商务文书Word格式.docx

商务文书Word格式.docx

《商务文书Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务文书Word格式.docx（28页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

如果我站在客户的立场，就会说“那么就尽全力来赶上吧”。

所以请不要用那种让人挑毛病的说法。

【3】

首先，“这有点难以启口”的说法很少用在商务文书中。

这时只需表示“真是不好意思，万分抱歉”或“真的非常抱歉”之类就好。

还有“能否4日后交货呢？

”“请无论如何要答应，拜托了”这种表达，如果客户说“不行”“不答应”怎么办呢？

哎~！

？

有那么刁钻的客户吗~？

什么人都有。

而且在这个案例中，错在我方，而客人并没有什么过错。

在客户这方面，明明都接受订货了却说“还是办不到”什么的，理所当然会有所抱怨吧。

这样啊。

【1】跟【2】都是我方为了表达歉意，才使用了含糊的说法……毕竟，明明是我方的过错，却还说“办不到”“不行”什么的，哪儿还能堂堂正正的说个一清二楚呢？

话虽如此，可最后的答案只有一个，“办不到的事当然没办法”吧。

即便客户说“那就尽全力去做吧”或“我可不答应”什么的，后天也没办法交出货来。

我觉得“没问题吧？

”这个说法与其说是“想要得到允许”，不如说是“给我答应”，用在这种意义上的情况应该比较多吧。

这么一说就相当于是“郑重的有礼貌的命令”了。

客户本来就没有选择的余地了，最终决定还是交给客户吧。

即使此时本人并没有这种打算，可如果之后出问题的话还能说“你可是答应了哟”“所以不是我的责任”，用来推脱责任。

城府比较深的人没准会觉得“没问题吧？

”这种说法是在套自己的承诺呢。

呜哇，太麻烦了……

为此就要避免含糊不清了。

要直率表达道歉的心意“真的非常抱歉”，并且将必须传达的事项如实并明确的写出来。

传达事实的文章中，诸如“抱歉”或“于心不安”什么的废话就不用了。

【4】

尽管事实确实如此，不过……

不由得让人想“这公司真的没问题吗？

”

【5】

“不慎”是指“没注意或没留心”的意思。

难道接待客户就是这么不注意、不留心的吗？

可能会让人觉得你不够认真。

在道歉时最好不要用。

【6】

反省、深刻反省什么的，用嘴说说谁都能行。

陈述反省之词当然需要，可是更需要说明为避免再发生相同的事情，该采取什么改善措施才对吧。

失败的原因→反省之词→改善措施。

最好能养成习惯把这三个前因后果贯穿起来。

【7】

不由得让人想问：

难道你一直以来都没有诚心诚意的努力吗？

可能会有人觉得这是在鸡蛋里挑骨头，可也不能断言说，对方没有在找碴。

而且在【2】里也说过，由于客户已经多少有些不快，就别再不经大脑的说些惹人嫌的话来让人挑刺了。

“书信”与“电子邮件”不是一回事？

「手紙」と「電子メール」は別のもの

“书信”与“电子邮件”不是一回事

一般に「メール」という言葉の響きから、電子メールは「コンピュータを使って送受信される手紙である」ととらえられています。

でも、この２つの間にはかなり大きな違いがあります。

通常听到“邮件”这个词，会想到电子邮件是“通过电脑收发的信件”。

但是，两者之间有着巨大差异。

日本語の「手紙」というのは、日本語の「書き言葉」の伝統を色濃く継承しています。

伝統的な手紙の形式にのっとって書くことができるというのが、すなわちその人の社会人としての教養の証です。

表書きの宛名の書き方、相手への敬称の選び方、頭語と結語をきちんと対応させる、形式的な挨拶の文句を入れる、行頭や行末に入れてはいけない文字がある、等々そのルールは複雑です。

それゆえ「手紙を書くのは苦手」という人も少なくありません。

日语的“书信”深深继承了日语的“书面语”传统。

能使用传统书信形式来书写，正是作为社会人教养的证明。

信封的收信人姓名的写法、对方尊称的选择、首尾相互呼应、形式上的问候语句的写法、不可写在行首行末的文字等等，其规则相当复杂。

因此不少人觉得“写信很麻烦”。

手紙の書き方にはたくさんのきまりごとがある

书信的写作有着繁琐的规定

　　　　　　　便　箋　　　　　　　　　　　　　封筒裏　　　　　　　　　封筒表

電子メールの場合、形式的ばった書き方はむしろマナー違反です。

逆に、できるだけ簡潔に用件だけを済ませるほうがよいとされています。

なぜそういうことになったのでしょうか。

而写电子邮件的时候，如果按照传统形式的写法反而是违反礼仪的。

相反，最好能用尽可能简洁的语句来说明大意。

为什么会变成这样呢？

それは、電子メールという仕組みそのものの生い立ち、すなわち電子メールの文化的な背景に由来しています。

電子メールが今日これほどまで広まるきっかけとなったのは、それがUNIXオペレーティングシステムに標準で組み込まれていたからでした。

アメリカというプラグマティズムの国で誕生したこと、研究者間の情報交換という実用的な目的で開発された技術であることから、電子メールにおける「作法」も自然と実用性や効率を重視したものとなったのです。

这是由电子邮件本身的结构、即电子邮件的文化背景决定的。

电子邮件蓬勃发展至今，是由于UNIXoperatingsystem进行了标准化。

因为产生于实用主义的美国，并且是为研究员之间交流信息的实用目的而开发的技术，所以电子邮件的“写法”也自然而然的更重视实用性和效率。

なぜ、作法を知る必要があるのか

为什么需要了解写法

形式ばった書き方がマナー違反だというのに、なぜ「作法」などというものを知らなければならないのでしょうか。

既然说拘于传统形式的写法违背礼仪，那又为什么非得知道“写法”什么的呢？

ひとつには、技術的な理由があります。

電子メールはコンピュータ上で、キーボードを使って書かれるものであり、回線を通じてデジタルデータとして送られ、コンピュータの画面上で読まれるものです。

お互いのコンピュータが、共通のルールを守らなければこれは実現できません。

第一是技术性的理由。

电子邮件是在电脑上使用键盘来写，通过网络以电子数据的形式发送，对方在电脑屏幕上读取。

若双方电脑不遵循共同的规则，就无法实现相互通信。

この共通ルールは、どんなコンピュータでも使えるだけのかなり「ゆるやかな」ルールになっています。

「ゆるやかな」ルールというのは、ちょっと見方を変えれば「結構いろんな風に解釈可能である」といってもいいでしょう。

该共同规则逐渐成为适用于任何电脑的相当“宽松”的规则。

所谓“宽松”规则就是说稍微变换种说法“就能做出各种不同解释”。

つまり、あなたの使っているコンピュータの環境によって、電子メールを送受信するアプリケーションソフト（メーラー）によって、少しずつ「できること」が違うのです。

これらは一見「ささいな違い」ではあるのですが、うっかり知らずにいると相手が読むことのできないメールを書いてしまったり、大勢の人に迷惑をかけてしまうことがあるのです。

即根据你所使用的电脑环境的不同，收发电子邮件的软件（邮箱服务商）的不同，“能做的事”会有些许差异。

这些乍看“细微的差别”，一不注意写出的邮件对方无法阅读，就会给很多人造成困扰。

二つ目の理由は、電子メールが人間同士のコミュニケーションのツールであるということです。

「形式ばらなくてよい」ということは、「相手に不愉快な思いをさせてもよい」という意味ではありません。

気持ちよくやり取りを行うためには、最低限こういうことは守ってほしいというルールは厳然と存在するのです。

第二个理由，电子邮件是人们交流的工具。

“不必拘于形式”并非意味着“可以让对方不愉快”。

为能使交流愉快进行，就需要严格遵守最低限度的规则。

【日企商务文书】公司外部文书范例.

社外文書文例

公司外部文书范例

交渉·

依頼の手紙

交涉、委托书

あらゆるビジネスは取引き企業間の交渉の結果によるものであるから、交渉の手紙は重要である。

ポイントはいかに相手を説得するかである。

所有商务往来都是企业间进行交涉的结果，因此交涉的文书很重要。

重点在于如何说服对方。

資料やデータを添付し、当方の立場や交渉条件を明確に示して理解を求めることが重要である。

また依頼（お願い）的要素の強い交渉もある。

お互いの力関係や立場をはっきりと認識した上で書くことも重要である。

重点是要附上资料和数据，表明我方的立场和交涉条件，寻求对方的理解。

还有委托（请求）因素较强的交涉行为。

在知己知彼的基础上来写，这点相当重要。

「交渉・依頼の手紙例」

お礼の手紙

感谢信

お礼の手紙は、何かを依頼したり、手配してもらったり、便宜をはかってもらったり、お世話を受けたりしたときに出すものである。

感谢信是在拜托对方做什么、请对方筹备什么、对方给我们方便、或受到对方照顾时发出的文书。

時期を逸せずに書くとことがいちばん大切である。

忘れたころにやってきたお礼の手紙では色あせてしまう。

とくにビジネスでのお礼状は、ビジネスの成否との絡みがあって、タイミングが重要である。

最重要的是时效性，不要拖延。

在对方都快忘记时才写感谢信去，会使其失色不少。

尤其是商务上的感谢信还关系到交易的成败，时机相当重要。

感謝の意を素直に伝えるという意味では私信と変りないが、ビジネスのお礼の手紙でとくに気を遣う必要があるのは、用件の取捨選択である。

ビジネス文書である以上、お礼状にも当然依頼ごと（ビジネス）は無関係ではないが、直接関係ないビジネスにまで書き及ぶのは禁物。

お礼の内容と直結した依頼ごとの範囲で押さえたい。

就坦率表达谢意这点与私人信件没有不同，商务感谢信里尤其要着眼于事情的选择取舍上。

既然是商务文书，感谢信并非和委托事项（生意）全无关系，不过也不能连风马牛不相及的事都给扯上。

希望能将涉及到的内容控制在和感谢的内容有直接关系的事项上。

「お礼の手紙例」

通知·

連絡の手紙

通知、联系信

通知や連絡の手紙は、会合·

商用·

移転などの通知·

報告が主となるものである。

通知、联系信主要用于会议、商务、转址等的通知、报告等。

日時·

場所·

数量·

金額などを正確に書き、必要に応じて図解や略図を入れる。

誤りなく通知内容を知らせることが大切だから、いわゆる「5W1H」に加えて、「いくら」（Howmuch）の要素もいれ、書くときのチェックにするとよい。

要正确书写日期、地点、数量和金额等内容，根据需要还可插入图解或略图。

由于最重要的是无误的传达通知内容，在所谓的“5W1H”之外还要加上“多少钱”（Howmuch），可以作为书写时核对的尺度。

必要事項を箇条書きにして、知らせたい内容を明確にする。

ビジネスライクに徹して不必要な文を書かない。

転居や会合の場所の通知は、番地や目標を明示し、略図を添える。

必要事项分条写，明确想要告知的内容。

贯彻商务风格，没必要的不写。

通知转址或会议地点上，要写明住址门牌号和标识，附加略图。

案内の手紙

邀请函

案内の手紙は、行事の招待、開店·

支店開設、売り出しの案内などが主たるものである。

邀请函主要用于招待参加活动、开业和开设分公司、以及产品上市介绍等。

行事や集会の目的·

会費の有無や金額などをはっきり書く。

出席や欠席を知る必要があるときは、返信用のはがきを同封し