作，要做好这项工作必须遵循一套科学的工作程序，概括起来可以分为拟办、立项、交办、催办、办结、反馈和归档七个环节。
一是拟办。
在学校作出重大决策、重要工作部署之后或在接到学校党政领导同志的指示、交办事项之后，办公室要及时提出拟办意见。
拟办意见包括承办单位、承办时限和工作要求等。
二是立项。
办理意见确定后，即可登记立项。
立项要坚持一事一项的基本原则，一个工作部署或一项决策立为一项。
立项时要登记编号，具体工作人员按拟办要求认真填写《督查登记表》，以备存查。
三是交办。
交办一般采取发放《督查督办通知书》的形式，把督查事项交有关单位办理，特殊情况采用口头的形式交办。
交办时要做到任务量化、时限具体化、责任明确化。
四是催办。
为及时了解督查事项的运行情况和办理情况，适时加以催办查办，并积极协助被督查单位解决工作中遇到的困难。
五是办结。
承办单位在工作任务完成后，应及时回复办理情况。
办公室将对承办单位的回复情况进行检查，按照交办时所提的要求，对不符合交办要求的退回承办单位补办或重办；
对符合交办要求的呈报领导阅知。
六是反馈。
督办任务完成后，要按照事事有结果，件件有回音的原则，及时向批示领导报告结果，做到批必办、办必果、果必报。
七是归档。
督查事项办结后，应将各种有关的文字材料整理归档，包括领导批示、办结报告、检查反馈等。
三、强化办公室督办工作的几点思考
督办工作是高校办公室的一项重要工作，是一项重要的管理工作，也是一项公关艺术［3］。
做好督办工作既是一个学校管理水平的体现，也是推动学校各项事业顺利开展的重要保障。
第一，强化领导对督办工作的主体作用。
督办工作是加强管理工作的必然要求，领导是决策的主体，也是狠抓落实的主体，领导最清楚决策落实的关键环节和步骤。
同时，领导抓督办工作具有权威性，着力点和针对性强，力度大，对基层的影响和带动大。
领导重视和参与督办工作，体现求实效、办实事的作风，有利于提高各级组织对督办工作的认识，增强责任感。
第二，建立和形成良好的工作机制。
在实际工作中，领导不可能事事躬亲，应将大量的督办工作交由办公室去完成。
进一步发挥二级机构的作用，提高管理效能，建立和形成良好的工作机制，对加强学校整体管理工作的效能，提高学校管理水平具有重要意义。
第三，突出督办工作的重点。
学校的中心工作、领导的关注点、工作中急需解决的难题等都是督办工作的重点，要紧紧围绕这些重点工作开展督办，把重点放在发现和解决决策落实的过程中，要反馈决策落实中的各种情况，尤其是妨碍决策落实的苗头性、倾向性问题，并提出对策性建议供领导参考。
第四，加强对督办工作的调研，抓好督办队伍建设。
办公室要努力克服以文件落实文件、以会议落实会议的现象，要深入基层和群众中调研，掌握第一手材料，及时总结推广各单位抓落实的经验，对一些单位工作不落实的问题，要根据领导授权，按照实事求是、秉公办事的原则，大胆督办，抓好落实。
要抓好督办队伍建设，有条件的高校可专门设置督查科，负责学校重大决策和领导决定等事项的督办；
也可仿效政府办公室模式，在秘书科中设立专职秘书，负责对口联系校领导分管和联系部门的督办，并及时汇总给办公室主任进行协调。
第五，形成督办工作制度和工作体系。
高校办公室督办工作要向政府办公室学习，制定相应的规章制度，落实奖惩责任制。
要把督促检查落实学校行政决策、综合协调和规范学校日常行政事务、保障政令畅通等工作列入办公室重要职能，形成相应的制度，在年终考核、工作总结和干部考察晋升中作为一个重要的评估因素。
督办工作要从督办立项、协调督办、结果上报、信息反馈、立卷归档等提出闭环式的规范程序，并在《校领导参考》上设立督办信息专栏，专题反馈督办情况。
建立督办工作公示制度，对群众关心的重大问题在网上公布，接受群众监督。
第六，注重督办工作形式。
督办工作是一项体现公关能力和艺术性的工作，需要根据不同的工作内容、工作性质、部门单位，采取灵活多样的工作形式，除了电话督办、现场督办、文件督办、会议督办、跟踪等形式外，要充分利用信息化技术，加强办公自动化系统督办流程建设，建立依托高校校园网和办公自动化系统的计算机督办系统，实现检查、催办、跟踪、查询等基本督办功能，做到有文可依、有事可办、有痕可留、有档可查，真正实现督办的全过程管理，实现行政管理与服务的“公开、规范、高效、廉洁、文明”。
参考文献：
［1］张和．领导干部要带头抓落实［J］．求是，2003（20）：
28-29.
［2］周发强.和谐视角下高校办公室职能探析［J］．企业家天地：
理论版，2008（6）:
153-154.
［3］巨维博.高校办公室督办工作的实践与思考［J］．西北工业大学学报:
社会科学版,2006
（1）:
87-89.
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