物资管理系统升级设想Word文档格式.docx
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存物资的周转率
3、计划跟踪：
各生产单位通过内网随时可以查询计划的执行情
况，可对订单作适当调整和完成订单的结算
4、消息提示：
不同的业务，可以给相关的人员发送消息，提醒及时
办理。
具体管理系统
采购管理
1、系统概述
采购管理能够帮助采购部门控制并完成采购物料从需求计划——>
采购计划——>
比质比价——>
订单下达——>
到货接收——〉检
验入库——>
发票核销的全部采购过程。
可以有效地监控采购计
划的执行、采购价格的比较以及供应商交货情况，从而帮助采购
部门选择最佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效
率，降低采购成本。
从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始，相关联的业务
单据都支持合并生成或参考功能，许多信息可以自动形成，方便
用户灵活使用，加强了业务的关联,最大限度的实现了系统内部
数据共享。
采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处
理，并同时登记采购计划、采购订单、采购到货单。
2、功能特点
（1）供应商档案
供应商信息是采购业务中的重要基础信息，其中包括：
供应
商类型、地区、代码、名称、结算单位、开户行、银行账号、税
号、法人、地址、邮编、电话、联系人、E-mail、信用等级、使
用货币、结算方式、资信限额、付款期限、付款条件、合格标志、
是否免检、采购员等等。
通过供应商档案中的资信限额，可以在
采购订单中提示你的采购额度是否超出限制；
通过付款期限设置，
可以在付款计划中建议适当的付款日期。
对于已经没有往来业务的供应商，可以设置成禁用状态，系
统提供查询历史往来业务的功能。
（2）货源清单
在货源清单中，定义每个物料的供应商、报价以及一些在业
务中用到的重要数据。
主要字段有：
物料编号、供应商编号、优
先级别、报价单号、价格类别、各数量段价格，采购比例，允差，
唯一供应商还是多选供应商，是否免检，起止日期、供应商供方
物料代码、审核等等。
通过货源清单中的信息，收集了各个供应
商的报价，这样就可以在采购计划和价格审批环节找到最合适的
供应商，并且可以按照采购比例将采购任务分摊。
在收货环节，
通过采购允差设置确定供应商供货的数量是否符合要求。
（3）审批流程
审批是我矿加强各项物资管理的重要手段。
不但需要审批，
而且可能需要多级、多人的联合审批。
为了满足审批工作形式多
样化的需求，系统提供审批流程定义功能，操作人员可以自己定
义审批流程，以满足本我矿审批工作的需要。
每个单据的明细内
容可以分配权限，在审批的过程中可以修改某些内容，系统能够
将所有修改的痕迹保留下来以加强对我矿业务发生过程的管理与
控制。
审批流程有全部审批功能，避免现在的每一张出库单据都
要的情况出现。
可成批审批，减少时间。
（4）采购计划
采购计划是请购单合并下达的结果，通过采购计划，可以对
我矿将要进行的采购有个全局的了解。
采购计划还用于在采购收
货时对无计划采购的约束，如果将物料的属性定义为计划控制，
则在收货时如果该物料没有采购计划是不允许的。
在采购系统中，
采购计划既可以来源于一项或多项需求计划，也可以通过系统设
置决定是否可以手工录入。
对于我矿的紧急采购计划，系统提供
直接手工录入采购计划的功能，一般这样的计划要设置审批流程
来加强管理。
（5）比质比价
比质比价这个环节对我矿在采购某些金额或数量比重比较大
的物料时尤为重要，可以通过物料卡片中的物料控制属性进入这
个环节。
审批者可以根据业务员提供的单价，以及物料不同来源
的价格比较（指：
标准价，最高限价，最低限价，其他供应商报
价以及其他渠道收集的价格信息），历史价格情况，供应商信息，
供应商资信信息，对采购活动进行批准。
为了提高应用的效率，系统将比质比价这个属性付给物料，
也就是说哪些物料需要比价采购是根据实际情况指定给物料的，
而不是作用于所有的物料，这样就极大地提高了采购的效率，也
有效的控制了重要物资的采购。
（6）采购订单
采购订单是我矿与供应商的业务依据。
即使双方不签订合同，
输入并保存采购订单也很有意义，可以通过采购订单对供应商供
货情况进行分析、跟踪。
采购订单可以来源于价格审批单的审批
结果，也可以参照一条或多条采购计划生成，一条采购计划也可
以生成多条采购订单;
同样地，通过系统设置也可以决定采购订
单是否可以手工录入。
系统应当提供普通订单、寄存订单、设备订单三种业务单据，
普通订单可以处理一般的采购业务以及项目物资的采购业务；
而
寄存订单专门处理寄存物资的采购业务；
设备订单主要是处理不
使用设备模块情况下的设备采购，相当于设备物料的普通采购，
此处设备采购是不做入库处理的，到货、质检完成后直接开票、
付款，这样一来采购业务就更加的清晰了。
每张订单都自动生成
唯一编号，方便查询。
（7）
采购入库单
采购的理想结果就是按时收到货物。
我矿可能对有些物料定
义为计划控制，对这些物料收货时，必须按计划收货，如果没有，
可以不允许录入。
可以输入订单编号来核对计划的真实性。
货物到达后，系统可以判断货物是否要经过质检，依据是是
否免检的供应商（供应商档案上），此物资是否需要质检（物料
卡片上）；
如果需要检验，那么在收货环节系统提供自动提交请
验单的功能，然后到质检系统检验。
质检系统检验完成后会形成
我矿规定的检验报告，并且可以反馈回收货单上；
在得到检验报
告后，系统提供退货、降低标准、换货等功能，我矿可以根据当
时的具体情况采取相应的措施来处理此次到达的物资。
如果系统使用采购到货单，如果采购到货单已经进行了质
检流程，那么采购入库单不必再执行质检流程。
3、主要报表
采购计划订单查询
采购计划订单统计
生产计划订单查询
生产计划订单统计
物料需求计划查询
物料需求计划统计
应付款余额查询
暂估应付款余额查询
应付款明细查询
采购请购单查询、跟踪
采购计划查询、跟踪、回溯
价格审批单查询、跟踪、回溯
采购询价单查询
采购报价单查询
采购订单查询、跟踪、回溯
采购到货单查询、跟踪、回溯
采购入库单查询、跟踪、回溯
采购发票查询、跟踪、回溯
采购资金计划查询
采购付款计划查询
供应商基本信息查询
供应商信誉查询
供应商货源查询
逾期未到货物查询
货到票未到查询
在途物料查询
在检验物料查询
应付款账龄分析
采购计划完成情况统计
采购订单完成情况统计
物料价格对比
物料价格波动
寄存业务管理系统
寄存业务系统主要用来处理寄存（代保管）业务的。
实现我矿
和供应商之间寄存物料的结算和取消结算。
用来统计、分析我矿
寄存物料的收、发情况。
统计、分析我矿寄存物料的结算情况。
实
现寄存物料的收发、结算情况明细查询，并可以根据单据的实际
来源联查到原始单据。
避免出现估价不准造成的材料成本差异。
采购到货寄存单
采购到货寄存单是在收到货后的，没有质检入库、并没有实际
计划价格前的单据。
采购到货寄存单可以来源于采购订单，也可
以参照一条或多条采购计划生成。
一条采购计划或采购订单也可
以生成多条采购到货寄存单。
采购到货单同质检系统有良好的接口，可以直接生成请验单，
质检系统检验完成后会形成我矿规定的检验报告，并且可以反馈
回到货单上；
在得到检验报告后，系统提供退货、降低标准、换货
等功能，我矿可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理此
次到达的物资。
寄存出入库维护
当某类物资入库时，其实际价格仓库未知，办理寄存入库单，
生产单位领用进办理寄存出库单据。
不计入生产单位材料费用。
当物资发票来到时，输入实际价格，形成计划价格，此时，对寄存
物资转为正常物资管理手续。
寄存物料入库登记表
寄存物料汇总查询
寄存物料明晰查询
交易结算汇总查询
交易结算明细查询
库存管理
库存管理子系统从实物管理的角度出发，实现我矿对物料的
管理。
如何加速物料流动，减少库存积压，加强物流的批次跟踪，
严格物料的失效期管理是库存管理的重点。
库存管理子系统对物
料的出库、入库、移动、盘点、物料转储等业务进行分类管理和
控制，可以从类别、库别、批次、单件、等级、状态、ＡＢＣ分
类、特殊库存等不同的角度来管理库存物品的数量、库存成本和
资金占用情况。
同时，库存管理还能满足传统的收发存汇总表，
能够定义分部门统计等功能。
系统支持项目库存、订单库存、供应商库存、委外库存以及
代销商库存的管理。
系统对每一种单据都可以设置审批流程，支持层层审批以及
分级审批的功能。
（1）设置系统参数
根据我矿实际业务要求，对不同的功能进行设置。
不同的设置
会产生不同的管理要求。
系统参数的设置极大地增强了系统适应
我矿不断变化的要求，集中体现“协同集中
随需应变”的理念。
（2）定义仓库目录、货位目录
能够实现多级仓库的管理
（3）物料卡片的维护
从物料的基本属性、库存属性、计划属性、成本属性四个方面
定义每一物料属性。
包括：
物料编号、物料分类、计量单位、
ABC
码、库存上下限、出库方式、是否批次管理、是否单件管理、
是否套件管理、是否包装管理、是否状态管理、是否废弃、采购
批量、采购提前期、盘点周期、计价方法、单价管理等。
同时还
定义一些自定义项目供扩展使用。
可以定义每一操作员对不同的
物料属性的操作权限。
可以对物料的图片进行管理，一个物料可以对应多张不同角度
的图片。
用图片来说明物料，防止出现领料中出现型号错误的现
象。
（4）采购入库管理
对于采购入库，可在采购系统内录入采购入库单，数据转到库
存系统中确认；
也可由库存系统中录入采购入库单。
上记录单号、业务类别、供货单位、采购部门、采购员、入库仓
库货位、物料包装、物料状态、质检单号、物料编号、应收数量、
实收数量、入库金额、计划金额等信息。
对于批次管理的物料，
记录物料的生产批次、生产日期、失效日期、入库日期、复检日
期以及物料的原批次号，对于单件管理产品，登记入库件号。
在库存系统可以对一笔入库物资进行拆分，拆分的依据可以是
货位，也可以是批次。
（5）领料出库管理
实现生产领料出库管理。
制作生产领料单时，同时确认对应
的生产计划、生产通知单。
生产领料单上记录单号、业务类别、
领料部门、领料人、出库仓库货位、生产品种及批号、领料用途、
材料编号、实发数量、出库金额等信息。
确定出库物料的生产批次、入库日期、生产日期、失效日期、复
检日期、原始批号，对于单件管理物料，登记出库件号。
对于领取供应商的库存，系统自动生成内部记录，将来为结
算提供必要的数据信息。
（6）其他出库管理
对于非生产领料、销售出库的出库业务，通过自定义出
升级会员 