采购部管理制度30485Word文件下载.docx

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2、部门权力

七、采购部员工基本素质要求

八、附则

九、附件表格

一、目的和适用范围

为了规范公司采购行为、降低公司运营成本，确保所采购的产品、服务符合公司整体的日常管理规定要求。

本规范适用于公司工程项目材料，工厂产品原材料，公司设备等物料采购的控制。

二、定义

2.1供应商：

是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他合法组织。

2.2合格供应商：

是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

2.3物料申请单：

是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部门的单据，此单据须有有审核权限的人员签字。

2.4供应商选择考察表：

是确定为公司合格供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表。

2.5供应商考核表：

是每年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

2.6终止供应商合作报告：

是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购部门提出。

2.7抽货检验标准：

此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购部门汇总成册。

2.8货物检验报告：

是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

3.1严格遵守公司纪律，按采购规范和要求进行采购工作；

3.2注重职业道德修养，廉洁自律，不能向供应商伸手，不接受供应商任何礼金、礼品和宴请，杜绝弄虚做假，贪吃回扣的行为；

3.3按时按质按量地采购到所需物品；

3.4采购应遵循“同等条件看质量，同等质量看价格，同等价格看信誉，同等信誉看远近”的原则选择供应商，做到货比三家，为公司做到最大化的降低成本；

3.5自觉维护企业利益，努力提高采购质量，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；

3.6严格加强供应商考察、评审、甑选，以保证合格供应商的供货品质；

3.7加强采购的事前管理，建立完善的价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本，并保证采购质量；

3.8科学、客观、认真地进行收货质量检查；

3.9认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；

3.10做好采购相关文档的存档、备份工作；

3.11所有采购必须事前获得批准，未经审核和批准，除急购外不得采购，且急购需在事后立即补下订单或合同；

3.12凡同类别物品，尽最大可能集中采购；

3.13采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的合格供应商处购买，不得随意变更供应商；

3.14加强学习，提高认识，增强法治观念。

3.15严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

3.16工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

3.17努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。

四、供应商选择、评估、终止办法和档案管理

4.1供应商选择标准

4.1.1供应商必须证照齐全，具有相关资质及履约能力，注册资金达到50万以上的一般纳税人；

4.1.2具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识，健全的商务管理流程和制度，积极的合作态度；

4.1.3有良好的财务状况，设备类至少可以给予7天以上帐期，材料类至少可以给予30天以上账期；

4.1.4具有优势的产品资源；

4.1.5对于经常使用的材料或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。

4.1.6在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。

供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

4.1.7为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

4.2供应商选择流程、评估、终止办法

选择供应商的程序流程图

4.2.1供应商选择流程

供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。

因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。

4.2.2供应商选择考察表（表格附后）

4.2.3合格供应商名录（表格附后）

4.2.4供应商资料卡（表格附后）

4.2.5供应商考核办法及考核表：

供应商的考核采取年度考核办法，由采购部征集各方意见汇总成考核评语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由总经理决定是否终止供应资格。

（表格附后）

4.2.6终止合作报告（表格附后）

4.3供应商档案管理

对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。

电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。

五、采购流程

5.1采购原则

5.1.1严格执行询议价程序进行采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

5.1.2大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购，必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与，调研汇总各方意见，经公司领导审核批准方可实施采购。

材料采购需要相关部门配合的，相关部门不得找理由拒绝。

5.1.3采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货期等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

5.1.4采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。

在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考

5.2采购作业流程

材料、设备采购流程图

采购部相关部门责任人

接受物料采购清单

分类、汇总

是否现场施工急用小金额物料？

领备用金，委托项目经理现场采购

制定采购计划

是

采购部

现场采购

项目经理

采购询价、比价、谈判

办理合同评审流程

采购合同、定单签定

采购部、造价设计部

订单跟踪

通知到货日期

到货

核对入库

仓库负责人

物料入账

到货完成

5.3采购作业细则

5.3.1物资采购的申请与审批

所有的材料或设备的采购，如没履行以下相关手续，采购部有权拒绝采购。

5.3.1.1工程项目所需材料须由项目经理填写请购单后报采购部。

由采购经办人员与项目经理确认材料名称，规格，数量及技术要求后进行采购作业，请购单未填写明确的采购部有权退回请购单，要求请购部门填写完善。

（设备/材料请购单格式附后）

5.3.1.2固定资产及大型生产设备的采购，由各使用部门报总经办统一申请。

报请总经理审批后交采购部门采购。

5.3.1.3工地急用或零星材料，由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购，事后报采购部备案,补齐材料申购手续。

其采购金额不能超过5000元，超过金额应先报公司总经理批准。

5.3.1.4采购过程中发生变化时，销售部或需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。

5.3.2采购询价、比价、议价

5.3.2.1采购部门接到审批后的请购单进行采购作业时,根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象。

如是新材料,采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，由财务部对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。

5.3.2.2对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；

如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。

5.3.2.3采购人员收到供应商报价后，应对报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面与项目部技术人员进行核对，以保证供应商提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、质量、售后服务等方面进行分析比较，选择条件最优的供应商。

5.3.2.4采购人员应依据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格。

5.3.2.5供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认后再进行议价。

5.3.2.6专用设备/特殊材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价。

5.3.2.7对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人进行商务谈判。

有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。

5.3.2.8对供应商的报价资料整理后，经办人员应在公司规定的权限范围内与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。

磋商完成后，应提交比价表呈报部门经理核决。

5.3.2.9国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。

5.3.3采购合同/订单签定

5.3.3.1公司的采购业务统一由采购部负责办理，其他部门或人员不得自行采购。

5.3.3.2采购部经价格审查后才可签定采购合同或采购订单，除零星采购和现场采购外的采购业务，设备类的采购必须以采购合同形式进行采购，材料类的采购以采购订单形式进行采购即可。

5.3.3.3采购合同和采购订单内容应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式、销售发票及经济处罚等条款。

5.3.3.4采购合同经公司内“合同章使用审批表”审批流程后，加盖公司合同章，经对方签章后生效。

采购合同一式两份，双方各执原件一份。

采购部负责采购合同的传阅会签和相关部门的存档。

5.3.3.5所有采购业务应经价格审查后方可报总经理签批。

5.3.4货物跟踪

5.3.4.1采购人员应根据采购合同/订单约定交期及时跟进物料交货进度。

5.3.4.2如供应商不能如约交货，应及时与需求部门沟通，以提早做应急准备。

5.3.4.3发货前要求供应商在“送货单”上注明“合同编号”，以便验收确认。

5.3.5物资验收

采购物资运到指定地点时，由验收人员核对请购单名称、规格、数量，由技术部确认相关技术要求，确认无误后签收。

5.3.6结算

5.3.6.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。

5.3.6.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填写《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。

5.3.6.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购付款申请单》、《供货商送货单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。