《麦肯锡工作方法教你用最短的时间做好汇报》笔记Word文件下载.docx
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(2)同事最想听:
行动(是怎么做的?
用了哪些方法技巧?
有哪些陷阱要避开?
有哪些注意事项?
关键节点?
)、经验。
(3)客户最想听:
背景(你在A公司取得的成功,在我B客户这里是否能复制,取决于背景。
相同行业吗?
相同规模吗?
相同性质吗?
)、结果。
2.如何与面试考官沟通?
【面试案例】请你举一个例子,说明你善于激励下属。
请你举一个你最成功/最失败/最骄傲的例子。
行为面试(即,用求职者过去的行为,预测其未来的行为。
),面试考官最不想听的就是背景,而最想听行动、经验。
3.如何讲负面的问题?
讲问题、讲措施、下达指令。
(1)解决问题的思路:
问题——原因——解决方案(用演绎推理)。
(2)阐述问题的顺序:
解决方案(必须做什么,怎么做?
)——问题(解释为什么要这么做?
)——原因(用归纳推理)。
为什么阐述问题的顺序是,解决方案——问题——原因?
因为人的注意力只有十分钟,若用演绎推理顺序则不利于听众记住要点。
【案例】政府的文章都是智囊团写的,政府的文章一级标题不会说房价太高、通胀太快、腐败太多。
政府的文章永远说的是遏制房价、控制通胀、严惩腐败、关注民生,把一个消极的负面的承认问题,改为了积极的正向的采取措施。
将来你向老板阐述问题,不要开场就说没找到关键决策人、沟通很不及时、资料不全......你要这么说,我们今后要找到关键决策人、要准备全部准确的资料、要及时沟通......这时老板想批判你都没地下嘴,而且你是积极正向的解决问题,这是政治智慧。
4.开场四要素:
背景、冲突、疑问、答案。
前言/开场白四要素:
背景(Situation)——冲突(Complication)——疑问(Question,这里是指听众听完背景、冲突后,可能产生的疑问。
“疑问”部分可以在开场中讲,也可以不讲。
)——答案(Answer)。
【案例1】计划方案的开场(红框显示)
【案例2】总结报告的开场(红框显示)
5.做PPT正确流程:
主题、对象、目标、思路、素材、排版。
做PPT正确流程:
5.1明确目标、听众、内容和方式。
5.1.1为什么做演示?
目标。
(1)用一句话概括目标。
【案例】
(2)确保有效果——你想让听众做什么?
目标不是你去执行,而是听众听你讲完他应该做什么?
你想让听众做什么?
超过50%的演讲其目的是让别人执行你的指令,你讲完他就得执行。
(3)从听众的立场考虑你的目标,换位思考。
5.1.2你想说服谁?
对象。
(1)谁是决策人?
(2)对什么感兴趣?
(3)利害关系?
(4)对材料的熟悉程度?
5.1.3听众应该听什么?
内容。
(1)为实现目标,听众应该听什么?
(2)听众需要听什么,才会同意你要他做的事。
(3)给听众耐心听完的理由。
5.1.4哪些方式效果最好?
媒介。
(1)多媒体。
(2)图表。
(3)案例。
(4)讨论。
5.2PPT标题要抓眼球——突出目标、结果。
标题的第一要诀是要有信息(主标题、副标题,绝对数、相对数),主张在先,亮点在先。
6.用PPT演示的逻辑。
6.1PPT的标题及正文。
6.2PPT演示的逻辑。
如上图所示,在所有PPT中,第1、3、4、8页内容最为重要。
这是在PPT上呈现“金字塔”结构——第3页内容是“金字塔”的塔尖(一级);
第4、8页内容是“金字塔”的第二级;
第5、6、9页内容是“金字塔”的第三级。
“金字塔”结构一级、二级、三级逐层向下展开,长可长说、短可短说,可以随机应变、收放自如。
假如要求一小时内做完PPT,你做哪几页?
第1、3、4、8页内容。
如果领导要求你十分钟讲完PPT,你讲哪几页?
客户说一分钟讲完PPT,你讲哪几页?
第3页内容。
第3页是最最重要PPT,是全文的摘要、总结、概括;
是“金字塔”的塔尖。
故,第3页要讲的是你最期望听众记住的三句话。
【案例:
PPT第3页展示内容】让老板批准营销方案,如果你是老板,你听到我讲什么就能让你真的同意掏钱呢?
一、收益高;
二、性价比高;
三、回收快;
四、无风险。
注意事项:
(1)在“中心思想”这个位置,千万别出现“中心思想”四个傻字。
(2)标题必须有信息。
(3)PPT第1页与第3页的区别:
第1页只讲结构、目录,不要信息;
第3页是讲结论、摘要,要信息。
【案例】《加薪申请》PPT的第1页,依次写:
①加薪必要性;
②加薪可行性;
③具体方案。
PPT第3页的标题写加薪势在必行,内容依次写:
①加薪势在必行、刻不容缓,如果不加天理难容;
②加薪可行,公司有钱;
③按级别、按业绩。
7.要用正确的图表表达观点。
很多人讲图表,更多的是讲色彩、图片美观,却很少有人讲要正确选图表。
选一个正确的图表,比选一个错误的图表却用美好的色彩修饰更重要。
7.1文字与图表的比例。
PPT中,文字与图表的比例各占多少为合适?
概率是文字偏少,图表偏多。
7.2图表的5种基本形式。
这5种基本形式的图表能帮你达到所有目标。
如果你画了1万张图表,你认为饼图、条形图、柱形图、折线图、散点图的比例在多少为合适?
饼图占5%、条形图占25%、柱形图+折线图占50%、散点图占10%,其他图形(雷达图、气泡图等)占10%。
【问题】为什么饼图的使用比例比较少?
【解释】为了达到演讲的目标、直观形象地传递信息,你需要画图;
信息就是图的标题。
饼图强调的是合计一百,其最大的缺点就是弱化对比。
若想放大对比、放大反差,就用条形图(把你想放大的放在上边,用红黄白颜色显大;
把你想弱化缩小的放在下边,用黑蓝灰颜色显小。
);
若想弱化反差,就用饼图。
【小结】选图形要放大信息,强化对比,要有刺激性、有杀伤力,要刺激听众。
7.3如何把数据变图表?
第一步:
信息。
(1)决定你的信息。
(2)明确你想表达的具体信息,由信息决定图表。
第二步:
关系。
(1)确定相对关系。
(2)五类信息:
成分、项目、时间序列、频率分布、相关性。
第三步:
图表。
选择图表形式:
饼图、条形图、柱形图、线图、点图。
从数据到信息,从信息到关系,从关系到图表。
信息间有五种关系,就选五种图形。
(1)讲成分、百分比、权重,用饼图;
(2)讲项目、对比,用条形图;
(3)讲项目、对比且有时间,用柱形图;
(4)讲趋势用线图;
(5)讲相关性用点图。
相关性是,纵轴与横轴是否相关(例如,经验与年龄正相关;
收入与年龄不相关。
)。
正相关是斜线,不相关是散点。
要多用条形图,条形图的好处是:
(1)最放大对比,放大反差。
(2)条形图是横排版,特别是写英文,横排版从左看到右便于阅读。
著名投行的报告大量用条形图,因为它的优点最放大对比,并且从左看到右,符合人的视觉。
柱形图、线图常同时使用。
7.4图表的标题
图表的标题要说要点,要把主要信息作为标题,不要把图表的类别作为标题(“对比图”、“占比图”等全是废话);
减少听众误解你意图的风险,确保听众把注意力放在你想强调的信息上。
好标题的标准是:
听众只看标题,不用看图表就知道主要信息。
如果你的图表是解决问题,图表的标题就应该是问题的答案,而非问题。
如果你担心这样是否太主观,那么标题说信息而不要说观点,说事实而不要说意见建议。
(完毕)